Retsinformationssystemer

Med et retsinformationssystem menes navnlig systemer, der er til rådighed for en bredere kreds af abonnenter for at sikre en ensartet retsanvendelse, altså eksterne retsinformationssystemer.

Databeskyttelseslovens § 9 indeholder særregler for behandling af personoplysninger i sådanne retsinformationssystemer.

En dataansvarlig kan behandle personoplysninger, hvis behandlingen alene sker med henblik på at føre retsinformationssystemer af væsentlig samfundsmæssig betydning, og hvis behandlingen er nødvendig for førelsen af systemerne.

Et internt retsinformationssystem hos en myndighed eller virksomhed er derimod underlagt de almindelige behandlingsregler i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1 (følsomme oplysninger) og artikel 10 (oplysninger om strafbare forhold) må efter databeskyttelseslovens § 9, stk. 1, behandles, hvis dette alene sker med henblik på at føre retsinformationssystemer af væsentlig samfundsmæssig betydning, og hvis behandlingen er nødvendig for førelsen af systemerne.

Hvis personoplysninger behandles efter lovens § 9, stk. 1, må disse oplysninger ikke senere behandles i andet øjemed. Det samme gælder behandling af andre personoplysninger, hvis behandlingen alene foretages med henblik på at føre retsinformationssystemer.

Hvis en privat dataansvarlig behandler personoplysninger, og behandlingen udelukkende finder sted med henblik på at føre retsinformationssystemer, kræver det ifølge databeskyttelseslovens § 26, stk. 1, nr. 3, en forudgående tilladelse fra Datatilsynet.

Under blanketter finder du den blanket, som du som privat dataansvarlig skal bruge ved indhentelse af tilladelse fra Datatilsynet.

Generelle vilkår

Datatilsynet vil typisk meddele følgende vilkår, når der gives tilladelse til et retsinformationssystem:

Vilkår for offentliggørelse af myndigheders afgørelser i retsinformationssystemer:

1. I afgørelser, som indeholder fortrolige oplysninger, skal de pågældende oplysninger anonymiseres i overensstemmelse med vilkår nr. 2, jf. dog vilkår nr. 3, før videregivelse må finde sted.

I alle afgørelser skal det endvidere sikres, at der ikke videregives oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår.

2. En eventuel anonymisering består i udeladelse af personnavne, præcise adresseangivelser og andre identifikationsoplysninger vedrørende personer. I stedet for de udeladte oplysninger kan indsættes neutrale betegnelser. Personnumres løbenummer udelades.

3. Afgørelserne kan forsynes med sagens journalnummer, sagslistenummer m.v.

4. Hvis en afgørelse har været behandlet af en højere instans, skal dette samt udfaldet heraf fremgå af gengivelsen af sagen.

5. Det skal kontrolleres, at der ikke er fejl i gengivelsen af afgørelserne. Fejl og lignende skal rettes eller slettes.

6. Der skal etableres sikkerhed for, at der i retsinformationssystemet ikke kan tilføjes data eller manipuleres med data.

Vilkår for offentliggørelse af domme:

1. Der skal ske anonymisering i følgende sager:

a. I offentligt anlagte straffesager, bortset fra straffesager vedrørende overtrædelse af markedsføringsloven og lignende, skal der ske anonymisering. Der skal ske tilsvarende anonymisering i sager om erstatning i anledning af strafferetlig forfølgning omfattet af 1. punktum.

b. I sager om separation, skilsmisse, forældremyndighed, bidragspligt eller samvær og i faderskabssager skal der ske anonymisering.

c. I sager om administrativ frihedsberøvelse, om prøvelse af tvangsindlæggelse på en psykiatrisk hospitalsafdeling, i værgemålssager og i sager om anbringelse af børn uden for hjemmet i henhold til serviceloven skal der ske anonymisering.

d. I fogedsager og sager om konkurser mod enkeltpersoner, i gældssaneringssager og ved ægtefællers fællesbodelinger skal der ske anonymisering.

e. I skattesager, hvor sagen indeholder oplysninger om den pågældendes samlede indtægts- eller formueforhold, skal der ske anonymisering.

f. I ansættelsessager om bortvisning, hvor bortvisningen eksempelvis er begrundet i strafbare eller lignende forhold hos den ansatte, der er egnet til at nedsætte den ansattes almindelige omdømme, skal der ske anonymisering.

g. I erstatningssager, hvor der findes beskrivelse af hændelsesforløb, der indeholder oplysninger om helbredsforhold eller andre personlige forhold, f.eks. diagnoser og sygdomsprognoser, skal der ske anonymisering.

h. I lejesager, der angår sager om ophævelse af lejemål på grund af lejerens adfærd eller lignende, skal der ske anonymisering.

i. I alle øvrige sager, der indeholder oplysninger af fortrolig karakter, skal der ske anonymisering.

j. Anonymiseringskravet gælder for såvel sagsparter som vidner og andre bipersoner, jf. dog 2. og 3. punktum. I de sager, der er nævnt i litra a-c, gælder anonymiseringskravet ikke polititjenestemænd, der har optaget rapport, sagkyndige og lignende vidner. I de sager, der er nævnt i litra d-i, gælder anonymiseringskravet kun for vidner og andre bipersoner, såfremt særlige hensyn til en af sagens parter, vidnet selv eller andre bipersoner tilsiger dette.

2. En anonymisering består i udeladelse af personnavne og præcise adresseangivelser samt andre identifikationsoplysninger vedrørende personer. I stedet for de udeladte oplysninger kan der indsættes neutrale betegnelser. Personnumres løbenummer udelades.

3. Domme kan forsynes med sagens journalnummer, sagslistenummer m.v.

4. Der skal etableres sikkerhed for, at der ikke kan tilføjes eller manipuleres med data, der befinder sig i retsinformationssystemerne.

5. Hvis en dom har været behandlet af en højere instans, skal dette samt udfaldet heraf fremgå af gengivelsen af sagen.

6. Det skal kontrolleres, at der ikke er fejl i gengivelsen af dommene. Fejl og lignende skal rettes eller slettes.

Vilkårene er supplerende i forhold til reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, og i et vist omfang er de udtryk for en præcisering af disse regler. Det er reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, som finder anvendelse i det omfang, der er tale om forhold, som ikke er reguleret i de ovenstående vilkår.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven omfatter kun behandling af personoplysninger. De ovenstående vilkår er derfor kun gældende for behandling af personoplysninger i et retsinformationssystem.

Krav til anonymisering i retsinformationssystemer

Anonymisering i overensstemmelse med de ovenstående vilkår betyder ikke nødvendigvis, at der ikke længere er tale om personoplysninger, da oplysningerne som udgangspunkt fortsat vil være indirekte personhenførbare og dermed fortsat vil være personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 1. Oplysningerne vil dermed som udgangspunkt fortsat være omfattet af de databeskyttelsesretlige regler.

Efter Datatilsynets vilkår skal der i afgørelser og domme ske anonymisering ved, at personnavne, præcise adresseangivelser og eventuelt andre identifikationsoplysninger vedrørende personer udelades. De udeladte oplysninger kan i stedet erstattes med neutrale betegnelser.

Det følger af Datatilsynets praksis vedrørende krav til anonymisering, at brug af personers initialer sammen med en meget fyldig og detaljeret gengivelse af oplysningerne i sagen giver en betydelig risiko for, at en bredere kreds af personer umiddelbart kan identificere den omtalte person (den registrerede). I hvert fald brugt i denne sammenhæng kan initialer således ikke siges at være neutrale betegnelser.

Hvis alle personnavne erstattes med neutrale betegnelser som f.eks. ”klager” og ”sagsbehandler”, ”A” og ”B” eller ”AA” og ”BB”, er der efter tilsynets opfattelse tale om en tilstrækkelig anonymisering.

Andre identifikationsoplysninger vedrørende personer, hvilket eksempelvis kan være en præcis fødselsdato, bør også udelades eller sløres.

Det er ligeledes Datatilsynets opfattelse, at stednavne samt navne på myndigheder og virksomheder, der indgår i sagsbeskrivelsen, så vidt muligt bør erstattes med neutrale betegnelser som f.eks. ”kommunen”, ”projektet”, ”fagforeningen” mv.