Ajourføring af adresseoplysninger i X Kommune

Publiceret 27-11-2008
Historisk afgørelse Offentlige myndigheder

Journalnummer: 2008-313-0113

Ved brev af 6. maj 2008 har De klaget til Datatilsynet over X Kommunes behandling af personoplysninger i forbindelse med udskrivning af ejendomsskatter.

Ved brev af 22. maj 2008 har De indsendt yderligere materiale til sagen.

Ved e-post af 1. juli 2008 er X Kommune fremkommet med en udtalelse til sagen, som De ikke ses at have kommenteret.

Ved brev af 10. september 2008 har X Kommune fremsendt kopi af rykkerskrivelse af 6. september 2007.

Sagsfremstilling

Det fremgår herefter af sagen, at De er ansat i den danske stat og i en årrække har været beordret til tjeneste uden for riget. I henhold til CPR-loven har De som statsudsendt ikke været fraflyttet landet. Statsudsendte placeres i stedet under såkaldt "høj vejkode".

Ved Deres udrejse til meddelte De i september 2003 en supplerende kontaktadresse til Xs Kommunes Folkeregister. Kommunen har efterfølgende kontaktet Dem på den adresse.

X Kommune har samtidig givet denne kontaktadresse til det såkaldte ejendomsstamregister (ESR). Dette register drives af KMD og benyttes som grundlag for X Kommunes udskrivning af ejendomsskatter.

Under Deres ophold i Y-by i Z-land flyttede De fra en bopæl til en anden. Den 4. juni 2007 meddelte De X Kommune en ny kontaktadresse i Y-by i Z-land.

Ved Deres hjemflytning meddelte De ligeledes adresseændring til kommunens folkeregister, hvilket skete den 6. september 2007. Kommunen bekræftede skriftligt, at den havde registreret adresseændringen.

I december 2007 - mere end 3 måder efter Deres seneste adresseændring - fik De brev fra kommunen med specifikation af ejendomsskat for 2008 og opkrævning af 1. rate for 2008. Brevet var sendt til Deres adresse i X Kommune, men af den maskinelt udskrevne specifikation fremgik den adresse i Y-by i Z-land, som De i september 2003 havde meddelt X Kommunes folkeregister ved Deres flytning til Y-by i Z-land.

Kommunen har senere meddelt Dem, at kommunen oprindeligt havde brugt den i september 2003 meddelte adresse i Z-land som fremsendelsesadresse, men da brevet var kommet retur, havde man videresendt det til Deres adresse i X kommune.

Senere viste det sig, at kommunen også havde sendt opkrævning og rykker for 2. rate af ejendomsskatten for 2007 til den forældede adresse. Som direkte konsekvens af, at opkrævning og rykker ikke blev modtaget, blev skatten ikke betalt, hvilket har givet anledning til, at sagen er blevet oversendt til SKAT med henblik på inddrivelse.

X Kommune sendte primo december måned 2006 ejendomsskattebilletten for skatteåret 2007 tillige med indbetalingskort for 1. rate til Deres supplementsadresse i Z-land.

Efterfølgende blev både indbetalingskort og rykkerskrivelse vedrørende 2. rate 2007 ligeledes fremsendt til den oprindelige supplementsadresse i Z-land. Indbetalingskortet blev sendt medio juli 2007 og rykkerskrivelsen blev sendt 6. september 2007. Ingen af disse skrivelser kom retur.

X Kommunes bemærkninger

X Kommune har anført, at det af den fremsendte og modtagne ejendomsskattebillet for skatteåret 2007 fremgår, hvornår og hvor meget der skal betales for hele skatteåret 2007. Det manglende indbetalingskort til 2. rate undskylder således ikke, at betaling ikke sker til forfaldstid. Kommunen har desuden anført, at ejendomsskatter påhviler og hæfter på ejendommen og ikke på enkeltpersoner.

Ejendomsskattebillet for skatteåret 2008 blev fremsendt primo december måned 2007 til den oprindelige supplementsadresse i Y-by i Z-land. Efterfølgende kom ejendomsskattebilletten retur, Deres adresse blev manuelt undersøgt i Folkeregistret, og ejendomsskattebilletten fremsendt til Deres nye adresse i CPR- registret.

X Kommune har endvidere oplyst, at ejendomsskattebilletterne udskrives på grundlag af de i Ejendomsstamregistret (ESR) registrerede ejer- og administratoroplysninger, og at ESR anvendes af samtlige landets kommuner. Det er endvidere oplyst, at ESR opdateres automatisk med oplysninger fra CPR- og CVR-registrene. ESR kan indeholde andet end CPR- og CVR-oplysninger, f.eks. foreningsnavne, alternative adresser, fremsendelsesadresser m.m.

I forbindelse med fraflytning til udlandet bliver den automatiske folkeregisteropdatering af ejeroplysninger i ESR automatisk deaktiveret. Den ved fraflytningen eventuelt meddelte udenlandske forsendelsesadresse registreres manuelt. Udenlandske adresser registreres i CPR som supplementsadresser. Disse adresser er ikke automatisk tilgængelige.

Højere vejkoder og fraflytning til udlandet behandles ens i ESR.

Ved fraflytning til høj vejkode vil fremsendelsesadressen i ESR blive ændret til: 9953 Statsudsendt, som ikke kan benyttes som fremsendelsesadresse. Det er på denne baggrund, at der manuelt indberettes en alternativ fremsendelsesadresse i ESR.

Flytninger i udlandet og tilbageflytning til landet registreres ikke automatisk for ejendomme med alternativ adressering. Ønskes der en løbende opdatering af disse oplysninger, skal de meddeles direkte til ESR.

Ejendomme med alternativ adressering gennemgås manuelt en gang om året i forbindelse med skatteberegningen eller konkret ved breve, som er blevet returneret af postvæsenet. Af kommunens 22.000 ejendomme har ca. 2.500 ejendomme alternativ adressering.

Hverken CPR- eller Ejendomsstamregistret fører historiske registre over supplementsadresser.

X Kommune har anført, at det er kommunens opfattelse, at den ovenfor nævnte procedure, med manuel gennemgang af de alternative adresser i forbindelse med skatteberegningen og ved returpost, er det maksimale administrative overkommelige. Det er endvidere anført, at det vil være en betydelig administrativ lettelse, såfremt CPR- registrets supplementsadresser bliver gjort elektronisk tilgængelig.

Deres bemærkninger

De har anført, at Deres skattebillet ikke blev betalt som direkte konsekvens af, at opkrævning og rykker ikke blev modtaget, hvilket har givet anledning til at sagen er blevet oversendt til SKAT med henblik på inddrivelse. Dette har forårsaget Dem store omkostninger og uanede mængder af besvær, og De påtænker at klage til relevant instans over kommunens seneste afgørelse, hvor kommunen fastholder, at gebyrer, renter og retsafgift skal betales af Dem på trods af, at diverse opkrævninger var sendt til en meget forældet adresse.   

De har endvidere anført, at det står klart, at der ikke foretages den nødvendige kontrol, idet Ejendomsstamregisterets data benyttes, uden at oplysningernes rigtighed kontrolleres i folkeregistret/CPR-registret. Det sidste punkt skal ses i lyset af, at kommunen/KMD i modsætning til borgeren ved, at den automatiske ajourføring i visse tilfælde deaktiveres. Alligevel har man ikke indført en kontrolmekanisme.

Oplysninger fra CPR og Erhvervs- og Byggestyrelsen

De har endvidere henvist til et svar, som De har modtaget fra CPR-kontoret under Velfærdsministeriet og Erhvervs- og Byggestyrelsen, som er dataansvarlig for BBR (Bygnings- og Boligregistret).
CPR-kontoret har i en mail til Dem oplyst, at alle kommuner har adgang til Det Centrale Personregister (CPR), hvori kommunerne foretager registrering af bl.a. adresseoplysninger, som er modtaget af borgerne. Kommunerne vedligeholder således ét og samme register, nemlig CPR.

CPR-kontoret har videre oplyst, at derfra CPR dagligt tilflyder oplysninger til en lang række offentlige myndigheder, herunder kommunerne, som således har datagrundlaget for at kunne opdatere ejendomsstamregistret med aktuelle adresseoplysninger. Om dette rent faktisk sker, er CPR-kontoret imidlertid ikke bekendt med, hvorfor CPR-kontorets mail er sendt i kopi til Erhvervs- og Byggestyrelsen, som formentlig vil kunne svare på dette spørgsmål.

Erhvervs- og Byggestyrelsen har bl.a. henvist til KMD, som har oplyst, at Ejendomsstamregister- og Ejendomsbeskatningssystemer hele tiden videreudvikles i samarbejde med kommunerne. KMD er ikke bekendt med fejlsager i den omtalte sammenhæng, men er åbne for at optimere/rette op på nogle processer i samarbejde med kommunerne. Derfor henviser KMD til den pågældende kommune med henblik på at svare på de konkrete spørgsmål - også af hensyn til de lokale forhold i den pågældende kommune. Den beskrivelse af arbejdsgangene, De har fået i kommunen, ser ifølge KMD ud til at være helt efter forskrifterne.

Erhvervs- og Byggestyrelsen har herudover svaret Dem, at det lyder som om, De har fået fat i et hjørne af ejendomsdatasystemet ESR, der ser ud til ikke altid at fungere efter hensigten, men at Erhvervs- og Byggestyrelsens muligheder for at ændre dette imidlertid er noget begrænsede. Selve it-systemet ESR er ikke omfattet af lovgivning, og KMD tilpasser det på privat initiativ til den enkelte kommunes ønsker.

Datatilsynet skal herefter udtale følgende:

Indledningsvis bemærkes, at X Kommune er dataansvarlig myndighed for kommunens del af det såkaldte Ejendomsstamregister (ESR).

Det er herunder X Kommunes ansvar at sikre, at persondatalovens regler iagttages ved registerets førelse, herunder grundreglen i persondatalovens § 5, stk. 4, om datakvalitet.

Af persondatalovens § 5, stk. 4, følger, at behandling af oplysninger skal tilrettelægges således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne. Der skal endvidere foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

Datatilsynet må lægge til grund, at X kommune primo december 2006 sendte Dem en ejendomsskattebillet for skatteåret 2007. Kommunen har oplyst, at det fremgik, hvornår og hvor meget der skulle betales for hele skatteåret 2007. Sammen med ejendomsskattebilletten blev der efter det oplyste sendt et indbetalingskort til 1. rate. Datatilsynet må således lægge til grund, at indbetalingskort til 2. rate ikke samtidigt blev fremsendt.

Ejendomsskattebillet og indbetalingskort for 1. rate blev sendt til Deres supplementsadresse i Y-by i Z-land, men kom retur, og blev efterfølgende sendt til Deres arbejdsgiver. De ses ikke at have bestridt at have modtaget dette brev.

Datatilsynet må lægge til grund, at De den 4. juni 2007 opgav en ny supplementsadresse til folkeregisteret i X Kommune, og at De den 6. september 2007 meddelte tilbageflytning til Danmark til kommunens folkeregister.

Datatilsynet må endvidere lægge til grund, at disse ændringer hos kommunens folkeregister ikke førte til ajourføringer i kommunens del af ejendomsstamregisteret ESR.

Deres adresseoplysninger i ESR blev således først opdateret, efter at X Kommune havde fået den udsendte skattebillet for 2008 retur.

Datatilsynet må desuden lægge til grund, at indbetalingskort for 2. rate af ejendomsskattebilletten for 2007 medio juli blev sendt til den oprindelige adresse i Z-land, selv om De på daværende tidspunkt havde meddelt X Kommune en ny adresse i Z-land. Rykkerskrivelsen vedrørende 2. rate blev den 6. september 2007 ligeledes sendt til den gamle adresse i Z-land.

Datatilsynet finder det uheldigt, at kommunen har fremsendt indbetalingskortet og rykkerbrev til Deres tidligere adresse - tilsyneladende uden at foretage noget tjek af, om De havde meddelt kommunen en anden adresse.

Efter Datatilsynets opfattelse omfatter kommunens ajourføringsforpligtelse efter persondatalovens § 5, stk. 4, også kommunens del af ESR.

Når kommunen har indberettet ejendomme med en form for alternativ adressering i ESR, medfører dette efter det af kommunen oplyste, at automatisk folkeregisteropdatering bliver deaktiveret.

Når den automatiske folkeregisteropdatering er deaktiveret, bør X Kommune efter Datatilsynets opfattelse på anden vis sikre sig, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger, jf. kravet herom i persondatalovens § 5, stk. 4.

Datatilsynet her derfor anmodet X Kommune at forbedre sine procedurer for anvendelse af ESR i situationer, hvor der ikke sker automatisk opdatering, således at det undgås, at der anføres urigtige oplysninger på opkrævninger og andre breve. Det kan i den forbindelse f.eks. overvejes manuelt at indtaste den rigtige adresse, når kommunen modtager den i folkeregistret, at tjekke adresserne på de breve, der sendes vedrørende ejendomme, hvor opdatering er deaktiveret, eller at få registeret automatisk opdateret via CPR, hvis dette er muligt.

For så vidt angår de tre breve til Dem, som er sendt til forkerte adresser, skal Datatilsynet bemærke, at udskrivningen og fremsendelsen af disse breve, der er dannet af it-systemet, i sig selv er en behandling omfattet af persondataloven. Anvendelsen af en adresse, som det angiveligt er meddelt til kommunen ikke længere er korrekt, er efter Datatilsynets opfattelse ikke i overensstemmelse med persondatalovens § 5, stk. 4.

Datatilsynet har ved brev af dags dato, der vedlægges i kopi, gjort X Kommune bekendt med tilsynets opfattelse.

Afslutningsvis skal Datatilsynet for god ordens skyld oplyse, at tilsynet ikke har kompetence til at afgøre, i hvilket omfang det er berettiget at opkræve gebyrer i Deres sag.
 
Kopi af dette brev er dags dato sendt til X Kommune.