Du har pligt til at oplyse dine kunder eller dine ansatte om, at du har oplysninger om dem. Udover at oplyse dem om, at du har oplysninger om dem, skal du give dem en række andre informationer, f.eks. om hvad du skal bruge oplysningerne til, og hvor længe du gemmer dem. Hvis du får oplysningerne fra personen selv, skal du give informationen på det tidspunkt, du modtager dem. Hvis du får oplysningerne fra andre end personen selv, skal du give oplysningerne hurtigst muligt (senest inden 1 måned).

Du skal give dem information på en måde, der er let for folk at forstå. Du kan med fordel give informationen i en privatlivspolitik, som ligger på din hjemmeside, og som du kan linke til, når kunden afgiver oplysninger om sig selv, f.eks. hver gang du får en ny kunde.

Du skal oplyse om:  

• Identitet og kontaktoplysninger

Indsæt virksomhedens navn og kontaktoplysningerne.

• Hvilke personoplysninger

Indsæt de typer af oplysninger, som du har fundet i forbindelse med trin 1: Skab overblik.

• Hvorfor

Indsæt her din gode grund og dit lovlige grundlag fra trin 2: Spørg dig selv hvorfor.

• Hvem oplysningerne evt. deles med

Hvis du giver folks oplysninger til nogen uden for din virksomhed, skal du oplyse om, at du gør dette, og om hvem der modtager oplysningerne. Det kan f.eks. være et leveringsfirma, som skal levere en pakke, som du sender til din kunde, eller en, som håndterer oplysningerne på dine vegne.

• Hvor længe gemmes oplysninger

Indsæt her dine overvejelser fra trin 3: Husk at slette.

• Rettigheder

Her kan du med fordel skrive følgende: