Genvejsmenu:
S - Indhold
1 - Forside
2 - Nyheder
3 - Oversigt
4 - Søg

Tilsyn med Samsø Kommune

Brevdato: 24.04.17

Journalnummer: 2016-623-0070

Samsø Kommune er blandt de myndigheder, som Datatilsynet har udvalgt til tilsyn i 2016. Efter anmodning fra Datatilsynet (fremsendt i marts 2016) har kommunen udfyldt en række oplysningsskemaer og indsendte disse samt yderligere materiale til Datatilsynet i marts måned 2017.

Datatilsynets planlagte tilsyn med offentlige myndigheder fokuserede i 2016 navnlig på:

  • Uddybende sikkerhedsregler,
  • myndighedens eget tilsyn,
  • databehandleraftaler, og
  • myndighedens kontrol med databehandlere

Sammenfattende kan Datatilsynet konkludere

  1. at Samsø Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat uddybende sikkerhedsregler,
  2. at Samsø Kommune efterlever kravet om årlig gennemgang af sikkerhedsreglerne,
  3. at Samsø Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat retningslinjer for kommunens eget tilsyn, og
  4. at Samsø Kommune har ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH-system, og
  5. at Samsø Kommune efter det oplyste i nogen grad har ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede,
  6. at Samsø Kommune i nogen grad har levet op til persondatalovens krav om skriftlige databehandleraftaler, men
  7. at Samsø Kommune ikke har indgået skriftlige databehandleraftaler med underdatabehandlere,
  8. at et fremsendt eksempel på en aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og at denne aftale således er en databehandleraftale, og
  9. at Samsø Kommune kun i et begrænset omfang har levet op til persondatalovens krav om, at sikkerheden hos databehandlerne skal påses.

Efter Datatilsynets opfattelse er der med pkt. 7 og 9, og i mindre grad pkt. 5 og 6 tale om mangler i Samsø Kommunes efterlevelse af persondataloven i forhold til behandling af såvel almindelige som følsomme personoplysninger. Datatilsynet finder dette meget beklageligt.

Datatilsynet finder det endvidere beklageligt, at Samsø Kommune først har besvaret tilsynets spørgsmål i sagen 11 måneder efter den af tilsynet fastsatte frist.

En nærmere gennemgang af sagen følger nedenfor.

1. Uddybende sikkerhedsregler
Efter anmodning fra Datatilsynet har Samsø Kommune indsendt et eksemplar af de uddybende sikkerhedsregler, kommunen har fastsat til uddybning af reglerne i sikkerhedsbekendtgørelse1 . Datatilsynet har foretaget stikprøvevis2 opslag i disse og eventuelt bedt kommunen afklare, om nærmere retningslinjer findes. Det skal for god ordens skyld understreges, at Datatilsynet ikke har gennemgået de uddybende sikkerhedsregler i alle detaljer, og at tilsynet således ikke med dette tilsyn kan siges at have ”godkendt” reglerne.

Samsø Kommune har endvidere besvaret spørgsmål fra Datatilsynet til afklaring af, hvorvidt de uddybende sikkerhedsregler, som krævet efter sikkerhedsbekendtgørelsen, gennemgås mindst én gang hvert år med henblik på at sikre, at de er fyldestgørende og afspejler de faktiske forhold i myndigheden.

Kommunen har oplyst, at de uddybende sikkerhedsregler bliver gennemgået årligt og har oplyst datoer for sidste og næstsidste gennemgang.

Konklusioner vedrørende uddybende sikkerhedsregler

På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet med tilfredshed konkludere, at

  • Samsø Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat uddybende sikkerhedsregler, og at
  • Samsø Kommune efterlever kravet om årlig gennemgang af sikkerhedsreglerne.

2. Kommunens eget tilsyn
Datatilsynet har spurgt, om kommunen har fastsat retningslinjer for myndighedens eget tilsyn med overholdelse af de sikkerhedskrav, der gælder for kommunen, jf. sikkerhedsbekendtgørelsens § 5, stk. 2.

Samsø Kommune har svaret ja til, at der er retningslinjer for kommunens eget tilsyn.

I oplysningsskemaet anmodede Datatilsynet endvidere – som en stikprøve – kommunen om at oplyse, om og hvordan der er ført tilsyn på de to områder.

Samsø Kommune har svaret ja til, at der er ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsen i kommunens ESDH-system, og har beskrevet hvordan dette foregår.

På grundlag af kommunens besvarelse er det tilsynets umiddelbare opfattelse, at Samsø Kommune i tilstrækkeligt omfang har ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH-system, samt at kommunen i nogen grad har ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede, jf. § 17, stk. 1, i sikkerhedsbekendtgørelsen.

Konklusioner vedrørende myndighedens eget tilsyn

På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet konkludere, at

  • Samsø Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat retningslinjer for kommunens eget tilsyn, at
  • Samsø Kommune har ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH system, og at
  • Samsø Kommune i nogen grad har ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede.

Spørgsmålet om fremadrettede initiativer med henblik på at efterleve reglerne behandles i afsnit 5 nedenfor.

3. Databehandleraftaler
Datatilsynets tilsyn med Samsø Kommune omfattede en stikprøvevis undersøgelse af kommunens efterlevelse af persondatalovens krav3 om, at der skal være indgået en skriftlig aftale, når behandling af personoplysninger gennemføres ved en databehandler.

I forbindelse med denne stikprøveundersøgelse har Datatilsynet udvalgt fem områder, hvor kommunen er blevet bedt om at oplyse om brugen af databehandlere.

Samsø Kommune har besvaret tilsynets spørgsmål om, hvor mange databehandlere kommunen benytter på de fem områder, således:

 

Beskæftigelse

3

Pas og kørekort

4

Børnepasning

1

Sundhedspleje

1

Ældrepleje

8

 

Datatilsynet har anmodet kommunen om at udfylde et oplysningsskema for hver af de anvendte databehandlere. I den forbindelse har Datatilsynet også spurgt om, hvorvidt der benyttes underdatabehandler(e) i forhold til de enkelte databehandlere. Hvis dette besvares med ja, har Datatilsynet anmodet om, at kommunen udfylder et oplysningsskema, for hver underdatabehandler, da disse jo også er kommunens databehandlere.

Samsø Kommunes besvarelse viser, at der er indgået databehandleraftaler med de fleste af de anvendte databehandlere. Der mangler dog enkelte aftaler. Kommunen har i hvert enkelt tilfælde begrundet, hvorfor dette er tilfældet.

Datatilsynet har stikprøvevis anmodet om at få én af de omhandlede databehandleraftaler indsendt. Datatilsynet har ikke foretaget en detaljeret gennemgang af den tilsendte aftale, men har undersøgt, om det fremgår af aftalen, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen. Fremgår dette ikke, vil der efter Datatilsynets opfattelse ikke være tale om en databehandleraftale, der lever op til persondataloven.

Den fremsendte aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og kan anses for en databehandleraftale.

Konklusioner vedrørende databehandleraftaler

På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet konkludere, at

  • Samsø Kommune i nogen grad har levet op til persondatalovens krav om skriftlige databehandleraftaler.
  • Det fremsendte eksempel på en aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og aftalen er således en databehandleraftale.

Spørgsmålet om fremadrettede initiativer med henblik på at efterleve reglerne behandles i afsnit 5 nedenfor.

4. Kommunens kontrol med databehandlere
Samsø Kommune skulle for hver af de anvendte databehandlere også oplyse, om kommunen har påset4, at databehandleren har truffet de sikkerhedsforanstaltninger, der kræves efter persondataloven og sikkerhedsbekendtgørelsen.

Samsø Kommunes besvarelse viser, at sikkerheden er påset hos under halvdelen af de anvendte databehandlere. Der er en overvejende del af de anvendte databehandlere, hvor dette således ikke er sket. Kommunen har begrundet, hvorfor dette er tilfældet, samt beskrevet, i hvilket omfang kommunen agter at påse dette fremover.

Konklusioner vedrørende kommunens kontrol med databehandlere

På grundlag af de modtagne oplysninger kan Datatilsynet konkludere, at

  • Samsø Kommune kun i et begrænset omfang har levet op til persondatalovens krav om, at sikkerheden hos databehandlerne skal påses.

5. Sammenfatning og fremadrettede initiativer
Sammenfattende kan Datatilsynet konkludere.

  1. at Samsø Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat uddybende sikkerhedsregler,
  2. at Samsø Kommune efterlever kravet om årlig gennemgang af sikkerhedsreglerne,
  3. at Samsø Kommune som krævet efter persondatalovens sikkerhedsregler har fastsat retningslinjer for kommunens eget tilsyn, og
  4. at Samsø Kommune har ført tilsyn med, at der sker logning i overensstemmelse med sikkerhedsbekendtgørelsens § 19 i kommunens ESDH-system, og
  5. at Samsø Kommune efter det oplyste i nogen grad har ført tilsyn med, at det sikres, at de autoriserede brugere i sundhedsplejen fortsat opfylder betingelserne for at være autoriserede,
  6. at Samsø Kommune i nogen grad har levet op til persondatalovens krav om skriftlige databehandleraftaler, men
  7. at Samsø Kommune ikke har indgået skriftlige databehandleraftaler med underdatabehandlere,
  8. at et fremsendt eksempel på en aftale indeholder en klar tilkendegivelse om, at databehandleren alene handler efter instruks fra kommunen, og at denne aftale således er en databehandleraftale, og
  9. at Samsø Kommune kun i et begrænset omfang har levet op til persondatalovens krav om, at sikkerheden hos databehandlerne skal påses.

Efter Datatilsynets opfattelse er der med pkt. 7 og 9, og i mindre grad pkt. 5 og 6 tale om mangler i Samsø Kommunes efterlevelse af persondataloven i forhold til behandling af såvel almindelige som følsomme personoplysninger. Datatilsynet finder dette meget beklageligt.

Datatilsynet finder det endvidere beklageligt, at Samsø Kommune først har besvaret tilsynets spørgsmål i sagen 11 måneder efter den af tilsynet fastsatte frist.

Datatilsynet forventer, at Samsø Kommune herefter indgår databehandleraftale med samtlige af kommunens databehandlere. Dette gælder også underdatabehandlere for Samsø Kommune. Det følger således af persondatalovens § 42, stk. 2, at der skal foreligge en skriftlig databehandleraftale mellem kommunen og databehandleren. Den gældende persondatalov skelner således ikke mellem databehandlere og underdatabehandlere i forhold til kravet om databehandleraftaler. I den forbindelse er det op til Samsø Kommune at beslutte, om kommunen vil bemyndige databehandlere til at indgå aftalen på kommunens vegne eller selv vil indgå denne.

Datatilsynet skal anmode Samsø Kommune om en redegørelse for, hvilke skridt der vil blive taget for at sikre en bedre efterlevelse af persondataloven fremover – herunder de i pkt. 5, 6, 7 og 9 omtalte områder.

Kommunens svar bedes fremsendt, så det er tilsynet i hende senest den 22. maj 2017.

6. Afsluttende bemærkninger
Det skal for god ordens skyld oplyses, at Datatilsynet forventer at offentliggøre denne udtalelse på tilsynets hjemmeside.

Datatilsynet afventer herefter svar fra Samsø Kommune.

______________________________________________

1Det følger af sikkerhedsbekendtgørelsen § 5, stk. 1, at den dataansvarlige myndighed skal fastsætte interne bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger i myndigheden til uddybning af de regler, der fremgår af denne bekendtgørelse. Bestemmelsen skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, herunder sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og autorisationsordninger samt kontrol med autorisationer. Der skal endvidere fastsættes instrukser, som fastlægger ansvaret for og beskriver behandling og destruktion af ind- og uddatamaterisle samt anvendelse ad edb-udstyr.
2Tilsynets stikprøve fokuserede på kravet om, at der skal være fastsat særlige retningslinjer for behandling af personoplysninger på pc-arbejdspladser uden for den dataansvarlige myndigheds lokaliteter, jf. sikkerhedsbekendtgørelsens § 7, stk. 2.
3Det følger af persondatalovens § 42, stk. 2, at gennemførelse af en behandling ved en databehandler skal ske i henhold til en skriftlig aftale parterne imellem. Af aftalen skal det fremgå, at databehandleren alene handler efter instruks fra den dataansvarlige, og at reglerne i § 41, stk. 3-5, ligeledes gælder for behandlingen ved databehandleren. Hvis databehandleren er etableret i en anden medlemsstat, skal det fremgå af aftalen, at de bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den medlemsstat, hvor databehandleren er etableret, gælder for denne.
4Det følger af persondatalovens § 42, stk. 1, at når en dataansvarlig overlader en behandling af oplysninger til en databehandler, skal den dataansvarlige sikre sig, at databehandleren kan træffe de i § 41, stk. 3-5, nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, og påse, at dette sker.

Afgørelser efter emneord:


Fritekstsøgning i afgørelser