Genvejsmenu:
S - Indhold
1 - Forside
2 - Nyheder
3 - Oversigt
4 - Søg

Hvornår er et manuelt register omfattet af persondataloven?

I den offentlige sektor er manuel behandling af personoplysninger kun omfattet af persondataloven, hvis den manuelle behandling omfatter personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.

I den private sektor er manuel behandling af personoplysninger omfattet af persondataloven, selvom oplysningerne ikke er indeholdt i et register. Lovens regler om oplysningspligt og indsigtsret gælder dog kun i relation til manuelle behandlinger, hvis oplysningerne er eller vil blive indeholdt i et register.

Det har derfor betydning at få klarlagt, hvad der skal forstås ved et manuelt register. Lovens § 3, nr. 3, samt lovforslagets bemærkninger til bestemmelsen giver en nærmere beskrivelse af, hvad der skal forstås ved et manuelt register.

Det fremgår heraf, at fortegnelser, kartotekskasser og journalkortsystemer betragtes som manuelle registre. Almindelige sagsakter i form af papirdokumenter, mapper med sagsakter og samlinger af sådanne mapper, f.eks. samlet i et system med hængemapper eller i sagsreoler, betragtes derimod ikke som et register.

Det kan give anledning til tvivl, om ringbind og lignende med afgørelser og andet materiale skal betegnes som et register.

Ifølge Datatilsynets praksis skal følgende to betingelser være opfyldt, for at en samling af materiale med personoplysninger betragtes som et register:

  • For det første er det en betingelse, at materialet er struktureret efter bestemte kriterier. Strukturering kan bestå i inddeling efter f.eks. personnummer, fødselsdato, navn i alfabetisk rækkefølge, dato for udgående breve eller blot inddeling efter sagskategorier/emneområder.
  • Derudover er det en betingelse, at formålet med den struktureret samling af materiale er at kunne finde frem til oplysninger om bestemte personer.

Diverse former for praksisoversigter såsom visdomsbøger eller medarbejderes egne ringbind o.lign.  med forskelligt materiale vil herefter som udgangspunkt ikke være et register, idet formålet hermed som regel kun er at skabe sig overblik over praksis inden for forskellige områder eller at genfinde velegnede standardformuleringer. Ligeledes vil komplette samlinger af en myndigheds/virksomheds udgående breve som udgangspunkt ikke være at betegne som et register. Formålet med sådanne “brevbøger” vil hovedsageligt have arkivmæssig karakter eller anvendelse til rekonstruktion af almindelige sagsakter. “Brevbøger” vil i et vist omfang kunne anvendes til at finde frem til en bestemt sag og dermed oplysninger om bestemte personer. Dette vil dog sjældent være formålet med “brevbøger”.

Derimod vil eksempelvis en samling af navne og fotos af pågrebne butikstyve med det formål at nægte disse adgang til en forretning eller at holde ekstra øje med disse personer være et register. Ligeledes vil en samling af oplysninger om personer, der er blevet pågrebet i overtrædelse af  lovgivningen inden for et bestemt område med henblik på at kunne holde øje med disse personer for at hindre/pågribe gentagelsestilfælde være et register. Fælles for disse to eksempler er, at formålet med den strukturerede samling af oplysninger netop er at kunne finde frem til oplysninger om bestemte personer.