Genvejsmenu:
S - Indhold
1 - Forside
2 - Nyheder
3 - Oversigt
4 - Søg

Tilsyn med Faaborg-Midtfyn Kommune

Brevdato: 22.11.16

Journalnummer: 2016-623-0059

Faaborg-Midtfyn Kommune er blandt de myndigheder, som tilsynet har udvalgt til tilsyn i 2016. Efter anmodning fra Datatilsynet har kommunen udfyldt en række oplysningsskemaer og indsendt disse samt yderligere materiale til Datatilsynet. 

Datatilsynets planlagte tilsyn med offentlige myndigheder fokuserer i 2016 navnlig på:

• Uddybende sikkerhedsregler, 
• myndighedens eget tilsyn,
• databehandleraftaler, og
• myndighedens kontrol med databehandlere

Datatilsynet har endvidere været på besøg hos Faaborg Midtfyn Kommune. Under Datatilsynets besøg drøftedes krav om datasikkerhed med afsæt i kommunes besvarelse af Datatilsynets oplysningsskemaer. Der blev endvidere drøftet offentliggørelse af personoplysninger på internettet, instruktion af medarbejdere og brug af personoplysninger uden for den dataansvarliges lokaliteter. Desuden foretog Datatilsynet en fysisk besigtigelse af Faaborg-Midtfyn Kommune. Udkast til referat af tilsynet har været fremsendt til kommunen. Endeligt referat vedlægges.

Sammenfattende kan Datatilsynet konkludere

  1. at Faaborg-Midtfyn Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat uddybende sikkerhedsregler, men
  2. at Faaborg-Midtfyn Kommune ikke til fulde efterlever kravet om årlig gennemgang af sikkerhedsreglerne,
  3. at Faaborg-Midtfyn Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat retningslinjer for kommunens eget tilsyn, og
  4. at Faaborg-Midtfyn Kommune har ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH-system, og
  5. at Faaborg-Midtfyn Kommune har ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede,
  6. at Faaborg-Midtfyn Kommune i et begrænset omfang har levet op til persondatalovens krav om skriftlige databehandleraftaler,
  7. at et fremsendt eksempel på en aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og at denne aftale således er en databehandleraftale, og
  8. at Faaborg-Midtfyn Kommune hovedsageligt har levet op til persondatalovens krav om, at sikkerheden hos databehandlerne skal påses. 

Efter Datatilsynets opfattelse er der med punkt 2, 6 og i mindre grad punkt 8 tale om mangler i Faaborg-Midtfyn Kommunes efterlevelse af persondataloven i forhold til behandling af såvel almindelige som følsomme personoplysninger. Datatilsynet finder dette beklageligt.

En nærmere gennemgang af sagen følger nedenfor.

1. Uddybende sikkerhedsregler
Efter anmodning fra Datatilsynet har Faaborg-Midtfyn Kommune indsendt et eksemplar af de uddybende sikkerhedsregler, kommunen har fastsat til uddybning af reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen1. Datatilsynet har foretaget stikprøvevis2 opslag i disse og eventuelt bedt kommunen afklare, om nærmere retningslinjer findes. Det skal for god ordens skyld understreges, at Datatilsynet ikke har gennemgået de uddybende sikkerhedsregler i alle detaljer, og at tilsynet således ikke med dette tilsyn kan siges at have ”godkendt” reglerne.

Faaborg-Midtfyn Kommune har endvidere besvaret spørgsmål fra Datatilsynet til afklaring af, hvorvidt de uddybende sikkerhedsregler, som krævet efter sikkerhedsbekendtgørelsen, gennemgås mindst én gang hvert år med henblik på at sikre, at de er fyldestgørende og afspejler de faktiske forhold i myndigheden.

Kommunen har svaret nej på Datatilsynets spørgsmål om årlig gennemgang af de uddybende sikkerhedsregler og har begrundet svaret således:

”Kommunen har i andet halvår af 2015 gennemgået en stor omorganisering på direktions- og koncernledelsesniveau, hvor over 80 % af medarbejderne fik ny leder.
Det er ellers tiltænkt, at sikkerhedsreglerne gennemgås hvert efterår, jf. vedlagt årshjul.”
 
Konklusioner vedrørende uddybende sikkerhedsregler
På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet konkludere, at

  • Faaborg-Midtfyn Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat uddybende sikkerhedsregler, men at
  • Faaborg-Midtfyn Kommune ikke til fulde efterlever kravet om årlig gennemgang af sikkerhedsreglerne.

Spørgsmålet om fremadrettede initiativer med henblik på at efterleve reglerne behandles i afsnit 5 nedenfor.

2. Kommunens eget tilsyn
Datatilsynet har spurgt, om kommunen har fastsat retningslinjer for myndighedens eget tilsyn med overholdelse af de sikkerhedskrav, der gælder for kommunen, jf. sikkerhedsbekendtgørelsens § 5, stk. 2.

Faaborg-Midtfyn Kommune har svaret ja til, at der er retningslinjer for kommunens eget tilsyn og har henvist til det relevante afsnit i de uddybende sikkerhedsregler.

I oplysningsskemaet anmodede Datatilsynet endvidere – som en stikprøve – kommunen om at oplyse, om og hvordan der er ført tilsyn på to områder.

Faaborg-Midtfyn Kommune har svaret ja til, at der er ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH-system, og har beskrevet hvordan dette foregår.

Faaborg-Midtfyn Kommune har svaret ja til, at der er ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede, jf. § 17, stk. 1, i sikkerhedsbekendtgørelsen, og har beskrevet hvordan dette foregår.

Konklusioner vedrørende kommunens eget tilsyn
På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet med tilfredshed konkludere, at

  • Faaborg-Midtfyn Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat retningslinjer for kommunens eget tilsyn, og at
  • Faaborg-Midtfyn Kommune har ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH-system, og at
  • Faaborg-Midtfyn Kommune har ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede.

3. Databehandleraftaler
Datatilsynets tilsyn med Faaborg-Midtfyn Kommune omfattede en stikprøvevis undersøgelse af kommunens efterlevelse af persondatalovens krav3 om, at der skal være indgået en skriftlig aftale, når behandling af personoplysninger gennemføres ved en databehandler.

I forbindelse med denne stikprøveundersøgelse har Datatilsynet udvalgt fem områder, hvor kommunen er blevet bedt om at oplyse om brugen af databehandlere.

Faaborg-Midtfyn Kommune har besvaret tilsynets spørgsmål om, hvor mange databehandlere kommunen benytter på de fem områder, således:

  • Beskæftigelse: 6
  • Pas og kørekort: 4
  • Børnepasning: 2
  • Sundhedspleje: 2
  • Ældrepleje: 2

Datatilsynet har anmodet kommunen om at udfylde et oplysningsskema for hver af de anvendte databehandlere. I den forbindelse har Datatilsynet også spurgt om, hvorvidt der benyttes underdatabehandler(e) i forhold til de enkelte databehandlere. Hvis dette besvares med ja, har Datatilsynet anmodet om, at kommunen udfylder et oplysningsskema, for hver underdatabehandler, da disse jo også er kommunens databehandlere. 

Faaborg-Midtfyn Kommunes besvarelser viser, at der er indgået databehandleraftaler med under halvdelen af de anvendte databehandlere. Datatilsynet har herunder medtaget databehandlere, hvor der på tidspunktet for anvendelse af disse ikke har været indgået ovenfornævnte aftale. Kommunen har i nogen grad begrundet, hvorfor dette er tilfældet.

Datatilsynet har stikprøvevis anmodet om at få én af de omhandlede databehandleraftaler indsendt. Datatilsynet har ikke foretaget en detaljeret gennemgang af den tilsendte aftale men har undersøgt, om det fremgår af aftalen, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen. Fremgår dette ikke, vil der efter Datatilsynets opfattelse ikke være tale om en databehandleraftale, der lever op til persondataloven. 

Den fremsendte aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og kan anses for en databehandleraftale.

Konklusioner vedrørende databehandleraftaler
På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet konkludere, at

  • Faaborg-Midtfyn Kommune kun i et begrænset omfang har levet op til persondatalovens krav om skriftlige databehandleraftaler.
  • Det fremsendte eksempel på en aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og aftalen er således en databehandleraftale.

Spørgsmålet om fremadrettede initiativer med henblik på at efterleve reglerne behandles i afsnit 5 nedenfor.

4. Kommunens kontrol med databehandlere
Kommunen skulle for hver af de anvendte databehandlere også oplyse, om kommunen har påset4, at databehandleren har truffet de sikkerhedsforanstaltninger, der kræves efter persondataloven og sikkerhedsbekendtgørelsen.

Faaborg-Midtfyn Kommunes besvarelser viser, at sikkerheden er påset hos størstedelen af de anvendte databehandlere. Der er dog en del databehandlere, hvor dette ikke er sket. Kommunen har begrundet, hvorfor dette er tilfældet, samt beskrevet, i hvilket omfang kommunen agter at påse dette fremover.

Konklusioner vedrørende kommunes kontrol med databehandlere
På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet konkludere, at

  • Faaborg-Midtfyn Kommune hovedsageligt har levet op til persondataloven krav om, at sikkerheden hos databehandlerne skal påses.

Spørgsmålet om fremadrettede initiativer med henblik på at efterleve reglerne behandles i afsnit 5 nedenfor.

5. Sammenfatning og fremadrettede initiativer
Sammenfattende kan Datatilsynet konkludere

  1. at Faaborg-Midtfyn Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat uddybende sikkerhedsregler, men
  2. at Faaborg-Midtfyn Kommune ikke til fulde efterlever kravet om årlig gennemgang af sikkerhedsreglerne,
  3. at Faaborg-Midtfyn Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat retningslinjer for kommunens eget tilsyn, og
  4. at Faaborg-Midtfyn Kommune har ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH-system, og
  5. at Faaborg-Midtfyn Kommune har ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede,
  6. at Faaborg-Midtfyn Kommune i et begrænset omfang har levet op til persondatalovens krav om skriftlige databehandleraftaler,
  7. at et fremsendt eksempel på en aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og at denne aftale således er en databehandleraftale, og
  8. at Faaborg-Midtfyn Kommune hovedsageligt har levet op til persondatalovens krav om, at sikkerheden hos databehandlerne skal påses. 

Efter Datatilsynets opfattelse er der med punkt 2, 6 og i mindre grad punkt 8 tale om mangler i Faaborg-Midtfyn Kommunes efterlevelse af persondataloven i forhold til behandling af såvel almindelige som følsomme personoplysninger. Datatilsynet finder dette beklageligt.

Datatilsynet skal anmode Faaborg-Midtfyn Kommune om en redegørelse for, hvilke skridt der vil blive taget for at sikre en bedre efterlevelse af persondataloven fremover – herunder på de i punkt 2, 6 og 8 omtalte områder.
 
Kommunens svar bedes fremsendt, så det er Datatilsynet i hænde senest den 12. december 2016.

6. Afsluttende bemærkninger
Det skal for god ordens skyld oplyses, at Datatilsynet forventer at offentliggøre denne udtalelse på tilsynets hjemmeside.

Datatilsynet afventer herefter svar fra Faaborg-Midtfyn Kommune.

 

_____________________________

1 Det følger af sikkerhedsbekendtgørelsen § 5, stk. 1, at den dataansvarlige myndighed skal fastsætte interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger i myndigheden til uddybning af de regler, der fremgår af denne bekendtgørelse. Bestemmelsen skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, herunder sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og autorisationsordninger samt kontrol med autorisationer. Der skal endvidere fastsættes instrukser, som fastlægger ansvaret for og beskriver behandling og destruktion af ind- og uddatamateriale samt anvendelse af edb-udstyr.
2 Tilsynets stikprøve fokuserede på kravet om, at der skal være fastsat særlige retningslinjer for behandling af personoplysninger på pc-arbejdspladser uden for den dataansvarlige myndigheds lokaliteter, jf. sikkerhedsbekendtgørelsens § 7, stk. 2.
3 Det følger af persondatalovens § 42, stk. 2, at gennemførelse af en behandling ved en databehandler skal ske i henhold til en skriftlig aftale parterne imellem. Af aftalen skal det fremgå, at databehandleren alene handler efter instruks fra den dataansvarlige, og at reglerne i § 41, stk. 3-5, ligeledes gælder for behandlingen ved databehandleren. Hvis databehandleren er etableret i en anden medlemsstat, skal det fremgå af aftalen, at de bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den medlemsstat, hvor databehandleren er etableret, gælder for denne.

4 Det følger af persondatalovens § 42, stk. 1, at når en dataansvarlig overlader en behandling af oplysninger til en databehandler, skal den dataansvarlige sikre sig, at databehandleren kan træffe de i § 41, stk. 3-5, nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, og påse, at dette sker.

Afgørelser efter emneord:


Fritekstsøgning i afgørelser