Datatilsynet modtager løbende henvendelser fra virksomheder, myndigheder mv. med spørgsmål om muligheden for at optage møder på digitale mødeplatforme såsom Zoom, Skype, Teams mv.
Når der sker optagelse af møder på digitale mødeplatforme vil der ske behandling af personoplysninger og behandlingen (optagelsen af mødet) skal derfor ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne, som stiller en række krav til bl.a. saglighed og nødvendighed, ligesom der i sagens natur skal være et lovligt grundlag – en såkaldt hjemmel.
Databeskyttelsesreglerne indeholder ikke specifikke regler om optagelse af møder på digitale mødeplatforme. Om det er i orden at optage et digitalt møde, skal vurderes på baggrund af omstændighederne ved mødet, herunder deltagerne og disses indbyrdes forhold, og formålet med at optage mødet.
Hvis man ønsker at optage et digitalt møde for at kunne dokumentere, hvad der er sket og sagt under mødet, fordi det i praksis ikke er muligt at dokumentere mødets indhold på anden vis, kan man gøre det uden samtykke fra de øvrige deltagere. Ved vurderingen af, hvornår optagelsen af digitale møder i disse tilfælde kan anses for nødvendig, skal man i vid udstrækning gøre sig de samme overvejelser, som hvis man ønsker at optage tilsvarende telefonsamtaler eller et fysisk møde. Datatilsynet har gennemgået de vejledende principper for optagelse af telefonsamtaler i dokumentationsøjemed i tilsynets vejledning om optagelse af telefonsamtaler (vejledningens pkt. 1.1).
Hvis man i lyset af disse kriterier ikke kan begrunde, at det er nødvendigt at optage mødet med henblik på at dokumentere, hvad der er sket og sagt, vil man som udgangspunkt kun kunne optage mødet, hvis man indhenter et samtykke fra de øvrige deltagere til optagelsen.
Imidlertid kan der være tilfælde, hvor parterne har en sådan faglig eller social relation, at optagelse af et digitalt møde kan ske, hvis blot ingen af mødedeltagerne – efter at være blevet oplyst om at mødet ønskes optaget - frabeder sig dette – et såkaldt ”opt-out”. Det kunne f.eks. være to (eller flere) advokater, sagsbehandlere m.v. som drøfter en sag.
Hvis en af mødedeltagerne senere henvender sig, fordi mødedeltageren har fortrudt sin beslutning om at acceptere optagelse af mødet, bør man som udgangspunkt slette optagelsen – alternativt sørge for at den pågældende deltager ikke længere kan genkendes i samtalen.
Man skal desuden gøre sig overvejelser omkring opbevaringsperioden (dvs. hvor lang tid vil det være nødvendigt at opbevare optagelserne fra mødet). Derudover skal de registreredes rettigheder opfyldes – herunder oplysningspligten mv. Endelig skal reglerne i databeskyttelsesforordningen overholdes, hvilket også inkluderer reglerne om behandlingssikkerhed og tredjelandsoverførsler.