Journalnummer: 2024-432-0031.
Resumé
Datatilsynet blev på baggrund af en artikel publiceret på dr.dk opmærksom på, at Aarhus Kommune ”nu opretter et såkaldt referenceregister, hvor medarbejdere med registrerede forseelser som vold og trusler kommer til at stå”.
Aarhus Kommune blev i den forbindelse anmodet om at besvare en række spørgsmål om referenceregisteret, herunder hvad formålet og hjemlen var, hvordan personer ender i registret og hvor længe personer fremgår af registreret.
På baggrund af Aarhus Kommunes redegørelse vurderede Datatilsynet, at der ikke på det foreliggende grundlag var anledning til at rejse en tilsynssag.
Afgørelse
1. Datatilsynet vender hermed tilbage i sagen, hvor tilsynet – i anledning af en nyhed publiceret på dr.dk[1] om Aarhus Kommunes såkaldte referenceregister – den 7. marts 2024 anmodede Aarhus Kommune om at besvare en række spørgsmål om registret.
Datatilsynet har den 26. marts 2024 modtaget Aarhus Kommunes redegørelse i sagen.
2. Datatilsynet foretager sig ikke yderligere
På baggrund af Aarhus Kommunes redegørelse vurderer Datatilsynet, at der ikke er anledning til at rejse en tilsynssag på det foreliggende grundlag.
3. Aarhus Kommunes redegørelse
Det fremgår af Aarhus Kommunes redegørelse, at referenceregistret alene oprettes og anvendes internt i Aarhus Kommune i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg og dermed ikke på tværs af Aarhus Kommunes forvaltningsgrene eller på tværs af juridiske enheder. Der er således alene tale om en intern behandling af oplysninger, som allerede behandles i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg, og som i dag allerede bør inddrages ved spørgsmål om genansættelse, men hvor dette i praksis er vanskeligt.
Det vil alene være personer, der væsentligt har misligholdt deres tidligere ansættelse – særligt i forhold til tjenstlige forseelser om borgerrelaterede forhold, f.eks. utilstedelig behandling i tjenesten af sårbare borgere – som vil blive registreret, og det vil ske efter en konkret vurdering.
I forbindelse med bortvisning af en medarbejder foretager den afskedigende leder sammen med HR en konkret vurdering af, om det forhold, der ligger til grund for bortvisningen, må forventes at kunne få væsentlig betydning for den samlede vurdering af, om medarbejderen ved genansøgning i løbet af en given periode skal tilbydes genansættelse. I denne vurdering indgår særligt tungtvejende hensyn til borgerne, herunder risikoen for gentagelsestilfælde.
Magistratsafdelingens ledere og chefer vil have adgang til at foretage opslag i referenceregistret. De pågældende ledere og chefer vil skulle logge ind i registret ved brug af brugernavn og en adgangskode. Opslag vil alene ske på det tidspunkt i processen, hvor der i øvrigt indhentes referencer.
I praksis får den relevante leder i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg mulighed for at søge på den pågældende udvalgte ansøgers CPR-nummer i referenceregistret. Hvis ansøgeren er registreret, vil lederen blive henvist til at kontakte HR. Referenceregistret vil således alene indeholde oplysninger om, at vedkommende er registreret, men ikke indeholde personoplysninger i øvrigt, herunder om hvad der ligger til grund for registreringen, idet disse oplysninger fortsat alene vil være på de(n) tidligere personalesag(er).
Udgangspunktet er, at oplysningerne i referenceregistret slettes efter 5 år.
I helt særlige situationer, hvor en medarbejder er blevet bortvist som følge af meget grove krænkelser begået i tjenesten af borgere, vil der blive foretaget en konkret vurdering af, om der er grundlag for, at vedkommende helt undtagelsesvist er registreret for en længere periode end 5 år. Det er forventeligt, at dette alene vil ske 1-2 gange om året.
[1] https://www.dr.dk/nyheder/seneste/medarbejdere-med-grove-forseelser-i-bagagen-skal-i-register-i-aarhus