Datatilsynet ser meget ofte brud på persondatasikkerheden hos myndigheder, hvor oplysninger om uvedkommende bliver videregivet utilsigtet i forbindelse med behandlingen af aktindsigtsanmodninger. Det kan skyldes flere ting, men årsagen er ofte såkaldte fejljournaliseringer – det vil sige, at oplysninger om uvedkommende ved en fejl er blevet journaliseret på den sag, der gives aktindsigt i.

Først og fremmest skal man som myndighed selvfølgelig forsøge at undgå, at man fejljournaliserer oplysninger. Men derudover er det vigtigt, at man har etableret procedurer, retningslinjer og eventuelt tekniske foranstaltninger til behandling af anmodninger om aktindsigt. Dette skal understøtte arbejdet med at give aktindsigt, så medarbejdere kan sikre sig, at alle de udleverede oplysninger også er omfattet af aktindsigten, uanset om oplysningerne er journaliseret på den sag, der søges aktindsigt i. Herudover skal medarbejderne også være instrueret tilstrækkeligt i, hvordan en eventuel fejljournalisering kan rettes.

Her kan du læse mere om utilsigtet videregivelse af oplysninger – herunder på grund af fejljournaliseringer.