Kontaktbureauer
Hvorfor er kontaktbureauer omfattet af persondataloven?
Et kontaktbureauet skal overholde persondataloven, fordi bureauet har en række oplysninger om personer (kontaktsøgende), der søger en partner, ven eller lignende.
Det er ikke afgørende, om der er tale om et traditionelt kontaktbureau, en kontaktformidling, en dating-service eller lignende. Det er heller ikke afgørende, om der tjenes penge på at formidle kontakten. Det afgørende er, om man har oplysninger om kontaktsøgende.
Hvis man ikke kan identificere de kontaktsøgende, dvs. at man hverken har oplysninger om navn, adresse, e-post adresse eller andre oplysninger, der kan identificere den enkelte, falder bureauets virksomhed uden for persondataloven. Dette kunne være, hvor bureauet alene har et brugernavn eller et kodenavn for den enkelte, og den kontaktsøgende således er anonym selv over for bureauet.
Persondataloven indebærer, at et kontaktbureau kun må indsamle, opbevare, registrere, bruge og/eller videregive oplysninger om sine kunder, hvis lovens regler giver ret til det.
Hvornår må et kontaktbureau behandle oplysninger?
Det er reglerne i §§ 5, 6, 7 og 8, som fortæller, hvornår et kontaktbureau må behandle personoplysninger. Udtrykket behandling af oplysninger dækker over en række forskellige måder at håndtere personoplysninger på. Udtrykket omfatter således for eksempel både indsamling, systematisering, registrering, brug og videregivelse af oplysninger.
Kontaktbureauerne har normalt både følsomme og ikke-følsomme oplysninger registreret om sine kunder for at kunne finde den rigtige partner eller ven til kunden.
En ikke-følsom oplysning er f.eks. kundens navn, telefonnummer, højde eller hårfarve. Mens en følsom oplysning f.eks. er en helbredsoplysning, oplysninger om kundens seksuelle forhold, en oplysninger om kundens religion eller en oplysning om politisk overbevisning.
Kontaktbureauet må gerne registrere oplysninger om kunderne, hvis:
- Oplysningerne er relevante for at finde den rette partner eller ven til kunden og
- kunden har givet sit udtrykkelige samtykke hertil.
På samme måde må kontaktbureauet videregive relevante oplysninger om en kunde, hvis kunden har givet sit udtrykkelige samtykke hertil.
Hvordan skal samtykket udformes og indhentes?
Samtykket skal være positivt. Det er ikke et samtykke, hvis virksomheden f.eks. skriver til kunden, at den videregiver oplysninger, hvis kunden ikke protesterer inden en bestemt frist, og kunden ikke reagerer. Det er ikke nok til at udgøre et samtykke til behandling, at en kontaktsøgende f.eks. i en profil eller et tilmeldingsskema afgiver visse oplysninger om sig selv til bureauet.
Persondataloven stiller dog ikke noget krav om, at et samtykke skal være skriftligt for at opfylde kravet om at være et udtrykkeligt samtykke. Men det er kontaktbureauet, der skal kunne bevise, at der foreligger et samtykke fra kunden, hvis der kommer en klage fra kunden.
Datatilsynet anbefaler derfor, at kontaktbureauet får et skriftligt samtykke fra de kontaktsøgende til bureauets behandling af personoplysninger.
Hvis man er i tvivl om, hvorvidt en samtykkeerklæring opfylder lovens krav, kan man altid spørge Datatilsynet.
Hvornår skal et kontaktbureau anmelde sig til Datatilsynet?
Med den nye persondatalov er der indført en ordning, hvor private virksomheder m.v., herunder kontaktbureauer, i en række tilfælde skal anmelde deres behandling af personoplysninger til Datatilsynet.
Hvis et kontaktbureau indsamler, registrerer, opbevarer, bruger og/eller videregiver følsomme oplysninger om sine kunder, skal bureauet anmelde behandlingen til Datatilsynet.
Kontaktbureauet må derfor vurdere, om det har følsomme oplysninger - dvs. oplysninger om kundernes rent private forhold registreret f.eks. i sit edb-system eller i sit manuelle sags-/ kundekartotek.
Følsomme oplysninger er f.eks. oplysninger om kundens racemæssige eller etniske baggrund, kundens politiske, religiøse eller filosofiske overbevisning.
Det er også en følsom oplysning, hvis kunden oplyser, at han/hun er medlem af et bestemt politisk parti eller en fagforening.
Helbredsoplysninger er også følsomme. Behandlingen vil derfor skulle anmeldes, hvis kunden skal sætte kryds ved om han/hun har et handicap, eller hvis kunden skal oplyse om misbrug af nydelsesmidler m.v.
Oplysninger om seksuelle forhold er også følsomme. Eksempelvis vil behandlingen være anmeldselsespligtig, hvis kunden skal oplyse kønnet på den person, der ønskes kontakt med, idet det indirekte kan fortælle, at vedkommende er homoseksuel eller biseksuel.
Der vil også være anmeldelsespligt, hvis kunden oplyser bureauet om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold. Det kan f.eks. være oplysninger om ulykkestilfælde, selvmordsforsøg eller længerevarende arbejdsløshed.
Behandler kontaktbureauet følsomme oplysninger, skal der foretages anmeldelse til Datatilsynet, inden behandling af personoplysninger begyndes. Når Datatilsynet har set anmeldelsen igennem - og eventuelle uklarheder er blevet bragt i orden - vil der blive givet tilladelse til kontaktbureauets behandling af oplysningerne.
Hvordan foretager du anmeldelse til Datatilsynet?
Anmeldelse kan ske elektronisk via Datatilsynets hjemmeside på adressen www.datatilsynet.dk.
Under menupunktet Anmeldelsesblanketter vælges den blanket, der hedder Privat virksomhed.
En anden mulighed er at få Datatilsynet til at sende den anmeldelsesblanket, der skal bruges af private virksomheder. Blanketten kan bestilles på tlf. nr. 3319 3200 mellem kl. 9 og 14, eller ved e-mail til dt@datatilsynet.dk.
Når du udfylder blanketten er det vigtigt, at du under feltet Behandlingens betegnelse skriver kontaktbureau, kontaktformidling eller en lignende karakteristisk betegnelse.
Når du udfylder blanketten, kan du få hjælp i den vejledning, der er skrevet om udfyldelse af blankettens felter. I den elektroniske blanket findes hjælpeteksterne ved at klikke på spørgsmålstegnene i de enkelte felter. Hvis du udfylder papir-blanketten, er vejledningen til blanketten hæftet ved blanketten.
I fortegnelsen på Datatilsynets hjemmeside, har du mulighed for at finde anmeldelser, som andre kontaktbureauer har foretaget, og som har fået tilladelse af Datatilsynet. Måske indeholder en sådan anmeldelse formuleringer, som du gerne vil bruge i din egen anmeldelse - og som også er beskrivende for din virksomhed. Hvis du vil bruge en anden anmeldelse som kladde, kan du ved hjælp af en særlig funktion i anmeldelsessystemet genbruge anmeldelsen.
Hvordan anmeldes et kontaktbureau på en nem og hurtig måde?
Datatilsynet har også lavet en kladde, som kontaktbureauer kan bruge, når de skal anmelde deres register.
Hvis du anmelder dit kontaktbureau elektronisk, kan kladden overføres til din egen anmeldelse, så du kun skal tilrette de felter, hvor tilsynet har skrevet "feltet udfyldes individuelt" og/eller hvor du synes, at din egen anmeldelse skal have et andet indhold end kladden. Du skal selv sørge for, at anmeldelsen svarer til de behandlinger, som du foretager.
Gå til kladden til kontaktbureauer.
Når du har fået kladden frem, er det nemmest, hvis du vælger Genbrug hele blanketten som kladde.
Hvad sker der, når Datatilsynet har modtaget anmeldelsen?
Når en anmeldelse er modtaget hos Datatilsynet, vil der blive sendt en kvittering. I kvitteringen er angivet en adresse og et password, så du kan rette anmeldelsen via internet. Dette gælder, både hvis den er sendt via internet, og hvis anmeldelsen er sendt på en papirblanket, idet Datatilsynets medarbejdere taster papirblanketten ind i det elektroniske anmeldelsessystem. Du skal ikke foretage rettelser, før du har hørt fra Datatilsynet. Hvis der viser sig et behov for yderligere oplysninger, eller hvis der skal ændres i anmeldelsen, vil Datatilsynet kontakte dig.
Når Datatilsynet har vurderet, om anmeldelsen kan godkendes, og på hvilke vilkår tilladelsen vil kunne gives, vil du modtage et brev. Samtidig vil tilsynet iværksætte opkrævning af det gebyr på 1.000 kr., som skal betales for tilladelsen, jf. persondatalovens § 63, stk. 2, nr. 2. Først når betaling er sket, vil Datatilsynets tilladelse blive sendt til dig.
Når Datatilsynet har godkendt din anmeldelse af dit kontaktbureau, vil anmeldelsen blive offentliggjort i fortegnelsen over anmeldte behandlinger. Fortegnelsen findes på tilsynets hjemmeside. I fortegnelsen kan personer, som er interesserede i f.eks. kontaktbureauer se, hvilke bureauer der har fået en tilladelse af Datatilsynet.