Genvejsmenu:
S - Indhold
1 - Forside
2 - Nyheder
3 - Oversigt
4 - Søg

Fællesanmeldelser

Hvad er fællesanmeldelser?

Fællesanmeldelser er anmeldelser til Datatilsynet af databehandlinger, der foretages på samme måde hos flere forskellige myndigheder.

I en fællesanmeldelse udfylder den dataansvarlig kun et begrænset antal individuelle felter. De øvrige felter er i udfyldt i forvejen og er låste.

De felter, der er udfyldt på forhånd, beskriver databehandlinger, som myndighederne alle foretager som led i løsningen af de opgaver, der er beskrevet i fællesanmeldelsen.

Fællesanmeldelser bruges på en række områder, hvor forskellige dataansvarlige foretager ensartede databehandlinger. Dette gælder i vidt omfang for kommunerne og politiet.

KL og Datatilsynet har i samarbejde udformet en række "moderanmeldelser", der tilsammen dækker de databehandlinger, som de fleste kommuner foretager. Tilsvarende udformer Rigspolitiet i samarbejde med Datatilsynet anmeldelser til brug for de enkelte politikredse.

KL og Rigspolitiet har i forbindelse med udformningen af anmeldelserne påtaget sig fremover at være koordinator vedrørende fællesanmeldelserne i forhold til de enkelte kommuner henholdsvis politikredse.

Derudover har Datatilsynet udformet fællesanmeldelserne ”Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder”, ”Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos kommuner” samt ”Forskningsbiobank(er) ved statslig myndighed”.

Når myndigheden bruger en fællesanmeldelse, tilslutter den sig samtidig en ordning, hvor anmeldelsen automatisk bliver ajourført, når anmeldelsen opdateres. Læs om ajourføringen nedenfor.

Hvordan udfyldes en fællesanmeldelse?

Udfyldelse af en fællesanmeldelse skal ske elektronisk via Datatilsynets hjemmeside på adressen http://www.datatilsynet.dk/

Under menupunktet "Anmeldelse og tilladelse" vælges "Offentlig sektor" ––> "Fællesanmeldelser" ––> "Fællesanmeldelser (anmeldelsesblanketter)".

I næste skærmbillede vælges den af de mulige fællesanmeldelser fra drop-down-menuen, som ønskes indsendt.

Ved indsendelse af en fællesanmeldelse har anmelderen kun adgang til at udfylde de åbne felter med individuelle oplysninger. De øvrige felter er udfyldt på forhånd og er låste.

Hvad sker der, når Datatilsynet har modtaget fællesanmeldelsen?

Når en fællesanmeldelse er modtaget, afgiver Datatilsynet en udtalelse til den dataansvarlige myndighed. Udtalelsen sendes automatisk til den i anmeldelsen angivne e-postadresse.

Efterfølgende bliver fællesanmeldelsen offentliggjort i Datatilsynets fortegnelse over anmeldte behandlinger. Fortegnelsen findes på tilsynets hjemmeside.

Automatisk ajourføring af de låste felter i fællesanmeldelserne

Når der sker ændringer i de databehandlinger, som myndighederne foretager på det område, en fællesanmeldelse dækker – kan koordinatoren (se nedenfor) indsende forslag til ændringer af fællesanmeldelserne. Når Datatilsynet har accepteret en ændring, sørger Datatilsynets anmeldelsessystem for automatisk at opdatere alle de fællesanmeldelser, som myndighederne har indsendt.

Hvordan anmeldes en ændring til de individuelle oplysninger i en fællesanmeldelse?

Den dataansvarlige myndighed har pligt til at sørge for, at de individuelle oplysninger, som er udfyldt i forbindelse med indsendelsen af en fællesanmeldelse, til stadighed holdes ajour over for Datatilsynet. Myndigheden skal således indsende en ændring til sin fællesanmeldelse, hvis f.eks. den dataansvarlige får ny adresse eller en ny databehandler.

Ændringerne skal indsendes elektronisk via Datatilsynets hjemmeside.

Den dataansvarlige kan derimod ikke selv foretage ændringer i de låste felter i blanketten. Skulle der vise sig et behov herfor, skal den dataansvarlige rette henvendelse til koordinatoren for de pågældende fællesanmeldelser – for kommunernes vedkommende KL og for politikredsenes vedkommende Rigspolitiet.