Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, at personoplysninger kan behandles, hvis behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. Et tilsvarende krav om nødvendighed findes i databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra c, hvoraf det følger, at personoplysninger skal være tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles (»dataminimering«).
Det databeskyttelsesretlige krav om nødvendighed er fleksibelt og giver den dataansvarlige mulighed for at vurdere, hvad der i det enkelte tilfælde er relevant og sagligt, dvs. nødvendigt for at myndigheden kan varetage sine opgaver, uanset om der er tale om myndighedsudøvelse og/eller behandlinger i samfundets interesse.
Hvis der ikke gælder en lovbestemt pligt til offentliggørelse, beror det på en konkret vurdering, om en behandling må anses for at være nødvendig. Ved vurderingen heraf er der overladt et vist skøn til den pågældende myndighed. Denne vurdering vil bl.a. afhænge af oplysningernes karakter, omstændighederne omkring behandlingen, formålet med behandlingen og karakteren af den behandling, der foretages. For eksempel må den behandling, som foretages i forbindelse med offentliggørelse af personoplysninger antages at være særligt indgribende for den registrerede. Denne konkrete vurdering vil skulle foretages også i de tilfælde, hvor der er tale om oplysninger, som er omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven.
Et stort antal kommuner anvender løsninger såsom www.filarkiv.dk og www.weblager.dk, der er offentligt tilgængelige webarkiver, hvor personoplysninger (knyttet til en bestemt ejendom), som ikke er fortrolige, kan fremsøges på baggrund af ejendommens adresse eller matrikel- eller ejendomsnummer.
Formålet med webarkiverne er at gøre kommunernes sagsbehandling (i byggesager) tilgængelig for offentligheden for derved at skabe en højere grad af åbenhed i forvaltningen. Derved forenkles endvidere borgernes adgang til oplysninger, som de som udgangspunkt ville have haft adgang til i medfør af bl.a. reglerne i offentlighedsloven om aktindsigt.
Kommuner kan offentliggøre personoplysninger i webarkiverne med hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra e, hvis offentliggørelsen er nødvendig for at sikre en let tilgang til oplysninger om ejendomme mv., f.eks. meddelte byggetilladelser og indgivne ansøgninger.
Kommunerne har generelt en bred skønsmargin i forhold til at vurdere, hvad der kan offentliggøres i webarkiverne. Det er imidlertid ikke alle personoplysninger, det er nødvendigt at offentliggøre for at opnå en sådan åbenhed i forvaltningen.
Det er vanskeligt at se, at det vil være nødvendigt at offentliggøre e-mailadresse og telefonnummer for de personer, herunder ejeren af ejendommen, som retter henvendelse til kommunen, idet offentliggørelsen heraf ikke bidrager til en øget åbenhed omkring kommunens sagsbehandling.
Medmindre der foreligger navne- og adressebeskyttelse, vil det derimod normalt være nødvendigt at medtage oplysninger om navn og adresse i offentliggørelsen, fordi personernes tilknytning til ejendommen vil fremgå af disse oplysninger.
Når det drejer sig om indholdet af en korrespondance, kan denne, hvis den ikke omhandler forhold vedrørende den konkrete ejendom, ikke anses for nødvendig at offentliggøre.
Datatilsynet er i øvrigt ved behandling af en række henvendelser blevet opmærksom på, at nogle kommuner behandler anmodninger fra borgere om fjernelse af oplysninger fra webarkiverne som en anmodning om sletning efter databeskyttelsesforordningens artikel 17. Kommunerne har i den forbindelse henvist til, at retten til sletning ikke finder anvendelse, jf. artikel 17, stk. 3, litra b, fordi kommunen som offentlig myndighed er underlagt offentlighedslovens bestemmelser om journaliseringspligt.
Datatilsynet skal henlede opmærksomheden på, at selv om en anmodning måtte være formuleret som et ønske om ”sletning af oplysninger” fra webarkiverne, betyder dette ikke nødvendigvis, at anmodningen skal vurderes efter forordningens artikel 17. Dette skyldes, at sletning som omhandlet i artikel 17 omhandler fuldstændig sletning af oplysningerne, herunder også fra kommunens sagsbehandlingssystem.
Når henvendelsen vedrører ”sletning” af oplysninger fra webarkiverne, er det derimod mest nærliggende at anse det som en indsigelse efter forordningens artikel 21 i forhold til selve offentliggørelse af oplysninger. En indsigelse efter artikel 21, stk. 1, kan være berettiget, selvom behandlingen i øvrigt er lovlig, hvis grunde, der vedrører den registreredes særlige situation, taler for, at indsigelsen skal imødekommes.