Genvejsmenu:
S - Indhold
1 - Forside
2 - Nyheder
3 - Oversigt
4 - Søg

Behandling af en fratrådt medarbejders e-mail-konto

Datatilsynet har i flere sager haft spørgsmål om en arbejdsgivers behandling af en medarbejders e-mail-konto i tilfælde, hvor medarbejderen – frivilligt eller ufrivilligt – har forladt arbejdspladsen. 

En arbejdsgivers anvendelse af en medarbejders personlige e-mail-adresse indebærer behandling af personoplysninger. 

Datatilsynet har derfor – efter behandling i Datarådet – fastlagt retningslinjer, som indtil videre vil blive lagt til grund ved tilsynets håndtering af dette spørgsmål. 

Retningslinjerne gælder i de tilfælde, hvor andet ikke konkret kan anses for aftalt mellem arbejdsgiveren og medarbejderen.

  • Når en medarbejder har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto på arbejdspladsen, må e-mail-kontoen kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt. 
  • Periodens længde fastsættes under hensyntagen til den fratrådte medarbejders stilling og funktion og kan maksimalt være på 12 måneder. 
  • Snarest muligt efter, at medarbejderen har forladt arbejdspladsen og ikke længere kan få adgang til sin personlige e-mail-konto, sættes et auto-svar på e-mail-kontoen med besked om medarbejderens fratræden og eventuel anden relevant information.
  • Den aktive e-mail-konto benyttes kun til modtagelse af e-mail – hvis der modtages privat e-mail, kan e-mail-kontoen dog benyttes til videresendelse af disse til den fratrådte medarbejders private e-mail-konto.
  • Oplysninger om den personlige e-mail-adresse skal hurtigst muligt fjernes fra arbejdspladsens hjemmeside og andre offentligt tilgængelige informationssteder. 
  • Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders personlige e-mail-konto. 
  • Persondatalovens bestemmelser, herunder reglerne om oplysningspligt, indsigt mv., skal iagttages, når en arbejdsgiver holder en fratrådt medarbejders e-mail-konto åben.
  • Arbejdsgivere anbefales som led i den almindelige personalepolitik at forholde sig til spørgsmålet om håndtering af fratrådte medarbejderes e-mail-konti og informere medarbejderne herom.

 
Fratrådte medarbejderes private e-mails
Persondataloven giver ikke en arbejdsgiver lov til at tilsidesætte straffelovens regler om brevhemmelighed mv. Bedømmelsen af, om arbejdsgiverens eventuelle læsning af den ansattes private e-mails er i strid med straffelovens regler om brevhemmelighed mv., henhører ikke under Datatilsynets kompetence, men under anklagemyndigheden og domstolene.