Genvejsmenu:
S - Indhold
1 - Forside
2 - Nyheder
3 - Oversigt
4 - Søg

Behandling af personaleoplysninger

Hvornår er personaleadministration omfattet af persondataloven?

Når en virksomhed indsamler og opbevarer oplysninger om personer, der er ansat i virksomheden, eller som har været ansat, eller som søger job i virksomheden, gælder persondataloven.

Det er ikke afgørende, om oplysningerne om de ansatte opbevares (registreres) i et edb-register. Også opbevaring i personalesager eller i ringbind eller på anden systematisk vis er omfattet.

Hvilke personoplysninger må virksomheder behandle i forbindelse med personaleadministration?

Udtrykket "behandling af oplysninger" dækker over en række forskellige måder at håndtere personoplysninger på. Udtrykket omfatter for eksempel både indsamling, systematisering, registrering, brug og videregivelse af oplysninger.

I forbindelse med personaleadministration opbevarer virksomhederne forskellige typer af oplysninger om de ansatte.

Almindelige oplysninger er f.eks. identifikationsoplysninger så som medarbejderens navn, adresse og  telefonnummer, fødselsdato, nær familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær fra arbejdet, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises.

Sådanne almindelige oplysninger vil normalt kunne registreres, i det omfang virksomheden skal bruge oplysningerne.

Virksomheden må normalt registrere de oplysninger om en ansøger,  som personen selv afgiver i sin ansøgning.

Reglerne om behandling af almindelige personoplysninger findes i lovens § 6.

Følsomme oplysninger er f.eks. oplysninger om helbredsforhold, herunder misbrug af nydelsesmidler, alkohol m.v., oplysninger om medlemskab af en fagforening, oplysninger om strafbare forhold samt andre tilsvarende rent private forhold, f.eks. om at en medarbejder er bortvist fra jobbet på grund af en grov tilsidesættelse af ansættelsesforholdet. En personlighedstest vil som regel også skulle betragtes som en følsom oplysning.

Følsomme oplysninger er også oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold og væsentlige sociale problemer. Følsomme oplysninger er omfattet af bestemmelserne i lovens §§ 7 og 8.

Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme oplysninger om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette.

Der er dog også muligheder for at registrere følsomme oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde bestemmelser i en lov eller bekendtgørelse udstedt i medfør af lov. Der kan f.eks. registreres helbredsoplysninger i nødvendigt omfang i forbindelse med en aftale i henhold til dagpengelovens § 28. Et andet eksempel er funktionærloven, som i visse tilfælde nødvendiggør registrering af følsomme oplysninger. Dette gælder f.eks. i tilfælde af opsigelse, hvor en tidligere ansats ret til på begæring at få oplysning om årsagen til afskedigelsen nødvendiggør registrering af oplysninger herom.

Behandling af oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold kan endvidere ske, hvis behandlingen er nødvendig for overholdelsen af den dataansvarliges arbejdsretlige forpligtelser eller specifikke rettigheder. Dette følger af persondatalovens § 7, stk. 3. "Arbejdsretlige forpligtelser eller specifikke rettigheder" omfatter alle former for forpligtelser og rettigheder, som hviler på et arbejdsretligt grundlag. Dette gælder, uanset om grundlaget er lovgivning eller aftale. Også behandling af oplysninger, som sker til overholdelse af forpligtelser eller rettigheder, som følger af kollektive overenskomster mellem arbejdsmarkedets parter eller af individuelle ansættelseskontrakter, er dermed omfattet af bestemmelsen.

Der vil herudover kun være begrænset mulighed for at registrere følsomme oplysninger i et personaleregister. Der skal være tale om registrering, som er nødvendig for, at det kan fastlægges, om nogen har et retskrav.  Det vil f.eks. kunne forekomme, at en virksomhed har behov for at registrere oplysninger om et strafbart forhold i form af underslæb begået af en medarbejder, hvis dette er nødvendigt for at kunne gøre virksomhedens krav på erstatning gældende over for medarbejderen.

Også på områder, hvor der kan tænkes at opstå et retskrav til medarbejderen, f.eks. på erstatning som følge af en arbejdsskade, kan det være nødvendigt at foretage registreringer af følsomme oplysninger til brug for en eventuel sag.

Reglerne om behandling af personoplysninger findes i lovens kapitel 4.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at bestemmelser i særlove kan begrænse adgangen til at indsamle, registrere eller i øvrigt behandle følsomme oplysninger. Dette vil efter omstændighederne kunne være tilfældet med lov om brug af helbredsoplysninger på arbejdsmarkedet og lov om forbud mod forskelsbehandling på grund af race m.v.

Anmeldelse af personaleadministration til Datatilsynet

Med persondataloven er der indført en ordning, hvor private virksomheder i en række tilfælde skal anmelde deres behandling af personoplysninger til Datatilsynet. Som svar på anmeldelsen vil man endvidere skulle have en tilladelse fra Datatilsynet. Reglerne findes i lovens kapitel 13.

Sædvanlige personaleregistre uden følsomme oplysninger kan dog føres uden anmeldelse til Datatilsynet. Dette skyldes de undtagelser til anmeldelsespligten, som findes i lovens § 49 og Justitsministeriets bekendtgørelse om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for en privat dataansvarlig (bkg. nr. 534 af 15. juni 2000 som senest ændret ved bkg. nr. 410 af 9. maj 2012).

Hvis en virksomhed opbevarer eller bruger følsomme oplysninger om sine medarbejdere eller ansøgere, skal den som hovedregel anmelde behandlingen til Datatilsynet og have tilsynets tilladelse til behandlingen. Dette gælder, uanset om der er tale om et edb-register eller et manuelt register eller blot systematisk opbevaring i sagsomslag eller lignende.

Visse behandlinger er dog fritaget fra kravet om anmeldelse og tilladelse. Dette gælder:

  • Behandlinger af oplysninger om ansattes helbredsforhold, i det omfang behandlingen af helbredsoplysningerne er nødvendig til opfyldelse af bestemmelser i lov eller forskrifter fastsat i henhold til lov
  • Behandlinger af oplysninger om ansatte eller tidligere ansatte, hvis registrering er nødvendig som følge af kollektiv overenskomst eller kollektiv aftale på arbejdsmarkedet
  • Behandling af oplysninger om at ansatte er medlem af en bestemt fagforening med henblik på kontingenttræk.

Anmeldelse kan ske elektronisk via Datatilsynets hjemmeside.

For at gøre arbejdet lettere for virksomhederne har Datatilsynet udarbejdet en standard, som kan bruges som kladde for anmeldelse af personaleadministration. 

Gå til Datatilsynets kladde til anmeldelse af private virksomheders personaleadministration.

Hvis kladden slet ikke passer på virksomhedens personaleadministration, kan anmeldelse i stedet ske via blanketten "Privat virksomhed".

I fortegnelsen på Datatilsynets hjemmeside har man mulighed for at finde anmeldelser, som andre virksomheder har foretaget, og som har fået tilladelse af Datatilsynet.

Måske indeholder en sådan anmeldelse formuleringer, som man gerne vil bruge i sin egen anmeldelse.

Hvis man vil bruge en anden anmeldelse som kladde, kan man ved hjælp af en særlig funktion i anmeldelsessystemet genbruge anmeldelsen.

Hvad sker der, når Datatilsynet har modtaget anmeldelsen?

Når en anmeldelse er modtaget hos Datatilsynet, vil der blive sendt en kvittering. I kvitteringen er angivet en adresse og et password, så virksomheden kan rette anmeldelsen via Internet. Dette gælder, både hvis den er sendt via Internet, og hvis anmeldelsen er sendt på en papirblanket, idet Datatilsynets medarbejdere taster papirblanketten ind i det elektroniske anmeldelsessystem. Man skal ikke foretage rettelser, før man har hørt fra Datatilsynet. Hvis der viser sig behov for yderligere oplysninger, eller hvis der skal ændres i anmeldelsen, vil Datatilsynet kontakte anmelder.

Når Datatilsynet har vurderet, om anmeldelsen kan godkendes, og på hvilke vilkår tilladelsen vil kunne gives, vil virksomheden modtage et brev. Samtidig vil tilsynet iværksætte opkrævning af det gebyr på 2.000 kr., som skal betales for tilladelsen, jf. persondatalovens § 63, stk. 2, nr. 2. Først når betaling er sket, vil Datatilsynets tilladelse blive sendt.

Når Datatilsynet har godkendt anmeldelsen, vil anmeldelsen blive offentliggjort i fortegnelsen over anmeldte behandlinger. Fortegnelsen findes på tilsynets hjemmeside.