Vær opmærksom på korrekte modtagere, hvis du brevfletter

Dato: 10-11-2023

Hvis man anvender brevfletning – f.eks. ved hjælp af et sagsbehandlingssystem, et mailsystem eller ved hjælp af et Excel-ark – når man sender meddelelser, skal man være opmærksom på, at det rigtige indhold bliver sendt til den korrekte modtager. Datatilsynet modtager af og til anmeldelser af brud på persondatasikkerheden, hvor brevfletning er fejlet, og personoplysninger er blevet videregivet til forkerte modtagere. Idet brevfletning ofte anvendes, når meddelelser skal sendes til mange modtagere, kan fejl i processen berøre mange personer.

Hvis man anvender brevfletning, er det derfor vigtigt, at man har etableret passende foranstaltninger, der kan minimere risikoen for, at brevfletning fører til utilsigtet videregivelse af personoplysninger. Man kan bl.a. overveje, om det er nødvendigt at foretage en eller flere tests af den valgte brevfletningsmetode, før den anvendes, for at sikre, at brevfletningen bliver udført som påtænkt. Herudover vil det også være relevant at overveje, om der ”skal være et ekstra sæt øjne på forsendelsen”, så ansvaret for, at fremsendelsen sker korrekt, ikke kun påhviler en enkelt medarbejder. 

Endelig skal man i forbindelse med udsendelsen af meddelelserne overveje de foranstaltninger, der fremgår af de forudgående ”ugens sikkerhedstip”, herunder bl.a. sikre, at meddelelserne kun indeholder oplysninger om adresse, navn mv., hvis det er nødvendigt.