En fængselsbetjent havde anmodet Kriminalforsorgen om indsigt i dokumenter, der kunne bekræfte, at han (som led i sin ansættelse) havde deltaget i voldsomme episoder, herunder rapporter om magtanvendelse, observationscelleanbringelser, sikringscelleanbringelser samt rapporter om trusler og eventuelle rapporter om selvmordsforsøg eller andre voldsomme selvbeskadigelser.
Kriminalforsorgen meddelte til at begynde med fængselsbetjenten afslag på hans anmodning om indsigt med den begrundelse, at det af tekniske årsager ikke var muligt at fremsøge alle de episoder, som han havde deltaget i, og at det alene var muligt at fremsøge rapporter, som fængselsbetjenten selv havde skrevet.
Fængselsbetjenten klagede herefter over Kriminalforsorgens afslag på indsigt til Datatilsynet.
Efter anmodning fra Datatilsynet oplyste Kriminalforsorgen, at det med systemleverandørens bistand alligevel var muligt at foretage en søgning efter specifikke rapporter, hvori fængselsbetjentens navn måtte være registreret, og at Kriminalforsorgen således havde meddelt fængselsbetjenten indsigt heri.
Kriminalforsorgen oplyste dog samtidig, at det ikke var muligt at foretage søgninger i rapporters fritekstfelter i det pågældende system med henblik på at afklare, om fængselsbetjentens navn måtte fremgå deri, da dette ville forudsætte en søgning i 8-10 mio. dokumenter i systemets dokumentserver, hvilket ikke kunne understøttes teknisk i systemet.
Efter en gennemgang af sagen – og efter at sagen har været forelagt Datarådet – udtalte Datatilsynet kritik af, at Kriminalforsorgen ikke have givet klager indsigt i overensstemmelse med retshåndhævelseslovens § 15, da Kriminalforsorgen først meddelte indsigt efter Datatilsynets henvendelse vedrørende sagen.
For så vidt angår den del af klagen, som vedrørte indsigt i eventuelle oplysninger i fritekstfelter, og som ville forudsætte en søgning i 8-10 mio. dokumenter i systemets dokumentserver, fandt Datatilsynet, at anmodningen ville kunne afvises under henvisning til retshåndhævelseslovens § 19.
Datatilsynet forudsatte i den forbindelse, at fritekstfelterne overvejende alene beskrev en funktion, som fængselsbetjenten havde varetaget på arbejdspladsen og ikke handlinger, som er udtryk for hans personlige valg og reaktioner, eller handlinger, som han var blevet udsat for.
Datatilsynet lagde endvidere vægt på bl.a., at Kriminalforsorgen allerede havde udfoldet betydelige bestræbelser på at fremfinde oplysninger om fængselsbetjenten, og at Kriminalforsorgen måtte antages at skulle anvende ikke ubetydelige ressourcer på at fremfinde eventuelle yderligere oplysninger om ham. Tilsynet lagde i tilknytning hertil også vægt på, at fængselsbetjenten ikke havde kunnet præcisere sin anmodning med henblik på at identificere yderligere oplysninger om ham.
Sagen er den første sag, hvor Datatilsynet har truffet afgørelse vedrørende retshåndhævelseslovens § 19 (tilsvarende bestemmelsen i databeskyttelsesforordningens artikel 12, stk. 5).
Læs mere
Læs selve afgørelsen
Læs mere om retten til indsigt
Læs Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder
Læs Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold