Spørgsmål om sletning af oplysninger i kommunal sag

Publiceret 01-01-2004
Historisk afgørelse Offentlige myndigheder

I telefax af 21. november 2003 har De som advokat for K klaget over, at A behandler oplysning om, at K skulle have blottet sig for naboens børn. Oplysningen er indføjet i K’s journal hos A.

Det fremgår af det fremsendte materiale, at A ved brev af 19. november 2003 har meddelt K, at kommunen ikke finder, at dokumentet med de pågældende oplysninger er omfattet af persondataloven, jf. § 1. Der er i den forbindelse lagt vægt på, at dokumentet ikke indgår i en sagsbehandling ved hjælp af elektronisk databehandling, samt at dokumentet ikke er eller vil blive indeholdt i et register.

A har i brev af 12. december 2003 afgivet en udtalelse i sagen overfor Datatilsynet. Heraf fremgår, at kommunen fastholder, at dokumentet ikke er omfattet af bestemmelserne i persondataloven, jf. det tidligere brev af 19. november 2003.

A oplyser desuden, at oplysningen er fremkommet sammen med andre oplysninger til sagen i form af en skriftlig underretning, jf lov om social service § 35, at modtagelsen af underretningen og underretningens indhold fremgår af journalen, der beror på den manuelle sag, og at underretningen beror på den manuelle sag.

Datatilsynet har kontaktet A telefonisk for at få præciseret, om oplysningen også er undergivet elektronisk databehandling.

A har den 8. januar 2004 telefonisk oplyst, at underretningen om, at K skulle have blottet sig for naboens børn kommer fra en skole og er sendt pr. almindelig post. Dokumentet er ikke indscannet eller på anden måde overført elektronisk. Det blev samtidig oplyst, at A tillige har et elektronisk journalsystem, og oplysningen er indført i dette system.

A har efter anmodning tilsendt Datatilsynet et udskrift af kommunens elektroniske journalsystem, hvoraf oplysningen fremgår.

Ved brev af 2. februar 2004 har De kommenteret A’s udtalelse.

De har blandt andet anført, at De finder det bevist, at oplysningerne behandles elektronisk. De finder endvidere, at det må være efter kommunen, som skal føre bevis for oplysningens rigtighed, når den er registreret hos kommunen.

Datatilsynet skal herefter udtale følgende:

1. Persondatalovens regler gælder for behandling af personoplysninger som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikkeelektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register, jf. lovens § 1.

2. Den omstridte oplysning behandles i A, Familieafdelingen dels i en manuel sag dels ved hjælp af et elektronisk journalsystem.

Det fremgår af lovens forarbejder, at manuel behandling af oplysninger, der ikke er eller vil blive indeholdt i et register, falder uden for lovens almindelige anvendelsesområde. I det omfang, behandling af personoplysninger sker såvel elektronisk som manuelt, f.eks. ved at der sker elektronisk journalisering og sagsstyring af en manuel sag, vil den behandling, som knytter sig til den manuelle sag, således ikke være omfattet af loven. Derimod vil den elektroniske journalisering og sagsstyring være omfattet.

Oplysninger i A’s elektroniske journalsystem er således omfattet af persondatalovens regler, mens oplysninger i den manuelle sag, som ikke samtidig behandles elektronisk, falder udenfor lovens anvendelsesområde.

3. Det følger af § 8, stk. 1, i persondataloven, at der for den offentlige forvaltning ikke må behandles oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold end de i § 7, stk. 1, nævnte, medmindre det er nødvendigt for varetagelsen af myndighedens opgaver.

4. Ifølge lovens § 37, stk. 1, skal den dataansvarlige berigtige, slette eller blokere oplysninger, der viser sig at være urigtige eller vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lov eller bestemmelser udstedt i medfør af lov, hvis en registreret person fremsætter anmodning herom.

5. På det foreliggende grundlag mener Datatilsynet ikke at kunne lægge til grund, at A har registreret urigtige eller vildledende oplysninger i kommunens journalnotater, som kan kræves berigtiget eller slettet efter persondatalovens § 37.

Datatilsynet har lagt vægt på, at det af journalsystemet fremgår, at der er tale om et udsagn fra [udeladt] Skole om, at skolen ”har hørt, at K har blottet sig for naboens døtre”, og at det omhandlede udsagn indgår i en vurdering fra skolen efter lov om social service § 35.

Datatilsynet har endvidere lagt vægt på, at kommunen efter lov om social service § 6 og § 33 er forpligtet til at føre tilsyn med de forhold, som børn og unge lever under, og at en myndighed efter offentlighedslovens § 6 har notatpligt, hvis oplysningerne er af betydning for sagens afgørelse.

Datatilsynet finder under henvisning hertil at måtte lægge til grund, at det er nødvendigt for kommunens varetagelse af sine opgaver efter lov om social service, at notere modtagne oplysninger. Datatilsynet har samtidig ikke grundlag for at bestride, at kommunens registrering er i overensstemmelse med det udsagn, som kommunen modtog. På denne baggrund finder Datatilsynet ikke, at der er grundlag for berigtigelse eller sletning af oplysningen efter persondatalovens § 37.

Datatilsynet har ved sin vurdering også lagt vægt på, at Deres klients indsigelse mod og bemærkninger til det omhandlede udsagn fremgår af journalsystemet i umiddelbar forlængelse af selve registreringen. Det fremgår således tydeligt og klart, at Deres klient afviser beskyldningen som usand. Det tilføjes, at det ligger udenfor Datatilsynets kompetence at tage stilling til, hvorvidt den pågældende oplysning kan tillægges betydning i sagen vedrørende Deres klient.

Kopi af afgørelsen er dags dato sendt til A, Familieafdelingen.