Medarbejderfotos på intranet
Brevdato: 09.09.01
Journalnummer: 2001-218-0008
I brev af 19. april 2001 har A A/S anmodet Datatilsynet om en tilkendegivelse af, hvorvidt det vil være i overensstemmelse med persondataloven, at virksomheden udarbejder en Intraweb-baseret telefonbog med billeder af de ansatte i B.
Telefonbogen dækker p.t. 6 selskaber, der alle er ejede af selskaber indenfor B, og omfatter oplysninger om ca. 14.000 personer med ansættelsesmæssig tilknytning til et dansk selskab i B.
Telefonbogen er indrettet således, at medarbejderne kan søge på tværs af alle selskaberne i B.
De billeder, der ønskes indsat i den Intraweb-baserede telefonbog, er taget i løbet af foråret 2001 i forbindelse med fotograferingen til brug for medarbejdernes adgangskort til virksomheden. I forbindelse med indkaldelsen til fotograferingen er de ansatte i B via e-mail blevet orienteret om, at fotografierne påtænkes anvendt i en ny udgave af telefonbogen.
Virksomheden har også i november 2000 informeret om brug af billede i den nye telefonbog via en artikel i virksomhedens medarbejderblad C.
Ønsket om, at der skal indgå billeder af medarbejderne i telefonbogen, er begrundet i, at det er formåltjenligt at kunne sætte ansigt på de kolleger, man har kontakt med, samt at billederne vil [gøre det] nemmere for nye medarbejdere at integrere sig.
Der vil ikke blive indhentet samtykke fra den enkelte medarbejder i forbindelse med udgivelsen af billederne i den nye telefonbog. Virksomheden har derimod udfærdiget retningslinier for ansatte, der ikke ønsker, at deres billede skal indgå i telefonbogen.
I disse retningslinier indgår et krav om nærmeste leders godkendelse, hvis en medarbejders billede ikke skal indgå i telefonbogen. Kravet om godkendelse fra lederen er opstillet fordi, nogle afdelinger har så meget kontakt udadtil i B, at lederen kan ønske, at brug af billede i telefonbogen er obligatorisk for den pågældende afdeling.
A A/S har afslutningsvis oplyst, at det er virksomhedens opfattelse, at billeder af medarbejderne kan indgå i telefonbogen jf. persondataloven § 6, stk. 1, nr. 7, henset til, at der er tale om en virksomhedsintern telefonbog, hvor det alene er ansatte i B, der har adgang til oplysningerne.
Datatilsynet kan herefter oplyse følgende:
Persondataloven gælder ifølge lovens § 1, stk. 1, for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk databehandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.
Behandling af almindelige ikke-følsomme oplysninger, herunder f.eks. foto af ansatte, skal ske i overensstemmelse med persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-7. Behandling kan herefter bl.a. ske, hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke hertil, jf. § 6, stk. 1, nr. 1, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, kan forfølge en berettiget interesse, og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse, jf. § 6, stk. 1, nr. 7.
Det beror på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, om billeder af ansatte i B kan indgå i telefonbogen udfra […] interesseafvejningen i lovens § 6, stk. 1, nr. 7.
Det er imidlertid Datatilsynets umiddelbare opfattelse, at en sådan videregivelse mellem de danske koncernforbundne selskaber samt intern tilgængelighed af oplysningerne i de enkelte selskaber sker til opfyldelse af en berettiget interesse for B, samt at hensynet til de ansatte ikke umiddelbart overstiger denne interesse.
Tilsynet har herved lagt vægt på, at der er tale om en intern telefonbog, samt at virksomheden ønsker at gøre det muligt for medarbejderne at sætte ansigt på de kolleger, som de har telefonisk kontakt med. Tilsynet har også lagt vægt på, at virksomheden har informeret medarbejderne om sine planer med den nye telefonbog.
Datatilsynet skal afslutningsvis henlede opmærksomheden på lovens § 35 hvorefter den registrerede til enhver tid kan gøre indsigelse mod, at oplysninger om vedkommende gøres til genstand for behandling.
En sådan indsigelse skal i første omgang rettes til den dataansvarlige. A må herefter konkret vurdere, om indsigelsen er berettiget, og om den i givet fald kan imødekommes med sletning af oplysningerne. Hvis indsigelsen ikke imødekommes, kan den ansatte klage til Datatilsynet.
[....].