Spørgsmål om berigtigelse af journaloplysninger

Publiceret 29-09-2003
Historisk afgørelse Offentlige myndigheder

Journalnummer: 2003-311-0273

De har i e-post af 13. september 2003 klaget til Datatilsynet over Indenrigs- og Sundhedsministeriets manglende berigtigelse af journaliseringstekster for akter af henholdsvis 18. maj, 12. juni og 25. juni 2003.

De anfører i den forbindelse bl.a. følgende:

“Det er nemlig netop i de tre tilfælde af berigtigelseskrav tale om oplysninger om mig, nemlig fejlagtige oplysninger om at jeg

  • den 18. maj 2003 skulle have henvendt mig med “klage over Esbjerg kommune ..."
  • den 12. juni 2003 skulle have henvendt mig med “fornyet henvendelse”
  • den 25. juni 2003 skulle have henvendt mig med “fornyet henvendelse”

Jeg har ikke henvendt mig i de registrerede anliggende på de pågældende datoer, men derimod specifikt i andre, afvigende anliggende, jf. min skrivelse af 14. august 2003 til ministeriet.”

Det fremgår af sagen, at De ved e-post 14. august 2003 anmodede Indenrigsog Sundhedsministeriet om at berigtige journaliseringsteksterne for pågældende akter. De anførte i den forbindelse bl.a. følgende:

“Det bemærkes i den forbindelse, at jeg i henvendelse ved e-mail af 18. maj 2003 til ministeriet anmodede om aktivering af tilsynet med Tilsynsrådet for Ribe amt i anledning af svigt i tilsynets tilsyn med Esbjerg kommune i anledning af klare lovovertrædelser, samt at ministeriet efter egen angivelse ikke beskæfter sig med “klager”.

" De anfører endvidere i Deres e-post af 14. august 2003, at De ikke den 12. og 25. juni 2003 skulle have henvendt Dem med “Fornyet henvendelse”, idet De på de pågældende dage har rettet henvendelse til ministeriet “i andre, afvigende anliggender”.

Ministeriet har som svar på Deres anmodning af 14. august 2003 om berigtigelse anført, at de pågældende oplysninger i journalregistret ikke er oplysninger om Dem, og at De derfor ikke har krav på at få oplysningerne ændret.

Datatilsynet skal herefter udtale følgende:

Persondataloven gælder ifølge lovens § 1, stk. 1, for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.

Ved “personoplysninger” forstås ifølge lovens § 3, nr. 1, enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede).

Det følger af persondatalovens § 5, stk. 4, at den dataansvarlige skal tilrettelægge behandlingen således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne. Der skal endvidere foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

Det følger endvidere af persondatalovens § 37, stk. 1, at den dataansvarlige skal berigtige, slette eller blokere oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lov eller bestemmelser udstedt i medfør af lov, hvis en registreret person fremsætter anmodning herom.

Det er Datatilsynets opfattelse, at en myndigheds registrering af oplysninger om en borger i myndighedens journalsystem er en behandling af personoplysninger, der er omfattet af persondataloven.

Det er således Datatilsynets umiddelbare vurdering, at beskrivelsen af Deres henvendelser af henholdsvis 18. maj, 12. juni og 25. juni 2003 er en behandling af oplysninger om Dem.

Datatilsynet har ved brev af dags dato gjort Indenrigs- og Sundhedsministeriet bekendt med denne opfattelse.

Datatilsynet finder imidlertid ikke, at der er grundlag for i medfør af persondatalovens § 37 eller § 5 at pålægge Indenrigs- og Sundhedsministeriet at foretage berigtigelse i journalsystemet vedrørende Deres henvendelser af 18. maj, 14. juni og 25. juni 2003.

Det bemærkes herved, at det forhold, at en myndighed vælger at anvende en anden journaliseringstekst, end De ønsker, ikke fører til, at der kan kræves berigtigelse efter persondatalovens bestemmelser, når der i øvrigt ikke vurderes at være tale om urigtige eller vildledende oplysninger.

Datatilsynet har herved også lagt vægt på, at journalsystemet er et arbejdsredskab, der først og fremmest skal sikre identificering og genfinding af de dokumenter, som myndigheden modtager og producerer, og at der derfor som oftest anvendes korte og standardiserede journaliseringstekster.

På baggrund af de foreliggende oplysninger finder Datatilsynet det ikke sandsynliggjort, at der behandles urigtige eller vildledende oplysninger i Indenrigsog Sundhedsministeriets journalsystem. Datatilsynet foretager derfor ikke yderligere i anledning af Deres henvendelse af 13. september 2003.

Kopi af dette brev er sendt til orientering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet.