Tilsyn med Politiklagemyndighedens behandling af personoplysninger

Journalnummer: 2018-813-0001

Resumé

Den Uafhængige Politiklagemyndighed var blandt de myndigheder, som Datatilsynet i 2018 havde udvalgt til tilsyn efter retshåndhævelsesloven – en lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger. Tilsynene fokuserede navnlig på de registreredes rettigheder, som findes i afsnit 3 i retshåndhævelsesloven.

Af Datatilsynets afsluttende udtalelse i anledning af tilsynet fremgår det bl.a., at Den Uafhængige Politiklagemyndighed efter tilsynets vurdering ikke fuldt ud har overholdt kravene i retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1., om at stille oplysninger til rådighed for den registrerede.

Under tilsynet opstod der endvidere spørgsmål om, hvorvidt 1) underretning af anmeldte polititjenestemænd i konkrete straffesager hos Den Uafhængige Politiklagemyndighed og 2) besvarelse af anmodninger om indsigt i straffesagsmateriale og retsafgørelser vil skulle ske efter retshåndhævelsesloven eller retsplejeloven. Datatilsynet fandt, at det i begge situationer umiddelbart vil skulle ske i overensstemmelse med retsplejelovens regler. Datatilsynet udtalte dog samtidigt, at samspillet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven ikke er helt tydeligt, hvorfor tilsynet vil gå i dialog med Justitsministeriet herom.

Afgørelse

Efter anmodning fra Datatilsynet har Den Uafhængige Politiklagemyndighed i efteråret 2018, i forbindelse med tilsynsbesøget, udfyldt et spørgeskema og indsendt dette sammen med yderligere materiale til tilsynet. Tilsynsbesøget fandt sted den 30. oktober 2018.

Efter tilsynet med Den Uafhængige Politiklagemyndighed finder Datatilsynet anledning til sammenfattende at konkludere:

1. At Den Uafhængige Politiklagemyndighed ikke i tilstrækkelig grad har overholdt kravene i retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1 (oplysningspligt).

2. At underretning af anmeldte polititjenestemænd i konkrete straffesager hos Den Uafhængige Politiklagemyndighed umiddelbart vil skulle ske i overensstemmelse med retsplejelovens regler og således ikke retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2.

3. At indsigtsanmodninger, hvori indsigtsretten er reguleret i retsplejelovens regler om adgang til materialet i straffesager og om indsigt i retsafgørelser, umiddelbart vil skulle besvares i overensstemmelse med retsplejelovens regler og således ikke retshåndhævelseslovens § 15.

4. At Den Uafhængige Politiklagemyndighed ikke har modtaget nogen anmodninger om berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling efter retshåndhævelseslovens § 17.

5. At samspillet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven ikke er helt tydeligt, hvorfor Datatilsynet på den baggrund har besluttet at gå i dialog med Justitsministeriet heromkring.

Datatilsynet finder samlet set anledning til at udtale kritik af, at Den Uafhængige Politiklagemyndighed ikke har efterlevet retshåndhævelseslovens krav i forhold til punkt 1.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed bedes i den forbindelse sende en redegørelse for, hvilke skridt der er taget, eller vil blive taget, for at sikre, at Politiklagemyndigheden fremadrettet efterlever retshåndhævelsesloven i forhold til ovennævnte punkt om oplysningspligt. Redegørelsen bedes være Datatilsynet i hænde senest den 16. august 2019

En nærmere gennemgang af Datatilsynet konklusioner følger nedenfor.

1. Oplysningspligt

1.1. Oplysningspligten efter retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1

Retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1, stiller krav om, at den dataansvarlige skal stille en række oplysninger til rådighed for den registrerede.

Det drejer sig om følgende oplysninger:

1. Identitet på og kontaktoplysninger for den dataansvarlige.

2. Kontaktoplysninger for databeskyttelsesrådgiveren og oplysninger om dennes funktion i forhold til de registrerede.

3. Formålene med den behandling, som personoplysningerne skal bruges til.

4. Retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed og kontaktoplysninger for tilsynsmyndigheden.

5. Den registreredes rettigheder efter lovens kapitel 5 og 6.

Retten til at lade den kompetente tilsynsmyndighed udøve den registreredes rettigheder i forhold til de kompetente myndigheders afgørelser om undladelse, udsættelse, begrænsning eller nægtelse efter kapitel 4-6, jf. lovens § 40, stk. 1, nr. 10.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed har som eksempel herpå fremsendt en tekst om myndighedens behandling af personoplysninger i straffesager, som var offentlig tilgængelig på www.politiklagemyndigheden.dk på tidspunktet for tilsynsbesøget.

Herudover har Politiklagemyndigheden sendt en kopi af myndighedens autosvar, som sendes automatisk til personer, som sender en mail til myndighedens hovedmail. Autosvaret indeholder bl.a. et link til den offentliggjorte tekst om Politiklagemyndighedens behandling af personoplysninger i straffesager.

Endelig har Den Uafhængige Politiklagemyndighed fremsendt tre anonymiserede kvitteringsbreve i straffesager, hvor der ligeledes bl.a. er indsat et link til den offentliggjorte tekst om Politiklagemyndighedens behandling af personoplysninger i straffesager.

Den offentliggjorte tekst indeholder de oplysninger, som kræves efter lovens § 13, stk. 1, nr. 1-5.

Teksten indeholder dog ikke de påkrævede oplysninger om den registreredes ret til at lade den kompetente tilsynsmyndighed udøve den registreredes rettigheder, jf. retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1, nr. 6. På den baggrund finder Datatilsynet grundlag for at udtale kritik.

Herudover har Politiklagemyndigheden i teksten opremset nogle af de informationer, som myndigheden er forpligtet til at give ved en anmodning om indsigt, jf. retshåndhævelseslovens § 15, stk. 2. Politiklagemyndigheden har ikke i forbindelse med opremsningen tydeliggjort, at opremsningen ikke omhandler samtlige de oplysninger, som skal gives efter lovens § 15, stk. 2.

Det er ikke et krav efter retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1, at den dataansvarlige oplyser om de informationer, som skal gives ved en anmodning om indsigt efter retshåndhævelseslovens § 15.

Vælger den dataansvarlige at opremse de informationer, som skal gives efter retshåndhævelseslovens § 15, stk. 2, bør den dataansvarlige enten give samtlige informationer nævnt i bestemmelsen eller tydeliggøre, at opremsningen alene er et uddrag af de informationer, som skal gives.

1.2. Oplysningspligten efter retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2

Retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2, stiller krav om, at den dataansvarlige, når det er nødvendigt for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som minimum skal give den registrerede meddelelse om følgende:

1. Retsgrundlaget for behandlingen.

2. Det tidsrum, hvori personoplysningerne vil blive opbevaret, eller, hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.

3. Kategorierne af eventuelle modtagere af personoplysningerne, herunder i tredjelande eller internationale organisationer.

4. Yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt, navnlig hvis personoplysningerne indsamles uden den registreredes vidende.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed har som eksempler herpå henvist til de samme tekster, som myndigheden har fremsendt som eksempler efter lovens § 13, stk. 1. Den Uafhængige Politiklagemyndighed har i den forbindelse oplyst, at myndigheden har valgt at lave en samlet meddelelse, som både indeholder oplysningerne i retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1 og stk. 2.

Politiklagemyndigheden har endvidere efter anmodning fra Datatilsynet sendt to eksempler på en underretning af en polititjenestemand efter retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2.

Det fremgår af bemærkningerne til forslag til lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger[2], at lovens § 13, stk. 2 (modsat § 13, stk. 1) kræver, at den dataansvarlige myndighed konkret underretter den registrerede. Det fremgår herudover, at underretning skal ske, når det er nødvendigt under hensyntagen til de specifikke omstændigheder, hvorunder oplysningerne behandles, med henblik på at sikre den registrerede en rimelig behandling af oplysningerne. Det vil derimod ikke være nødvendigt at foretage underretning af den registrerede, hvis der er tale om en sammenhæng, hvor behandlingen af oplysningerne ikke kan føre til negative retsvirkninger for den registrerede, eller hvis det ud fra sammenhængen, hvori oplysningerne er indsamlet, må stå klart for den registrerede, hvad oplysningerne skal anvendes til, f.eks. en person, der til brug for en konkret efterforskning, afgiver forklaring til politiet.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed kan ikke opfylde forpligtelsen i retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2, ved at have en generel tekst herom på myndighedens hjemmeside. Tilsvarende gør sig gældende med et autosvar, som sendes til alle personer, som skriver til myndighedens hovedmail, og som indeholder et link til Politiklagemyndighedens tekst på myndighedens hjemmeside. Her vil den registrerede – selvom denne måske skulle have haft en meddelelse efter lovens § 13, stk. 2 – ikke med rimelighed kunne gennemskue, at der for den pågældende er tale om en sådan meddelelse.

De tre kvitteringsbreve er alle sendt til en anmelder, som også er forurettet i sagen. Det Datatilsynets vurdering, at Den Uafhængige Politiklagemyndighed ikke i disse tilfælde er forpligtet til at give en konkret meddelelse efter retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2, da en underretning i sådanne tilfælde ikke er nødvendig for, at den registrerede kan varetage sine interesser.

For så vidt angår de to eksempler på en underretning af en polititjenestemand, så fremgår det af disse, at polititjenestemanden indkaldes som anmeldt til afhøring hos Den Uafhængige Politiklagemyndighed, og at polititjenestemanden efter reglerne i retsplejeloven[3] ikke har pligt til at afgive forklaring. Politiklagemyndigheden har oplyst, at efter praksis har en ”anmeldt” polititjenestemand rettigheder svarende til en sigtet.

Med retshåndhævelsesdirektivets[4] artikel 18 har medlemsstaterne mulighed for at fastsætte bestemmelser om, at udøvelsen af de rettigheder, der er omhandlet i artikel 13, 14 og 16 – dvs. oplysningspligten, indsigtsretten og ret til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling - skal gennemføres i henhold til medlemsstaternes nationale ret, når personoplysningerne er indeholdt i en retsafgørelse eller et register eller en sagsakt, der behandles i forbindelse med strafferetlige efterforskninger og straffesager.

Af præambelbetragtning 49 fremgår, at hvis personoplysningerne behandles under en strafferetlig efterforskning og straffesag, bør medlemsstaterne kunne fastsætte bestemmelser om, at udøvelsen af retten til oplysninger, indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger og begrænsning af behandling skal udføres i henhold til de nationale retsplejeregler.

I Danmark har lovgiver valgt at regulere spørgsmålet i retshåndhævelseslovens § 18, stk. 3, hvoraf følger, at retsplejelovens og den militære retsplejelovs regler om retten til oplysninger, indsigt i og berigtigelse eller sletning og begrænsning af behandling af personoplysninger i straffesager finder anvendelse i forhold til rettigheder i medfør af lovens afsnit III.

Det fremgår af lovbemærkningerne til retshåndhævelseslovens § 18, stk. 3[5], at med den foreslåede bestemmelse sikres det således, at oplysningspligten over for den registrerede samt anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandling af personoplysninger håndteres efter retsplejelovens og den militære retsplejelovs regler i det omfang, at retsplejeloven og den militære retsplejelov indeholder regler herom.

Herudover fremgår det af lovbemærkningerne til retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2[6], at når der er tale om personoplysninger, der er indeholdt i en konkret straffesag hos f.eks. politiet eller anklagemyndigheden eller i en retsafgørelse i en straffesag, skal oplysningspligten gennemføres efter reglerne om underretning i retsplejeloven, jf. den foreslåede § 18, stk. 3. Det indebærer, at der i disse tilfælde sker underretning af de pågældende personer i overensstemmelse med retsplejelovens regler. Det kan f.eks. være underretning af den sigtede om sigtelsen, jf. § 752, underretning om indgreb i meddelelseshemmeligheden, jf. § 788, eller underretning om en ransagning, jf. § 798.

Det er Datatilsynets vurdering, at retshåndhævelseslovens § 18, stk. 3, og bemærkningerne hertil ikke efterlader et utvetydigt svar på forholdet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven.

Det er dog Datatilsynets umiddelbare vurdering, at Den Uafhængige Politiklagemyndigheds underretning af anmeldte polititjenestemænd, som efter praksis har rettigheder svarende til en sigtet, vil skulle ske i overensstemmelse med retsplejelovens regler og ikke retshåndhævelseslovens.

Datatilsynet fører ikke tilsyn med de retshåndhævende myndigheders overholdelse af retsplejelovens regler.

Da ingen af de fremsendte eksempler vedrører situationer, hvor Den Uafhængige Politiklagemyndighed skal underrette efter retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2, har Datatilsynet ingen bemærkninger til det fremsendte.

Henset til at lovens § 18, stk. 3, og lovbemærkningerne ikke er helt tydelige i forhold til samspillet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven, har Datatilsynet på baggrund af tilsynene i efteråret 2018 med retshåndhævelseslovens regler om registreredes rettigheder besluttet at gå i dialog med Justitsministeriet heromkring.

Datatilsynet skal dog bemærke, at i de tilfælde, hvor Den Uafhængige Politiklagemyndighed er forpligtet til at give en underretning efter loven § 13, stk. 2, skal myndigheden naturligvis sikre sig, at underretningen opfylder kravene hertil, ligesom det tydeligt skal fremgå af underretningen, hvad hensigten med underretningen er. Dette skal bl.a. ses i lyset af, at Politiklagemyndigheden på tilsynsbesøget oplyste, at myndigheden er af den opfattelse, at myndigheden opfylder retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2, ved f.eks., at alle myndighedens skabeloner til breve m.v. indeholder informationer om behandling af personoplysninger med et link til Politiklagemyndighedens hjemmeside.

1.3. Udsættelse, begrænsning eller undladelse af meddelelse efter retshåndhævelseslovens § 14, stk. 1

Det fremgår af retshåndhævelseslovens § 14, stk. 1, at meddelelse efter § 13, stk. 2, kan udsættes, begrænses eller undlades, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for at

1. undgå, at der lægges hindringer i vejen for officielle eller retlige undersøgelser, efterforskninger eller procedurer,

2. undgå at skade forebyggelsen, afsløringen, efterforskningen eller retsforfølgningen af strafbare handlinger eller fuldbyrdelsen af strafferetlige sanktioner,

3. beskytte den offentlige sikkerhed,

4. beskytte statens sikkerhed eller

5. beskytte den registreredes eller andres rettigheder.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed har oplyst, at myndigheden aldrig har anvendt § 14, stk. 1, til at udsætte, begrænse eller undlade meddelelse til registrerede borgere efter § 13, stk. 2.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed har i forbindelse med tilsynet oplyst, at myndigheden har anvendt bestemmelsen til at udsætte meddelelse over for registrerede betjente i nogle tilfælde af hensyn til efterforskningen, idet det ikke i alle tilfælde er hensigtsmæssigt, at betjenten er bekendt med, at myndigheden har modtaget en anmeldelse. Politiklagemyndigheden har hertil oplyst, at betjenten i så fald vil få meddelelsen, når betjenten indkaldes skriftligt til afhøring.

Datatilsynet skal i den forbindelse henvise til tilsynets bemærkninger ovenfor vedrørende samspillet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven.

2. Indsigtsretten

2.1. Meddelelse af indsigt 

Reglerne om den registreredes indsigtsret fremgår af retshåndhævelseslovens kapitel 5.

Efter lovens § 15, stk. 1, har den registrerede ret til at få den dataansvarliges bekræftelse på, om personoplysninger om den pågældende behandles.

Behandler den dataansvarlige personoplysninger om den registrerede, skal den dataansvarlige give den registrerede adgang til personoplysningerne og en meddelelse med en række oplysninger, jf. lovens § 15, stk. 2.  

Det drejer sig om følgende oplysninger:

• Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen.

• De berørte kategorier af personoplysninger.

• De modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er videregivet til, herunder navnlig modtagere i tredjelande eller internationale organisationer.

• Om muligt, det påtænkte tidsrum for opbevaring eller, hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.

• Retten til at anmode den dataansvarlige om berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende den registrerede.

• Retten til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden og tilsynsmyndighedens kontaktoplysninger.

Hvilke personoplysninger der er omfattet af behandlingen, og enhver tilgængelig oplysning om, hvorfra de stammer.

Den Uafhængigie Politiklagemyndighed har fremsendt to anonymiserede eksempler på besvarelse af en indsigtsanmodning samt en skabelon til besvarelse af en indsigtsanmodning inklusive et bilag med diverse oplysninger.

Politiklagemyndighedens skabelon er udarbejdet som en besvarelse af indsigtsanmodninger efter såvel databeskyttelsesforordningen som retshåndhævelsesloven. Tilsvarende gælder for eksempel 1. I eksempel 2 er ikke henvist til, hvilke(t) regelsæt anmodningen er besvaret efter.

2.1.3. Eksempel 1

Det fremgår af brevet til indsigtsanmoder, at Den Uafhængige Politiklagemyndighed bl.a. behandler oplysninger om anmoder i adfærdsklagesager, klagesager om politiets dispositioner og sager om aktindsigt. Det fremgår af sagen, at Politiklagemyndighedens behandling af personoplysninger om indsigtsanmoder i disse sager er omfattet af databeskyttelsesforordningens regler og ikke retshåndhævelseslovens. Da dette tilsyn vedrører retshåndhævelseslovens regler, har Datatilsynet ikke vurderet, om Den Uafhængige Politiklagemyndigheds besvarelse overholder databeskyttelsesforordningens regler om indsigt.

Det fremgår desuden af brevet, at Politiklagemyndigheden behandler oplysninger om indsigtsanmoder i straffesager, herunder a) i sager hvor myndigheden har truffet afgørelse om afvisning af anmeldelsen, b) i sager hvor statsadvokaten har besluttet at standse efterforskningen og c) i en uafsluttet straffesag.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed har oplyst, at Politiklagemyndigheden har anvendt retsplejelovens regler i forbindelse med anmodningen, og at indsigtsanmoder har været/er sigtet. Politiklagemyndigheden har dog også meddelt indsigtsanmoder en række af de oplysninger, som fremgår af retshåndhævelseslovens § 15, stk. 2.

Som nævnt fremgår det af retshåndhævelseslovens § 18, stk. 3, at retsplejelovens og den militære retsplejelovs regler om retten til oplysninger, indsigt i og berigtigelse eller sletning og begrænsning af behandling af personoplysninger i straffesager finder anvendelse i forhold til rettigheder i medfør af retshåndhævelseslovens afsnit III.

Som også nævnt ovenfor fremgår det af lovbemærkningerne til retshåndhævelseslovens § 18, stk. 3, at med bestemmelsen sikres det, at oplysningspligten over for den registrerede samt anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandling af personoplysninger håndteres efter retsplejelovens og den militære retsplejelovs regler i det omfang, at retsplejeloven og den militære retsplejelov indeholder regler herom.

Det fremgår herudover af lovbemærkningerne til retshåndhævelseslovens § 15[7], at når der er tale om personoplysninger, der er indeholdt i en konkret straffesag hos f.eks. politiet eller anklagemyndigheden eller i en retsafgørelse i en straffesag, skal indsigtsretten i øvrigt gennemføres efter retsplejelovens regler om adgang til materialet i straffesager og om indsigt i retsafgørelser, jf. den foreslåede § 18, stk. 3. Indsigtsanmodninger skal således afgøres efter retsplejelovens regler i kapitel 3 a om aktindsigt i bl.a. domme og kendelser og i dokumenterne i en straffesag samt §§ 729 a – d om den sigtedes adgang til materialet i straffesagen. For så vidt angår registrerede, hvis indsigtsret ikke er reguleret af retsplejelovens regler, f.eks. personer, som optræder som bipersoner i en straffesag, vil reglerne i det foreslåede afsnit III finde anvendelse.

Det er Datatilsynets vurdering, at retshåndhævelseslovens § 18, stk. 3, og bemærkningerne hertil ikke efterlader et utvetydigt svar på forholdet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven.

Det er dog Datatilsynets umiddelbare vurdering, at Den Uafhængige Politiklagemyndigheds besvarelse af indsigtsanmodningen i den konkrete sag – hvor indsigtsretten er reguleret i retsplejelovens regler om adgang til materialet i straffesager og om indsigt i retsafgørelser - vil skulle ske i overensstemmelse med retsplejelovens regler og ikke retshåndhævelseslovens.

Datatilsynet fører ikke tilsyn med de retshåndhævende myndigheders overholdelse af retsplejelovens regler.

Da eksemplet ikke vedrører en situation, hvor Den Uafhængige Politiklagemyndighed skal besvare anmodningen efter retshåndhævelseslovens § 15, har Datatilsynet ingen bemærkninger til det fremsendte.

Henset til at lovens § 18, stk. 3, og lovbemærkningerne ikke er helt tydelige i forhold til samspillet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven, har Datatilsynet på baggrund af tilsynene i efteråret 2018 med retshåndhævelseslovens regler om registreredes rettigheder besluttet at gå i dialog med Justitsministeriet heromkring.

2.1.4. Eksempel 2

Det fremgår af brevet til indsigtsanmoder, at anmoder har en række afsluttede og uafsluttede sager hos Den Uafhængige Politiklagemyndighed.

Det fremgår også af sagen, at Politiklagemyndighedens behandling af personoplysninger om indsigtsanmoder i alle sagerne på nær én er omfattet af databeskyttelsesforordningens regler og ikke retshåndhævelseslovens. Da dette tilsyn vedrører retshåndhævelseslovens regler, har Datatilsynet ikke vurderet, om Politiklagemyndighedens besvarelse overholder databeskyttelsesforordningens regler om indsigt.

Den sidste sag vedrører en anmeldelse af et strafbart forhold, hvor Politiklagemyndigheden har afvist sagen, da der ikke var grundlag for at indlede en efterforskning. Politiklagemyndigheden har oplyst, at indsigtsanmoder er anmelder og forurettet i sagen, og at Politiklagemyndigheden har behandlet anmodningen om indsigt efter retsplejelovens § 41 d.

Idet indsigtsretten i den konkrete sag er reguleret i retsplejelovens kapitel 3 a – dvs. i lovens § 41 d – er det Datatilsynets umiddelbare vurdering, at Den Uafhængige Politiklagemyndigheds besvarelse af indsigtsanmodningen vil skulle ske i overensstemmelse med retsplejelovens regler og ikke retshåndhævelseslovens.

Datatilsynet fører ikke tilsyn med de retshåndhævende myndigheders overholdelse af retsplejelovens regler.

Da eksemplet ikke vedrører tilfælde, hvor Den Uafhængige Politiklagemyndighed skal besvare anmodningen efter retshåndhævelseslovens § 15, har Datatilsynet ingen bemærkninger til det fremsendte.

2.1.5 Skabelonen med bilag

Skabelonen er udarbejdet efter både databeskyttelsesforordningen og retshåndhævelsesloven. Herudover omfatter skabelonen også indsigt i straffesager, hvor indsigtsanmodningen potentielt vil skulle gennemføres efter retsplejelovens regler, jf. ovenfor.

Datatilsynet har alene vurderet skabelonens overensstemmelse med retshåndhævelseslovens regler om indsigt.

En gennemgang af skabelonen viser, at skabelonen indeholder de oplysninger, som kræves efter retshåndhævelseslovens § 15, stk. 2, nr. 1 (i forhold til retsgrundlaget), 4, 5 og 6.

Herudover indeholder skabelonen følgende oplysninger om formål, modtagere og hvorfra oplysningerne stammer:

”Formål

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Sagsbehandling i klagesager over politipersonalets adfærd.

• Efterforskning i straffesager mod politipersonale.

• Efterforskning i sager, hvor en person er afgået ved døden eller er kommet alvorlig til skade som følge af politiets indgriben eller mens den pågældende var i politiets varetægt.

• Sagsbehandling i aktindsigtssager og dispositionsklagesager.

[…]

Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver regelmæssigt personoplysninger til Rigspolitiet, Anklagemyndigheden, Justitsministeriet og andre relevante myndighedere. Videregivelsen sker, når det er nødvendigt for vores almindelige opgavevaretagelse, herunder hvis det følger af lovgivningen, at vi skal videregive oplysningerne.

Vi videregiver også oplysninger til private aktører, f.eks. advokater og læger, og i enkelstående tilfælde udenlandske organisationer og myndigheder.

[…]

Hvor dine personoplysninger stammer fra

Oplysningerne om dig stammer – ud over de oplysninger, du selv har afgivet – fra Rigspolitiet og den politikreds, hvor du er ansat, samt fra advokater og andre private.”

Det er Datatilsynets vurdering, at de tre afsnit er for generelt beskrevet. Det er Datatilsynets opfattelse, at Politiklagemyndigheden i besvarelser af indsigtsanmodninger så vidt muligt vil skulle oplyse om de konkrete modtagere samt give konkret information om, hvorfra oplysningerne stammer. Herudover vil myndigheden skulle forholde sig til og beskrive formålet/formålene i de konkrete sager, hvori indsigtsanmoder indgår, og således ikke blot opremse samtlige sager, som myndigheden behandler og formålene hermed.

Skabelonen indeholder ikke oplysning om, hvilke personoplysninger der er omfattet af behandlingen (§ 15, stk. 2, nr. 7, 1. led), ligesom skabelonen ikke indeholder oplysning om de berørte kategorier af personoplysninger (§ 15, stk. 2, nr. 2).

Datatilsynet er naturligvis bevidst om, at disse oplysninger vil variere fra sag til sag. Dog bør skabelonen være udformet således, at Politiklagemyndighedens medarbejdere er klar over, at de selv skal tilføje oplysninger herom, når de besvarer en indsigtsanmodning.

2.2.    Udsættelse, begrænsning eller nægtelse af indsigt efter retshåndhævelseslovens § 16

Det følger af retshåndhævelseslovens § 16, stk. 1, at den dataansvarlige kan udsætte, begrænse eller nægte at meddele indsigt, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for de hensyn til offentlige interesser, der er nævnt i lovens § 14, stk. 1.

En afgørelse om, at den registreredes indsigt udsættes, begrænses eller nægtes, skal meddeles den registrerede skriftligt og skal være ledsaget af en begrundelse og en klagevejledning, ligesom afgørelsen skal indeholde oplysninger om den registreredes ret til at lade den kompetente tilsynsmyndighed udøve den registreredes rettigheder efter lovens § 40, stk. 1, nr. 10. Dette følger af retshåndhævelseslovens § 16, stk. 2.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed har oplyst, at retshåndhævelseslovens § 16, stk. 1, endnu ikke er blevet anvendt til at nægte indsigt efter lovens § 15.

3. Ret til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling efter retshåndhævelseslovens § 17

Den registreredes ret til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling fremgår af retshåndhævelseslovens kapitel 6.

Det følger af retshåndhævelseslovens § 17, stk. 1, at den dataansvarlige skal berigtige oplysninger, som viser sig urigtige. Herudover fremgår det af samme bestemmelse, at den dataansvarlige på tilsvarende måde skal foretage fuldstændiggørelse af ufuldstændige oplysninger, hvis dette kan ske uden at bringe formålet med behandlingen i fare. Herudover skal den dataansvarlige meddele berigtigelse af urigtige personoplysninger til den kompetente myndighed, hvorfra oplysningerne stammer.

Efter lovens § 17, stk. 2, skal den dataansvarlige efter anmodning fra den registrerede slette oplysninger, der er behandlet i strid med behandlingsreglerne i lovens kapitel 3, eller hvis det er påkrævet for at overholde en retlig forpligtelse, som den dataansvarlige er underlagt.

Det følger af lovens § 17, stk. 3, at den dataansvarlige i stedet for sletning skal begrænse behandlingen af personoplysninger, hvis 1) rigtigheden af personoplysningerne bestrides af den registrerede og deres rigtighed eller urigtighed ikke kan konstateres eller 2) personoplysningerne skal bevares som bevismiddel. I det omfang en behandling er begrænset, underretter den dataansvarlige den registrerede herom, inden begrænsningen ophæves, jf. lovens § 17, stk. 4.

Meddeler den dataansvarlige afslag på en anmodning om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandling skal dette meddeles den registrerede skriftligt og skal være ledsaget af en begrundelse og en klagevejledning, ligesom afgørelsen skal indeholde oplysninger om den registreredes ret til at lade den kompetente tilsynsmyndighed udøve den registreredes rettigheder i overensstemmelse med lovens § 40, stk. 1, nr. 10. Dette følger af lovens § 17, stk. 5.

Politiklagemyndigheden har oplyst, at myndigheden endnu ikke har modtaget anmodninger om berigtigelse eller sletning, ligesom myndigheden ikke har haft anvendt retshåndhævelseslovens § 17, stk. 3 til i stedet for sletning at begrænse behandlingen af oplysninger.

4. Procedurer

Politiklagemyndigheden har beskrevet myndighedens procedurer for håndtering af oplysningspligten, indsigtsretten og retten til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling.

De beskrevne procedurer er meget overordnede, hvorfor Datatilsynet anbefaler, at de uddybes og nedskrives, således at medarbejderne hos myndigheden er klædt på til at foretage de løbende vurderinger heromkring.

5. Konklusion

Efter tilsynet med Den Uafhængige Politiklagemyndighed finder Datatilsynet anledning til sammenfattende at konkludere:

1. At Den Uafhængige Politiklagemyndighed ikke i tilstrækkelig grad har overholdt kravene i retshåndhævelseslovens § 13, stk. 1 (oplysningspligt).

2. At underretning af anmeldte polititjenestemænd i konkrete straffesager hos Den Uafhængige Politiklagemyndighed umiddelbart vil skulle ske i overensstemmelse med retsplejelovens regler og således ikke retshåndhævelseslovens § 13, stk. 2.

3. At indsigtsanmodninger hos Den Uafhængige Politiklagemyndighed, hvori indsigtsretten er reguleret i retsplejelovens regler om adgang til materialet i straffesager og om indsigt i retsafgørelser, umiddelbart vil skulle besvares i overensstemmelse med retsplejelovens regler og således ikke retshåndhævelseslovens § 15.

4. At Den Uafhængige Politiklagemyndighed ikke har modtaget nogen anmodninger om berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling efter retshåndhævelseslovens § 17.

5. At samspillet mellem retshåndhævelsesloven og retsplejeloven ikke er helt tydeligt, hvorfor Datatilsynet på den baggrund har besluttet at gå i dialog med Justitsministeriet heromkring.

Datatilsynet finder samlet set anledning til at udtale kritik af, at Den Uafhængige Politiklagemyndighed ikke har efterlevet retshåndhævelseslovens krav i forhold til punkt 1.

Den Uafhængige Politiklagemyndighed bedes i den forbindelse sende en redegørelse for, hvilke skridt der er taget, eller vil blive taget, for at sikre, at Politiklagemyndigheden fremadrettet efterlever retshåndhævelsesloven i forhold til ovennævnte punkt om oplysningspligt. Redegørelsen bedes være Datatilsynet i hænde senest den 16. august 2019

[1] Lov nr. 410 af 27. april 2017 om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger med senere ændringer.

[2] Lovforslag L 168 fremsat den 28. marts 2017, de specielle bemærkninger til § 13.

[3] Lovbekendtgørelse nr. 1284 af 14. november 2018, Retsplejeloven

[4] Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/680 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med kompetente myndigheders behandling af personoplysninger med henblik på at forebygge, efterforske, afsløre eller retsforfølge strafbare handlinger eller fuldbyrde strafferetlige sanktioner og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af Rådets rammeafgørelse 2008/977/RIA.

[5] Lovforslag L 168 fremsat den 28. marts 2017, de specielle bemærkninger til § 18.

[6] Lovforslag L 168 fremsat den 28. marts 2017, de specielle bemærkninger til § 13.

[7] Lovforslag L 168 fremsat den 28. marts 2017, de specielle bemærkninger til § 15.