Brev til kommunerne i anledning af kommunalreformen

Publiceret 01-03-2007
Historisk afgørelse Offentlige myndigheder

Som følge af kommunalreformen er der behov for ændringer i en række af de anmeldelser, som kommunerne efter persondataloven har indsendt til Datatilsynet. Der er desuden behov for enkelte nye anmeldelser.

For at lette arbejdet med anmeldelserne for såvel kommunerne som Datatilsynet har tilsynet i samråd med KL foretaget en større revision af de fællesanmeldelser, som kommunerne efter persondataloven indgiver til Datatilsynet.

Datatilsynet anmoder alle kommuner om at indsende reviderede anmeldelser efter kommunalreformen inden 1. maj 2007.

Tilsynet skal anmode kommunerne om i videst mulige omfang at benytte de reviderede fællesanmeldelser. De standardanmeldelser, som kommunerne tidligere har kunnet anvende på forskellige områder, er nu indarbejdet i fællesanmeldelserne.

Kommunerne skal ikke anmelde deres enkelte registre eller IT-systemer, herunder ESDH-systemer. Der skal heller ikke indsendes selvstændige anmeldelser vedrørende behandling af personoplysninger i forbindelse med elektronisk kommunikation med borgerne, herunder sikker e-post, web-henvendelser, selvbetjening via myndighedens hjemmeside osv. Dette er indeholdt i fællesanmeldelserne.

Fællesanmeldelserne kan desuden anvendes, uanset hvilke IT-systemer og leverandører der anvendes.

Datatilsynets anmeldelsessystem for fællesanmeldelser

Datatilsynets elektroniske anmeldelsessystem er blevet opdateret, således at det også kan anvendes til indsendelse af fællesanmeldelser.

Denne nye løsning erstatter den gamle ordning med indsendelse af tilslutningsblanketter til Datatilsynet.

Kommunerne vil med det nye system kun kunne indsende fællesanmeldelser elektronisk til Datatilsynet via tilsynets hjemmeside. Kommunerne kan udfylde fællesanmeldelserne under linket ”Anmeldelse” - ”Vælg anmeldelsestype” offentlig forvaltning - ”Fællesanmeldelse” - ”Hent” en fællesanmeldelse fra drop-down-listen.

Af drop-down-listen vil samtlige fællesanmeldelser fremgå. Kommunen skal herefter udfylde de åbne felter, dvs. pkt. 1 vedrørende dataansvarlig myndighed, kontaktperson og eventuelle databehandlere, pkt. 8 vedrørende påbegyndelse og pkt. 10 vedrørende underskrift, i den valgte fællesanmeldelse.

Anmeldelsesblankettens øvrige felter er forudfyldt og låst, og kommunerne kan ikke selv foretage ændringer i indholdet af disse.

Datatilsynet skal gøre opmærksom på, at det er kommunen, der skal anføres som dataansvarlig myndighed og ikke kommunens enkelte institutioner og forvaltninger.

Til sidst trykkes ”Til godkendelse” og dernæst ”Send til Datatilsynet”.

Kommunen vil som i dag modtage en udtalelse, når Datatilsynet har sagsbehandlet anmeldelsen. Udtalelsen vil blive fremsendt til den e-post-adresse, som kommunen har oplyst i sin fællesanmeldelse.

Den enkelte kommune vil endvidere via Datatilsynets hjemmeside kunne foretage ændringer i anmeldelsesblankettens åbne felter, når anmeldelsen er blevet offentliggjort i fortegnelsen, f.eks. hvis kommunen ændrer adresse eller får en ny databehandler.

De nye fællesanmeldelser bliver automatisk ajourført

Når kommunerne bruger de nye fællesanmeldelser, vil Datatilsynets anmeldelsessystem automatisk sørge for at vedligeholde de fælles (forudfyldte) felter i anmeldelsen.

Fællesanmeldelser, som kommuner før 1. januar 2007 har tilsluttet sig via indsendelse af tilslutningsblanketter, vil ikke længere blive vedligeholdt. Datatilsynet vil heller ikke opdatere kommunens fællesanmeldelser, hvis de er indgivet før denne dato.

Datatilsynet anbefaler derfor, at også de kommuner, der ikke skifter navn eller ændres, benytter de nye fællesanmeldelser. Hvis kommunen vil sikre sig at have opdaterede fællesanmeldelser i fremtiden, skal den således også indsende de fællesanmeldelser, som kommunen tidligere har været tilsluttet på det gamle system.

Sletning af anmeldelser fra Datatilsynets fortegnelse

Ved udgangen af andet kvartal 2007 vil Datatilsynet slette anmeldelser – herunder fællesanmeldelser – hvor en kommune, der ikke længere eksisterer, står anført som dataansvarlig.

Datatilsynet vil også slette ”gamle” fællesanmeldelser fra kommuner, hvor navnet videreføres, i det omfang den enkelte kommune – som anbefalet af Datatilsynet – har indsendt de nye reviderede anmeldelser via tilsynets anmeldelsessystem.

Herudover vil det være muligt for kommunerne at få slettet andre anmeldelser, der bliver overflødige, idet de omfattes af de nye fællesanmeldelser. Hvis en kommune f.eks. har foretaget en anmeldelse ud fra en af de standardanmeldelser, der nu er indarbejdet i fællesanmeldelserne, bør en sådan anmeldelse slettes.

Kommuner, der ønsker at slette sådanne anmeldelser, bedes sende en liste over de pågældende anmeldelser til Datatilsynet.

Yderligere oplysninger

På Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk, findes der yderligere information om anmeldelsesordningen og fællesanmeldelserne.

Giver ovenstående anledning til spørgsmål, kan der rettes henvendelse til Datatilsynet på telefonnummer 33 19 32 00. Tilsynets telefoner er åbne mellem kl. 9.00 og 14.00 mandag til fredag.