Reglerne om databeskyttelse gælder for jer som en lille forening, hvis I bruger eller opbevarer oplysninger om andre personer.
For at I kan overholde reglerne, er det vigtigt, at I får skabt et overblik over:
- hvor I har personoplysninger
- hvem I håndterer personoplysninger om
- hvilke personoplysninger I håndterer
Find ud af, hvor I har personoplysninger
I vil sandsynligvis have personoplysninger gemt på jeres telefon, tablet, computer eller it-systemer, f.eks. i e-mails og SMS’er. Det kan også være, at I har printede dokumenter med personoplysninger på. Det kunne være navne og kontaktoplysninger på medlemmer, frivillige eller ansatte, men også i form af trykte medlemsblade eller nyhedsbreve og referater. Husk, at hvis I kan identificere en person ud fra noget, I har gemt, så er der tale om personoplysninger.
Find ud af, hvem I håndterer personoplysninger om
Når I har fundet ud af, hvor I opbevarer personoplysninger, bør I notere jer, hvem oplysningerne handler om. I kan med fordel inddele disse personer i samlede grupper, herunder:
- Personer, som foreningen kommer i kontakt med i forlængelse af foreningens drift - f.eks. medlemmer, beboere eller grundejere
- Personer, der yder ulønnet frivilligt arbejde
- Personer, der er ansat i foreningen.
Find ud af, hvilke personoplysninger I håndterer
Når I har fundet ud af, hvor der kan være personoplysninger, og hvem I håndterer oplysninger om, bør I starte med at lave en oversigt over, hvilke typer af oplysninger I har om de forskellige grupper, f.eks. "medlemmers telefonnumre".
Håndterer andre personoplysninger på jeres vegne?
Det ovenstående overblik, som I skal skabe, gælder også, hvis I har fået andre til at håndtere oplysningerne på vegne af jer.
Fortegnelse
En fortegnelse er et andet ord for en ordnet oversigt. Begrebet bruges i GDPR til at beskrive den oversigt, man skal lave, når man håndterer personoplysninger om andre. Foreningen skal føre en fortegnelse over alle de kategorier af oplysninger, som foreningen håndterer. Fortegnelsen skal holdes internt i foreningens bestyrelse.
Her er en skabelon til en fortegnelse over oplysninger om et idrætsforeningsmedlem.