Klage over søgefunktion på kommunes hjemmeside

Publiceret 25-10-2019
Afgørelse Offentlige myndigheder

Datatilsynet har truffet afgørelse i en sag, hvor en borger klagede over, at en kommune behandlede oplysninger om borgeren i forbindelse med en ”type-ahead”-søgefunktion på kommunens hjemmeside. Datatilsynet fandt i sagen, at der var et lovligt grundlag for den omhandlede behandling af oplysninger.

J.nr. 2019-32-0910

Resumé

Datatilsynet har truffet afgørelse i en sag, hvor en borger klagede over, at en kommune behandlede oplysninger om borgeren i forbindelse med en ”type-ahead”-søgefunktion på kommunens hjemmeside. Datatilsynet fandt i sagen, at der var et lovligt grundlag for den omhandlede behandling af oplysninger.

Den pågældende søgefunktion foreslog bestemte søgeforslag automatisk. Ved indtastning af bestemte ord blev klagers navn således automatisk foreslået og to søgeresultater fremkom ved søgningen.

I den pågældende sag havde kommunen oplyst, at der var tale om en ”type-ahead” funktion, der benyttes på mange kommunale, regionale og statslige hjemmesider. Formålet med funktionen var at tilbyde en bedre service for borgerene. Kommunen oplyste endvidere, at når en bruger udfører en søgning, gemmes alene det indtastede søgeord i søgemaskinen. 

Datatilsynet lagde i sin afgørelse blandt andet vægt på kommunens vurdering af, at søgefunktionen er et redskab, der skal understøtte kommunens overholdelse af den almindelige vejledningspligt overfor borgerne i forbindelse med indholdstunge hjemmesider, som den omhandlede.

Afgørelse

Datatilsynet vender hermed tilbage til sagen, hvor X (herefter klager) den YX 2019 har rettet henvendelse til tilsynet vedrørende Y Kommunes behandling af personoplysninger om klager i forbindelse med en søgefunktion på Y Kommunes hjemmeside. 

1. Afgørelse

Efter en gennemgang af sagen finder Datatilsynet, at den omhandlede behandling af oplysninger i Y Kommune finder sted indenfor rammerne af reglerne af databeskyttelsesforordningen.

Nedenfor følger en nærmere gennemgang af sagen og en begrundelse for Datatilsynets afgørelse.

2. Sagsfremstilling

Y Kommunes hjemmeside har en søgefunktion, som ved indtastning foreslår bestemte søgeforslag. Ved indtastning af eksempelvis ”XX” i søgefeltet på hjemmesiden foreslås automatisk klagers navn ” XXX XXX” og ” XXX YYY”.

Det ene af de i alt to søgeresultater, der fremkommer ved søgning på klagers navn ”XXX XXX”, er en udgivelse med overskriften ”Z”, som dog ingen forbindelse har til klager. Søgeresultatet ses at fremkomme som følge af, at der i publikationen omtales personer med henholdsvis efternavnet ”A” og fornavnet ”B”. Det andet søgeresultat angår publikationen ”Q”, som indeholder klagers navn.

Y Kommune er den 11. juli 2019 fremkommet med en udtalelse til sagen, som klager den 16. juli 2019 har sendt sine bemærkninger til. 

2.1. Y Kommunes bemærkninger

Om søgefunktionen har Y Kommune overordnet anført, at der er tale om en ”type-ahead” funktion, der benyttes på mange kommunale, regionale og statslige myndigheders hjemmesider. Løsningen har været anvendt siden 2011 på Y Kommunes hjemmeside.

Y Kommune har oplyst at være dataansvarlig for den behandling af de personoplysninger, søgefunktionen indebærer. Behandlingen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Y Kommune har nærmere om formålet med ”type-ahead” søgefunktionen oplyst, at den har til formål at kunne tilbyde en bedre service for kommunens borgere ved at gøre søgningen nemmere og hurtigere ved at vise brugeren de søgetermer, som hjemmesiden kan levere resultater på. Endvidere har Y Kommune anført, at hjemmesidebrugere forventer og nyder godt af en funktion som ”type-ahead” særligt på indholdstunge hjemmesider, og at søgefunktionen i øvrigt kan være en hjælp for brugere med kognitive udfordringer.

Funktionen virker således, at tidligere anvendte (gode/populære) søgeord anvendes af søgemaskinen til at komme med forslag til, hvilke ord en bruger ønsker at søge efter. Ved en brugers indtastning af dele af et søgeord laves således et opslag i søgehistorikken, og søgemaskinen viser de tidligere søgte ord fra alle brugere, hvis søgeord har matchet det anvendte søgeord. Årsagen til, at søgemaskingen foreslår klagers navn, er således en følge af, at der tidligere er blevet søgt på dette.

Når en bruger udfører en søgning, gemmes alene det indtastede søgeord i søgemaskinen. Y Kommune har således anført, at ”type-ahead” ikke behandler personoplysninger om klager. Alle søgeord gemmes som simple tekststrenge, hvorfor det i udgangspunktet ikke er muligt for funktionen at skelne mellem, om søgeordet er et personnavn eller noget andet. Der er dog indbygget en funktionalitet, der sikrer, at der ikke bliver forevist personnumre. En frasortering af personnavne, der tidligere er søgt på, ville i øvrigt efter kommunens vurdering forringe servicen.

2.2. Klagers bemærkninger

Klager har overordnet anført, at klagers navn ikke kan være et populært søgeord, ligesom der ikke er logisk eller semantisk sammenhæng mellem ”XX” og ”XXX YYY”. Endvidere har klager anført, at det ene søgeresultat ikke er relevant i forhold til søgningen på klagers navn.

Klager er således at den opfattelse, at søgeordet ikke burde blive gemt, og at forevisningen af klagers navn ikke er proportional eller i overensstemmelse med de grundlæggende principper i databeskyttelsesforordningens artikel 5.

3. Begrundelse for Datatilsynets afgørelse

Datatilsynet finder, at der i forbindelse med søgefunktionen på Y Kommunes hjemmeside sker behandling af personoplysninger om klager i form af klagers navn, da klagers navn har en sådan særlig karakter, at det vil kunne henføres til klager, ligesom Y Kommune må antages at kunne identificere klager alene ud fra navnet.

Datatilsynet lægger til grund, at behandlingen ikke omhandler følsomme personoplysninger. 

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, at behandling af sådanne personoplysninger kan ske, hvis behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

Datatilsynet finder ikke grundlag for at tilsidesætte Y Kommunes vurdering af, at behandlingen kan ske inden for rammerne af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. 

Herved har Datatilsynet lagt til grund, at Y Kommune har vurderet, at søgefunktionen og den dertil knyttede behandling af personoplysninger har tilknytning til kommunens myndighedsudøvelse, og at behandlingen er nødvendig af hensyn til denne myndighedsudøvelse.

Datatilsynet har i den forbindelse lagt vægt på oplysningerne om formålet med søgefunktionen, idet Y Kommune anser søgefunktionen som et redskab, der skal understøtte kommunens overholdelse af den almindelige vejledningspligt overfor borgerne.

Datatilsynet finder ikke grundlag for at afvise, at søgefunktionen er et almindeligt udbredt og effektivt søgeredskab i forbindelse med indholdstunge hjemmesider, som den omhandlede. 

Klagers bemærkning om, at det ene søgeresultat ikke er relevant i forhold til søgningen på klagers navn, kan efter Datatilsynets opfattelse ikke føre til en anden vurdering. Datatilsynet bemærker i den forbindelse, at søgeresultatet (”Z”) fremkommer på baggrund af en semantisk søgning på de enkelte tekststrenge, der er indeholdt i klagers navn.

Datatilsynet bemærker, at klager i princippet alene ved selv at indtaste sit eget navn i søgefeltet kunne have skabt grundlag for, at søgemaskinen har gemt de anvendte søgeord.

Datatilsynet finder herefter ikke grundlag for at tilsidesætte Y Kommunes vurdering af, at behandlingen er i overensstemmelse med de grundlæggende behandlingsprincipper i databeskyttelsesforordningens artikel 5, herunder princippet om at personoplysninger skal være tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles (”dataminimering”), jf. artikel 5, stk. 1, litra c.