Journalnummer: 2021-32-2438
Resumé
I sagen havde en tidligere medarbejder hos en kommune efter endt ansættelse anmodet om indsigt i al kommunikation, hvori den tidligere medarbejder var nævnt.
Kommunen forsøgte herefter at få den tidligere medarbejder til at specificere sin anmodning, da det ønskede materiale efter flere års ansættelse var omfattende. Dette blev dog afvist af den tidligere medarbejder.
Det er Datatilsynet opfattelse, at en dataansvarlig kan afslå at give en registreret indsigt i oplysninger om breve, notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til den registrerede i forbindelse med vedkommendes opgavevaretagelse, med henvisning til, at henvendelsen er overdreven.
Ved vurderingen lægger Datatilsynet vægt på, at der, selv om der kan være tale om personoplysninger (oplysning om, at den registrerede i en given situation har underskrevet et brev, sendt en mail, mv.), først og fremmest beskrives en funktion, som den pågældende har varetaget.
1. Afgørelse
Du har den 12. august 2021 rettet henvendelse til Datatilsynet vedrørende [X] Kommunes håndtering af din anmodning om indsigt.
Datatilsynet har forstået din henvendelse som en klage over, at [X] Kommune har afvist at give dig indsigt i notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til dig i forbindelse med din tidligere ansættelse ved kommunen.
Efter en gennemgang af sagen finder Datatilsynet, at tilsynet ikke har grundlag for at tilsidesætte [X] Kommunes vurdering af, at behandlingen af din indsigtsanmodning er sket i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningens[1] artikel 15, jf. artikel 12, stk. 5, litra b.
Nedenfor følger en nærmere gennemgang af sagen og en begrundelse for Datatilsynets afgørelse.
2. Sagsfremstilling
Det fremgår af sagen, at du den 26. juli 2021 anmodede [X] Kommune om aktindsigt i al kommunikation i forbindelse med din personalesag, al information vedrørende din person i [X] Kommune og ”aktindsigt i din aktindsigt”.
[X] Kommune tilvejebragte den 2. august 2021 en række oplysninger efter reglerne om aktindsigt, og oplyste herefter den 4. august 2021, at den resterende del af din anmodning – vedrørende materiale oprettet i forbindelse med din ansættelse – ville blive behandlet efter reglerne i databeskyttelsesforordningen.
Den 9. august 2021 understregede du, at din anmodning skulle forstås som: "alt min kommunikation gennem [X]kommunes kommunikationsmidler”.
[X] Kommune afviste efterfølgende at udlevere yderligere materiale, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15, jf. artikel 12, stk. 5, under henvisning til, at det ønskede materiale udgjorde en omfattende mængde af oplysninger i form af notater og e-mails mv., som du havde udfærdiget eller sendt i forbindelse med din opgavevaretagelse i [X] Kommune.
Det fremgår af [X] Kommune høringssvar af 25. oktober 2021, at kommunen endvidere forsøgte at vejlede dig i forhold din anmodning, særligt om hvordan din anmodning eventuelt kunne præciseres, men at du ikke vendte tilbage på kommunens henvendelse.
2.1. Dine bemærkninger
Du har overordnet anført, at alt materiale bør udleveres, og at kommunen ved sin afvisning afskærer dig muligheden for at fremskaffe bevismateriale mod kommunen i forbindelse med din afskedigelse.
2.2. [X] Kommunes bemærkninger
[X] Kommune har overordnet anført, at det resterende materiale indebærer en meget stor mængde af e-mails, som du har sendt i forbindelse med din opgavevaretagelse i [X] Kommune. Kommunen har i den forbindelse oplyst:
”[X] Kommune vurderer indledningsvist, at der er tale om en overdreven anmodning, idet der er tale om en uforholdsmæssig, stor mængde oplysninger i form af alt klagers kommunikation gennem [X] Kommunes kommunikationsmidler for flere år. [X] Kommune er derfor opmærksom på den vejledningsforpligtelse, der følger af Forvaltningslovens § 7, og oplyser klager om, at anmodningen må forstås begrænset til året 2020 (jf. aktindsigtsanmodning af 26. juli 2021) og at klager må sige til, hvis denne begrænsning ikke er tilfældet. [X] Kommune hører ikke mere fra klager.
Klagers anmodning om at få udleveret alt hans kommunikation gennem [X] Kommunes kommunikationsmidler, indebærer en meget stor mængde af e-mails, som klager har sendt i forbindelse med hans opgavevaretagelse i [X] Kommune. [X] Kommune giver derfor afslag på indsigtsanmodningen, med henvisning til, at anmodningen er overdreven, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 5.”
Kommunen har derved fastholdt sit afslag på din anmodning om indsigt.
3. Begrundelse for Datatilsynets afgørelse
Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1, og stk. 3, at den registrerede som udgangspunkt har ret til at få adgang til og information om behandling af de personoplysninger, som den dataansvarlige behandler om den registrerede.
Retten til at modtage en kopi af de personoplysninger, som behandles, er imidlertid ikke absolut.
Det følger således af databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 5, litra b, en dataansvarlig kan afvise at efterkomme en anmodning om indsigt, hvis anmodningen fra en registreret er åbenbart grundløs eller overdreven.
3.1.
Det er i den forbindelse Datatilsynets opfattelse, at en dataansvarlig i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 5, litra b, vil kunne afslå at give en registreret indsigt i oplysninger om breve, notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til den pågældende i forbindelse med vedkommendes opgavevaretagelse, med henvisning til, at henvendelsen er overdreven.
Ved vurderingen heraf tillægges det betydning, at der, selv om der kan være tale om personoplysninger (oplysning om, at den registrerede i en given situation har underskrevet et brev, sendt en mail, mv.), først og fremmest beskrives en funktion, som den pågældende har varetaget.
Dog vil der efter Datatilsynets opfattelse undtagelsesvis kunne forekomme tilfælde, hvor sådanne oplysninger ikke alene beskriver en funktion, som den pågældende har varetaget, eller blot konstaterer den pågældendes tilstedeværelse, men hvor registreringen i videre omfang indeholder oplysninger ”om” den pågældende, f.eks. en beskrivelse af en handlemåde, som er udtryk for et personligt valg foretaget af den pågældende, og som dermed kan blive omfattet af dennes indsigtsret efter databeskyttelsesforordningens artikel 15.
Anvendelsen af den overstående bestemmelse, hvorefter den registreredes ret til indsigt begrænses, forudsætter derfor, at den dataansvarlige foretager en konkret vurdering.
3.2.
Det fremgår af sagens oplysninger, at [X] Kommune har udleveret en række oplysninger om dig efter reglerne om aktindsigt og har forsøgt at få din anmodning om indsigt præciseret og om muligt begrænset.
Datatilsynet har derfor forstået sagen således, at [X] Kommune har givet dig videst muligt aktindsigt i de oplysninger, som kommunen behandler om dig, og alene har undladt at imødekomme din anmodning om indsigt for så vidt angår notater og e-mails, som er underskrevet af eller sendt til dig i forbindelse med din tidligere opgavevaretagelse ved kommunen.
Efter en gennemgang af sagen finder Datatilsynet derfor, at tilsynet ikke har grundlag for at tilsidesætte [X] Kommunes vurdering af, at behandlingen af din indsigtsanmodning er sket i overensstemmelse med reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 15, jf. artikel 12, stk. 5, litra b.
Datatilsynet har ved afgørelsen lagt vægt på, at du efter det oplyste har anmodet om indsigt i en omfattende mængde oplysninger, som strækker sig over flere år, og at oplysninger, der indgår i notater og e-mails mv., som er underskrevet af eller sendt til dig i forbindelse med din tidligere opgavevaretagelse ved kommunen, først og fremmest må antages at beskrive den funktion, som du varetog under din ansættelse, og dermed ikke i videre omfang er oplysninger ”om” dig.
[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).