Videregivelse af ejendomsoplysninger til Energi Randers

Publiceret 06-02-2004
Historisk afgørelse Offentlige myndigheder

Journalnummer: 2003-323-0101

Ved e-post af 23. april 2003 har Randers Kommune rettet henvendelse til Datatilsynet og spurgt, om Energi Randers kan gives terminaladgang til data i kommunens BBR-register.

Der er telefonisk indhentet supplerende oplysninger.

Det fremgår herefter af sagen, at Energi Randers er en privat virksomhed, som leverer fjernvarme, vand og el til borgere og virksomheder i Randers Kommune. Energi Randers har eget afregningssystem og egen forbindelse til henholdsvis CPR og BBR.

Til brug for beregning af faste afgifter på fjernvarme har Energi Randers imidlertid brug for foreløbige BBR-data, f.eks. vedrørende ikke-afsluttede byggesager. Disse data kan ikke stilles til rådighed af By- og Boligministeriet, men findes alene i kommunens BBR-register.

De oplysninger, som Energi Randers ønsker adgang til er følgende oplysningstyper: Samlet bygningsareal, udnyttet areal af tagetagen, samlet kælderareal, andet areal, areal indbygget garage, areal indbygget carport, areal indbygget udhus, areal udestue, areal lovlig beboelse i kælder, samlet boligareal, samlet erhvervsareal og antal etager. Randers Kommune har oplyst, at der alene er tale om oplysninger om ejendomme, herunder matrikelnummer. Der er ikke tale om personoplysninger i form af navne eller personnumre.

Datatilsynet skal herefter oplyse følgende:

1. Persondataloven gælder ifølge lovens § 1, stk. 1, for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.

Ved “personoplysninger” forstås ifølge lovens § 3, nr. 1, enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede). Ifølge bemærkningerne til bestemmelsen skal der ved udtrykket identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres. Omfattet af begrebet er herefter oplysninger, der kan henføres til en bestemt fysisk person, selvom dette forudsætter kendskab til personnummer, registreringsnummer eller lignende særligt løbenummer. Det er uden betydning, hvorvidt identifikationsoplysningen er alment kendt eller umiddelbart tilgængelig. Også de tilfælde, hvor det kun for den indviede vil være muligt at forstå, hvem en oplysning vedrører, er omfattet af definitionen.

Ved afgørelsen af, om en person er identificerbar, skal alle de hjælpemidler, der med rimelighed kan tænkes bragt i anvendelse for at identificere den pågældende, enten af den dataansvarlige eller af enhver anden person, tages i betragtning.

Efter Datatilsynets opfattelse udgør oplysninger om en ejendom, herunder oplysning om matrikelnummer, ikke i sig selv personoplysninger. Der vil dog efter omstændighederne kunne være tale om oplysninger, der kan henføres til ejeren, altså personoplysninger.

Selvom ejerens navn efter det oplyste ikke videregives til Energi Randers, vil dette på anden vis kunne findes, f.eks. via tinglysningen eller andre offentlige registre. Der vil derfor efter omstændighederne være tale om oplysninger, der kan henføres til ejeren, og dermed altså personoplysninger.

Det bør i denne forbindelse også tillægges betydning, at oplysningerne skal anvendes til fastsættelse af afgift på fjernvarme, og således vedrører forhold af betydning for ejendommens ejer.

På den baggrund er det Datatilsynets opfattelse, at den omhandlede videregivelse af oplysninger fra Randers Kommunes BBR-register til Energi Randers i vidt omfang vil omfatte personoplysninger i persondatalovens forstand.

2. Spørgsmålet om videregivelse af almindelige ikke-følsomme oplysninger såsom navn, matrikelnummer samt de ovenfor nævnte ejendomsoplysninger, skal vurderes efter persondatalovens § 6.

Efter lovens § 6, stk. 1, nr. 7, må behandling af oplysninger kun finde sted, hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, kan forfølge en berettiget interesse og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse.

Det er i første række den dataansvarlige, der selv skal afgøre, hvorvidt interesseafvejningen falder ud til fordel for de interesser, der ønskes forfulgt med behandlingen. Afgørelsen skal træffes ud fra en konkret vurdering i den enkelte situation.

Vurderingen af behandlingens nødvendighed afhænger af, hvilken form for behandling, der er tale om. Det vil således skulle vurderes separat, om det er nødvendigt, at oplysninger indsamles, registreres, videregives, m.v. Der vil endvidere skulle henses til, hvilken type oplysninger, der er tale om.

Det er Datatilsynets umiddelbare opfattelse, at Randers Kommune i medfør af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7, kan videregive de omhandlede foreløbige BBR-data til Energi Randers. Datatilsynet har herved lagt vægt på, at Energi Randers til brug for beregning af afgifter på fjernvarme har en berettiget interesse i disse oplysninger. Datatilsynet finder, at denne interesse overstiger hensynet til den registrerede.

Enhver behandling af personoplysninger skal tillige opfylde de grundlæggende principper for god databehandlingsskik, jf. persondatalovens § 5, stk. 1.

Efter lovens § 5, stk. 2, skal indsamling af oplysninger ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke være uforenelig hermed. Endvidere skal de oplysninger, som behandles være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne indsamles, og de formål, hvortil oplysningerne senere behandles, jf. § 5, stk. 3.

Det følger bl.a. heraf, at Randers Kommune alene vil kunne videregive oplysninger, som det vil være nødvendigt at videregive for, at Energi Randers kan varetage sine opgaver i relation til beregning af afgift på fjernvarme.

Såfremt der måtte blive tale om videregivelse gennem en terminaltilslutning til Randers Kommunes edb-system, vil der således skulle træffes foranstaltninger til sikring af, at der ikke gives adgang til oplysninger, som Energi Randers ikke har brug for.

Datatilsynet håber herved at have besvaret Randers Kommunes henvendelse. Skulle ovenstående give anledning til spørgsmål er kommunen velkommen til at kontakte undertegnede - gerne telefonisk.

Afslutningsvis skal Datatilsynet beklage den lange sagsbehandlingstid, der skyldes travlhed i tilsynet.