Afgørelse vedrørende behandling af en fratrådt medarbejders e-post-konto (I)

Publiceret 14-04-2011
Historisk afgørelse

Datatilsynet vender hermed tilbage til sagen, hvor F på vegne af M har klaget til Datatilsynet over, at V efter M´s fratræden har holdt M´s e-post-konto åben uden, at M har haft adgang til kontoen.

Sagsfremstilling

Ved brev af 7. december 2009 med bilag rettede F på vegne af medlem, M, henvendelse til Datatilsynet. Henvendelsen var foranlediget af, at M´s tidlige-re arbejdsgiver, V, tilsyneladende havde åbnet M´s e-post-konto, og derved tilgået e-post-korrespondance.

Datatilsynet besvarede henvendelsen ved brev af 8. januar 2010. Datatilsynet gjorde indledningsvist opmærksom på straffelovens bestemmelser om brevhemmelighed mv. og oplyste i forlængelse heraf om, at spørgsmålet om krænkelse af brevhemmeligheden henhører under politi og anklagemyndighed. Datatilsynet henviste på den baggrund F til at rette henvendelse til politiet vedrørende denne del af henvendelsen.

Herefter anmodede F ved brev af 25. januar 2010 Datatilsynet om at behandle henvendelsen af 7. december 2009 som en klagesag. Det blev i den forbindelse bemærket, at F havde noteret sig, det af Datatilsynet oplyste om læsning af privat e-post, og at F havde anmodet politiet om at behandle denne del af sagen.

Datatilsynet har herefter behandlet henvendelsen som en klage over, at V efter M´s fratræden holdt dennes e-post-konto åben uden, at M har haft adgang hertil.

Ved brev af 27. april 2010 med bilag er advokat A, som advokat for V fremkommet med en udtalelse til sagen.

F har ved brev af 9. juni 2010 oplyst, at man ikke har yderligere bemærkninger til sagen, og at der anmodes om en afgørelse på det foreliggende grundlag.

Det fremgår herefter af sagen, at M har været ansat som salgskonsulent hos V i perioden januar 2005 til juni 2009. Medio juni 2009 blev M opsagt og omgående fritstillet. Det blev over for M oplyst, at opsigelsen skete som følge af finanskrisen. Den 28. september 2009 blev M bortvist grundet illoyalitet over for V.

Det fremgår videre af sagen, at V har holdt M´s e-post-konto åben i tiden efter fritstillingen, samt at V har tilgået og læst e-post på e-post-kontoen. M havde ikke efter fritstillingen den 13. juni 2009 adgang til e-post-kontoen.

V har over for Datatilsynet oplyst, at e-post-kontoen er lukket for indgående og udgående post, idet V har vurderet, at der ikke længere er et driftsmæssigt hensyn, der kan begrunde, at kontoen opretholdes.

Det er endvidere oplyst, at der verserer en retssag vedrørende spørgsmålet om bortvisningens berettigelse. Ved brev af 15. februar 2011 med bilag har advokat A fremsendt kopi af dom afsagt af Retten i H den 9. februar 2011 vedrørende bortvisningen.

F´s argumenter

F har anført, at M efter opsigelse og fritstilling den 13. juni 2009 ikke længere havde adgang til den arbejdsgiverkontrollerede e-post. I perioden mellem fritstilling og bortvisning har V åbnet M´s e-post-konto.

Vedrørende læsning af e-post fra det private netværk LinkedIn1  har F anført, at LinkedIn er et værktøj til at netværke mellem personer af udelukkende privat karakter. M´s konto hos LinkedIn var opsat således, at meddelelser til M herigennem blev sendt til M´s e-post-konto hos V. Som en fejl fra M´s side er denne funktionalitet ikke blevet ændret efter opsigelsen.

F har vedrørende V´s henvisning til virksomhedens procedure for behandling af medarbejdernes e-post-konti anført, at en sådan procedure ikke er kendt af M.

V´s argumenter

Advokat A har understreget, at sagen vedrører arbejdsgivers læsning af en e-post afsendt fra en af virksomhedens faste kunder til en e-post-konto tilhørende V, som konkret blev benyttet af M.

Åbningen skete i henhold til V´s generelle e-post-politik.

Åbningen af e-post-kontoen skete i den periode, hvor M var ansat og fritstillet. Advokat A har på den baggrund anført, at M i den pågældende periode var omfattet af den almindelige loyalitetsforpligtelse.

Advokat A har anført, at problemstillingen vedrørende arbejdsgivers læsning af medarbejderes e-post udfoldes i et møde mellem to retlige miljøer: databeskyttelsesretten og ansættelsesretten. De databeskyttelsesretlige regler må følgelig tolkes og anvendes under hensyntagen til det særlige ansættelsesretlige miljø.

Advokat A har i forlængelse heraf tilføjet, at en virksomhed ikke kan basere sin aktivitet på den enkelte medarbejders konstante tilstedeværelse, endsige medarbejderens uendelige ansættelse hos virksomheden. Derfor må virksomheden have mulighed for at dele relevant information mellem flere medarbejdere eller holde sig orienteret om indholdet af den enkelte medarbejders indgående/modtagne elektroniske post, når den ansatte er fraværende i længere tid, eksempelvis som det konkret er tilfældet i forbindelse med M´s fritstilling. I sådanne tilfælde begrunder hensynet til virksomhedens aktiviteter, at der sker en traditionel central poståbning. En lignende administrativ praksis blev i øvrigt anvendt før indførelsen af elektronisk post.

Advokat A har anført, at virksomhedsrelateret post bør være tilgængelig for en afgrænset personkreds i de tilfælde, hvor der er et driftsmæssigt behov for, at posten viderebehandles. Kunder og forretningsforbindelser, som henvender sig til virksomheden, har en berettiget forventning om, at henvendelser bliver besvaret; ligesom V har en vital interesse i, at der følges op på kunders og forretningsforbindelsers henvendelser. Dette uanset om en konkret henvendelse sendes til en bestemt medarbejder, som uden kundens vidende er fraværende på det pågældende tidspunkt.

Vedrørende den konkrete sag har advokat A bl.a. anført, at V havde et driftsmæssigt behov for at følge op på e-post sendt til M´s e-post-konto, hvilket understøttes af et skræmprint af M´s indbakke, hvoraf fremgår, at der den 17. juni 2009 er sendt en anmodning om et tilbud.

Advokat A har endvidere henvist til den grundlæggende norm om arbejdsgiverens ret til at lede og fordele arbejdet, hvilket efter advokat A´s opfattelse betyder, at arbejdsgiveren kan gøre sig bekendt med alle forhold, som vedrører virksomheden, herunder enhver virksomhedsrelateret post.

Advokat A har anført, at ovenstående konkret betyder, at V som følge af driftsmæssige hensyn har gennemgået M´s arbejdsrelaterede post eller post, der fremstod som arbejdsrelateret, i den elektroniske postkasse i dennes fravær. Om hjemmelsgrundlaget for gennemgangen af posten har advokat A henvist til persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7. Advokat A har videre anført, at V alene har forfulgt saglige formål og handlet til varetagelse af en åbenbar og driftsmæssig berettiget interesse.  

Datatilsynet skal herefter udtale følgende:

Datatilsynet må lægge til grund, at en personlig e-post-adresse i en virksomhed som oftest er tæt knyttet til personens navn og eventuelt vil blive set som et synonym til navnet og dermed til personen selv.

Når en persons initialer anvendes i en e-post-adresse, vil der efter Datatilsynets opfattelse være tale om behandling af personoplysninger omfattet af persondataloven. Således vil det ved hjælp af personens initialer samt virksomhedens navn, hvilket typisk fremgår direkte af e-post-adressen, være muligt at adskille den pågældende medarbejder fra de øvrige2.

Datatilsynet må ligeledes lægge til grund, at det som regel vil være kendt både inden for virksomheden og eksternt, at den pågældende person er eller har været ansat.

En virksomheds anvendelse af en medarbejders personlige e-post-adresse udgør således efter Datatilsynets opfattelse i sig selv en behandling af personoplysninger3.

Det bemærkes herved, at selve indholdet af den e-post, der sendes og modtages, ikke nødvendigvis er personoplysninger i forhold til den pågældende medarbejder. Oplysninger om medarbejderen i dennes egenskab af f.eks. sekretær med dertilhørende arbejdsopgaver, f.eks. oplysninger om, at medarbejderen har været ansvarlig for at arrangere et møde eller bestille flybilletter, er efter Datatilsynets opfattelse ikke personoplysninger omfattet af persondataloven.

I den konkrete sag er det Datatilsynets opfattelse, at V´s anvendelse af M´s e-post-adresse efter M´s fritstilling i sig selv udgjorde en behandling omfattet af persondataloven, jf. lovens § 1, stk. 1.

Afhængigt af omstændighederne vil en virksomhed efter Datatilsynets opfattelse kunne anvende en tidligere medarbejders personlige e-post-adresse i en periode efter dennes fratræden.

Datatilsynet må således lægge til grund, at virksomheden kan have en berettiget interesse i fortsat at anvende personoplysninger for ikke at miste vigtige meddelelser til virksomheden, jf. persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7.

Datatilsynet finder på denne baggrund, at V´s anvendelse af M´s e-post-adresse til fortsat modtagelse af e-post i en periode efter M´s fritstilling og fratræden kunne ske efter interesseafvejningsreglen i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 74.

Datatilsynet har noteret sig, at anvendelse af e-post-kontoen er ophørt.

Afsluttende bemærkninger

Datatilsynet skal beklage den lange sagsbehandlingstid, som skyldes stor travlhed i tilsynet samt sagens principielle karakter.

Datatilsynet har i tilknytning til sin behandling af denne og andre sager om tilsvarende problemstillinger fundet anledning til at udforme generelle retningslinjer for behandling af fratrådte medarbejderes e-post-konti. Retningslinjerne vil blive offentlige på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet betragter herefter sagen som afsluttet

 

1 Se: www.linkedin.com

2 Se om identifikationskravet WP 136. Udtalelse nr. 4/2007 om begrebet personoplysninger, side 13.

3 Jf. definitionen i persondatalovens § 3, nr. 1: Ved "personoplysning" forstås ifølge lovens § 3, nr. 1, enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede)

4 Efter persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7, må registrering, videregivelse og anden behandling af personoplysninger ske, hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, kan forfølge en berettiget interesse, og hen-synet til den registrerede ikke overstiger denne interesse.