Persondataloven indeholder i § 9 særregler for eksterne retsinformationssystemer.

Det følger af persondatalovens § 9, stk. 1, at følsomme personoplysninger kan behandles, hvis dette sker med henblik på at føre retsinformationssystemer af væsentlig samfundsmæssig betydning. Dette vil navnligt være systemer, som er til rådighed for en bredere kreds af abonnenter for at sikre en ensartet retsanvendelse. Det kan blandt andet være en myndigheds offentliggørelse af afgørelser på myndighedens hjemmeside eller i Retsinformation eller offentliggørelse af domme i et tidsskrift. Behandlingen skal samtidig være nødvendig for førelsen af systemerne. For så vidt angår almindelige oplysninger, kan behandlingen ske i henhold til lovens § 6, stk. 1, nr. 5. En myndigheds interne retsinformationssystem er underlagt de almindelige behandlingsregler.

Anmeldelse og forudgående udtalelse eller tilladelse fra Datatilsynet

Ifølge persondatalovens § 45, stk. 1, nr. 2, skal der forinden iværksættelse af behandling for en offentlig myndighed, der udelukkende finder sted med henblik på at føre retsinformationssystemer, og som er omfattet af anmeldelsespligten i § 43, indhentes en udtalelse fra Datatilsynet.

Private retsinformationssystemer skal have tilladelse fra Datatilsynet, i det omfang behandlingen er omfattet af anmeldelsespligten i lovens § 48 efter persondatalovens § 50, stk. 1, nr. 5. I den forbindelse kan Datatilsynet efter lovens § 50, stk. 5, fastsætte nærmere vilkår for udførelsen af behandlingerne til beskyttelse af de registreredes privatliv.

For eksempel vil en offentlig myndighed skulle anmelde, at myndigheden offentliggør afgørelser på sin hjemmeside eller i det statslige retsinformation.

Hvem skal anmelde?

Det er den myndighed eller virksomhed, der er ansvarlig for den databehandling, der sker i forbindelse med retsinformationssystemet, der skal foretage anmeldelse.

Den dataansvarlige er den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af oplysninger.

Der kan ved vurderingen af, hvem der er dataansvarlig for et retsinformationssystem, også indgå overvejelser om, hvem der har taget initiativ til offentliggørelsen, og i hvis interesse offentliggørelsen sker.

En myndighed, der offentliggør egne afgørelser på en hjemmeside eller i Retsinformation, vil normalt være dataansvarlig for offentliggørelsen, og således for retsinformationssystemet. Hvis en virksomhed, som led i erhvervsudøvelse offentliggør domme eller afgørelser, vil det normalt være denne virksomhed, der er dataansvarlig for retsinformationssystemet, selv om de offentliggjorte domme og afgørelser stammer fra en offentlig myndighed.

Hvordan foretager man anmeldelse til Datatilsynet?

Anmeldelse kan ske elektronisk via Datatilsynets hjemmeside under menupunktet "Blanketter".

Hvis du skal anmelde for en offentlig myndighed, der er dataansvarlig for et retsinformationssystem, skal du vælge den blanket, der hedder Offentlig forvaltning. Hvis du skal anmelde for en virksomhed, der er dataansvarlig for et retsinformationssystem, skal du vælge den blanket, der hedder Privat virksomhed.

Når du udfylder blanketten er det vigtigt, at du i feltet Behandlingens betegnelse angiver, at der er tale om et retsinformationssystem. Hvis du skal anmelde for en virksomhed, skal du i anmeldelsen huske at beskrive, hvilken type af afgørelser der behandles i retsinformationssystemet, hvilken form for anonymisering der foretages samt i hvilken form oplysninger offentliggøres.

I fortegnelsen på Datatilsynets hjemmeside, har du mulighed for at finde anmeldelser, som andre dataansvarlige for retsinformationssystemer har foretaget. Måske indeholder en sådan anmeldelse formuleringer, som du gerne vil bruge i din egen anmeldelse. Hvis du vil bruge en anden anmeldelse som kladde, kan du ved hjælp af en særlig funktion i anmeldelsessystemet genbruge en anmeldelse. Hvis du ønsker at benytte kladdefunktionen, skal du huske at gemme journalnummeret på den anmeldelse du ønsker at bruge som kladde.

Vilkår for offentliggørelse af afgørelser

Datatilsynet har fastsat følgende vilkår for offentliggørelse af myndigheders afgørelser i retsinformationssystemer:

1. I afgørelser, som indeholder fortrolige oplysninger eller oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal de pågældende oplysninger anonymiseres i overensstemmelse med vilkår nr. 2, jf. dog vilkår nr. 3, før videregivelse må finde sted.
   
   I alle afgørelser skal det endvidere sikres, at der ikke videregives oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår.
   
   
2. En eventuel anonymisering består i udeladelse af personnavne, præcise adresseangivelser og eventuelt andre identifikationsoplysninger vedrørende personer. I stedet for de udeladte oplysninger kan indsættes neutrale betegnelser. Personnumres løbenummer udelades.
   
   
3. Afgørelserne kan forsynes med sagens journalnummer, sagslistenummer m.v.
   
   
4. Hvis en afgørelse har været behandlet af en højere instans, skal dette samt udfaldet heraf fremgå af gengivelsen af sagen.
   
   
5. Det skal kontrolleres, at der ikke er fejl i gengivelsen af afgørelserne. Fejl og lignende skal rettes eller slettes.
   
   
6. Der skal etableres sikkerhed for, at der i retsinformationssystemet ikke kan tilføjes data eller manipuleres med data.
   
   
7. Datatilsynets udtalelse skal indhentes inden iværksættelse af ændringer i førelsen af retsinformationsssystemet.

Ændringer af mindre væsentlig betydning skal dog alene anmeldes til Datatilsynet.

Anmeldelsen kan ske efterfølgende, dog senest 4 uger efter ændringen er iværksat.

Datatilsynet har givet følgende uddybende bemærkninger til vilkårene.

Om begrebet "fortrolige" (ad vilkår nr. 1 og 2)

Fortrolige oplysninger som nævnt i vilkår nr. 1 er oplysninger, som ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller som det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser.

Følsomme oplysninger som nævnt i persondatalovens § 7, stk. 1, dvs. oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold, vil være omfattet af begrebet "fortrolige oplysninger".

Endvidere vil oplysninger om strafbare forhold, og væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold, som omtalt i persondatalovens § 8, stk. 1, være fortrolige.

Herudover vil oplysninger om indtægts- og formueforhold, arbejds-, uddannelses- og ansættelses- mæssige forhold efter omstændighederne kunne være fortrolige.

Endvidere skal det bemærkes, at det blotte forhold, at en borger overhovedet har en sag hos en bestemt myndighed eller har en sag af en bestemt kategori, i sig selv kan være en fortrolig oplysning.

Oplysninger som i forvejen er offentligt tilgængelige, vil som hovedregel ikke være at betragte som fortrolige oplysninger.

Private foreningers eller selskabers interesse i at beskytte oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, vil også kunne føre til, at oplysningerne må anses for at være fortrolige, når væsentlige hensyn til de pågældendes økonomiske interesser tilsiger, at oplysningerne ikke videregives til uvedkommende.

Med hensyn til begrebet "fortrolig" henvises i øvrigt til punkt 2.1.3. "Behandlinger, der er undtaget fra anmeldelse" i Datatilsynets vejledning nr. 125 af 10 juli 2000 om anmeldelse i henhold til kapitel 12 i lov om behandling af personoplysninger.

Læs Datatilsynets vejledning på Retsinformation.dk.

Vilkår for offentliggørelse af domme

Datatilsynet har fastsat følgende vilkår for offentliggørelse af domme:

1. Der skal ske anonymisering i følgende sager:
   a) I offentligt anlagte straffesager, bortset fra straffesager vedrørende overtrædelse af markedsføringsloven og lignende, skal der ske anonymisering. Der skal ske tilsvarende anonymisering i sager om erstatning i anledning af strafferetlig forfølgning omfattet af 1. punktum.
   
   
   b) I ægteskabssager, det vil sige sager om separation, skilsmisse, forældremyndighed og bidragspligt og i faderskabssager, skal der ske anonymisering.
   
   
   c) I sager om administrativ frihedsberøvelse, i sager om prøvelse af tvangsindlæggelse på en psykiatrisk hospitalsafdeling, i værgemålssager og i sager om anbringelse af børn uden for hjemmet i henhold til bistandsloven skal der ske anonymisering.
   
   
   d)I fogedsager og sager om konkurser mod enkeltpersoner, i gældssaneringssager og ved ægtefællers fællesbodelinger skal der ske anonymisering.
   
   
   e) I skattesager, hvor sagen indeholder oplysninger om den pågældendes samlede indtægts- eller formueforhold, skal der ske anonymisering.
   
   
   f) I ansættelsessager om bortvisning, hvor bortvisningen eksempelvis er begrundet i strafbare eller lignende forhold hos den ansatte, der er egnet til at nedsætte den ansattes almindelige omdømme, skal der ske anonymisering.
   
   
   g) I erstatningssager, hvor der findes beskrivelse af hændelsesforløb, der indeholder oplysninger om helbredsforhold eller andre personlige forhold, f.eks. diagnoser og sygdomsprognoser, skal der ske anonymisering.
   
   
   h) I lejesager, der angår sager om ophævelse af lejemål på grund af lejerens adfærd eller lignende, skal der ske anonymisering.
   
   
   i) I alle sager, der indeholder i øvrigt fortrolige oplysninger, skal der ske anonymisering, hvis særlige forhold tilsiger dette. Dette gælder dog ikke i sager, hvor en fagforening er repræsentant (mandatar) for et medlem af fagforeningen.
   
   
   j) Anonymiseringskravet gælder for såvel sagsparter som vidner og andre bipersoner, jf. dog 2. og 3. punktum. I de sager, der er nævnt i litra a-c, gælder anonymiseringskravet ikke polititjenestemænd, der har optaget rapport, sagkyndige og lignende vidner. I de sager, der er nævnt i litra d-i, gælder anonymiseringskravet kun for vidner og andre bipersoner, såfremt særlige hensyn til en af sagens parter, vidnet selv eller andre bipersoner undtagelsesvis tilsiger dette.
   
   
2. En eventuel anonymisering består i udeladelse af personnavne, præcise adresseangivelser samt eventuelt andre identifikationsoplysninger vedrørende personer. I stedet for de udeladte oplysninger kan der indsættes neutrale betegnelser. Personnumres løbenummer udelades.
   
   
3. Domme kan forsynes med sagens journalnummer, sagslistenummer m.v.
   
   
4. Der skal etableres sikkerhed for, at der ikke kan tilføjes eller manipuleres med data, der befinder sig i retsinformationssystemerne.
   
   
5. Hvis en dom har været behandlet af en højere instans, skal dette samt udfaldet heraf fremgå af gengivelsen af sagen.
   
   
6. Det skal kontrolleres, at der ikke er fejl i gengivelsen af dommene. Fejl og lignende skal rettes eller slettes.
   
   
7. Datatilsynet skal have underretning om væsentlige ændringer i eller ophør af førelsen af retsinformationssystemerne.

Vilkårene er supplerende i forhold til reglerne i persondataloven samt i visse tilfælde udtryk for en præcisering af lovens regler. Reglerne i persondataloven finder derfor anvendelse i det omfang, at der er tale om forhold, som ikke er reguleret i de ovenstående vilkår.

Persondataloven finder endvidere anvendelse også på den behandling der finder sted forud for offentliggørelsen. Persondataloven finder f.eks. anvendelse på elektronisk behandling, der sker ved redigering og anonymisering af dommene, og hvor persondatalovens sikkerhedsregler, herunder § 41, skal iagttages.

Persondataloven - med undtagelse af nogle få områder - omfatter kun behandling af personoplysninger. Vilkårene for retsinformationssystemer er derfor kun gældende for behandling af personoplysninger i et retsinformationssystem. Behandlinger af oplysninger om virksomheder m.v. i et retsinformationssystem vil dog skulle ske i overensstemmelse med de almindelige regler om tavshedspligt.

Yderligere oplysninger

De to sager der har ført til fastsættelse af ovenstående vilkår er beskrevet i Datatilsynets årsberetning for 2001 s. 43ff. Årsberetningen kan ses under punktet “Publikationer”.

I Datatilsynets fortegnelse, her på hjemmesiden, kan du finde de anmeldelser af retsinformationssystemer, som Datatilsynet har accepteret.