Spørgsmål om oplysningspligt og indsigtsret i personalesag

Publiceret 10-01-2012
Historisk afgørelse

Journalnummer: 2010-313-0384

1. Ved brev af 2. december 2010 har Dansk Sygeplejeråd på vegne af A klaget til Datatilsynet over en kommunes manglende opfyldelse af oplysningspligten. 
 
Ved brev af 16. februar 2011 er kommunen fremkommet med en udtalelse i sagen, som Dansk Sygeplejeråd har kommenteret ved brev af 8. marts 2011.

På Datatilsynets opfordring er kommunen ved e-mail af 14. september 2011 og ved telefonsamtale den 22. september 2011 fremkommet med supplerende oplysninger til sagen. Ved brev af 28. september 2011 har Dansk Sygeplejeråd kommenteret de supplerende oplysninger.

2. Det fremgår herefter af sagen, at A den 13. september 2010 tiltrådte en stilling ved kommunen. Af ansættelsesbrevet fremgik, at de første 3 måneder af ansættelsesforholdet var prøvetid. 

Det fremgår endvidere, at der i perioden 17. – 23. september 2010 blev afholdt 5 samtaler mellem A og forskellige personer fra ledelsen. Det fremgår af notaterne fra de pågældende samtaler, at A’s arbejde og adfærd blev drøftet. Notaterne indeholder referat af udsagn og tilkendegivelser under de 5 samtaler – dels fra navngivne ledelsespersoner – dels fra A.

Det fremgår videre af sagen, at kommunen ved brev af 1. oktober 2010 indkaldte A til en tjenstlig samtale. Indkaldelsen indeholdt følgende passus: ”Du indkaldes hermed til tjenstlig samtale den 11. oktober 2010 kl. 08.00. På baggrund af de samtaler vi løbende har haft, vil vi ved mødet drøfte situationen og perspektiverne for dit fremtidige ansættelsesforhold ved kommunen.”

Datoen for samtalen blev efter det oplyste rykket til den 15. oktober 2010. 

Af referatet af 15. oktober 2010 af samtalen fremgår bl.a., at ældrechefen redegjorde for, at ledelsen har afholdt 5 samtaler med A i forbindelse med de problemstillinger, ledelsen oplever i forbindelse med A. Der redegjordes herefter ifølge referatet for de omhandlede problemstillinger. 

Ifølge referatet oplyste A hertil, at hun ikke har opfattet de 5 samtaler som samtaler, der blev afholdt på grund af utilfredshed, men som løbende evalueringssamtaler. Bisidderen for A efterspurgte ifølge referatet notater fra de omhandlede 5 samtaler, som kommunen oplyste ville blive fremsendt i forbindelse med høringsskrivelsen. 

Det fremgår herefter af sagen, at kommunen sendte samtalenotaterne til A i forbindelse med en høringsskrivelse fremsendt den 15. oktober 2010.

Ved brev af 24. oktober 2010 kommenterede A kommunens høring og anførte bl.a., at de 5 notaters eksistens og indhold kom bag på hende, og at hun ville forvente at have haft mulighed for at komme med bemærkninger til indholdet.

Ved brev af 26. oktober 2010 blev A opsagt i prøvetiden af kommunen fra sin stilling […]. I opsigelsen skrev kommunen, at ledelsen siden A’s ansættelse havde afholdt 5 samtaler med A, hvor der var blevet gjort opmærksom på de problemer, som ledelsen havde oplevet i forbindelse med A’s opgavevaretagelse.

3. Dansk Sygeplejeråd har over for Datatilsynet anført, at A ikke var bekendt med, at ovenstående 5 samtaler var i forbindelse med problemstillinger, som kommunen oplevede i forbindelse med A, og at det kunne få ansættelsesmæssige konsekvenser.

Dansk Sygeplejeråd har endvidere anført, at A var af den opfattelse, at det var drøftelser i forbindelse med hendes introduktionsforløb, da hun på det givne tidspunkt kun havde været ansat i kommunen i 14 dage.

I den forbindelse har Dansk Sygeplejeråd anført, at det er foreningens opfattelse, at der ikke må ligge sådanne notater om de ansatte, uden at de ansatte er orienteret herom, samt at kommunen hermed har tilsidesat oplysningspligten efter persondatalovens § 28.

Kommunen har anført, at det er dennes opfattelse, at oplysningerne er indsamlet hos A i perioden 17. til 23. september 2010, og at A således var bekendt med indholdet af samtalerne, samt at A derudover blev orienteret om notaterne den 15. oktober 2010 og modtog notaterne den 16. oktober 2010.

Kommunen har endvidere oplyst, at den mener, at persondatalovens § 28 er overholdt.

Dansk Sygeplejeråd har endvidere anført, at kommunen har tilsidesat pligten til at give indsigt i de omhandlede samtalenotater.

4. Datatilsynet skal herefter udtale følgende:

4.1. I persondatalovens1  (herefter loven) kapitel 8 er der regler om den dataansvarliges oplysningspligt over for den registrerede. Reglerne er uddybet i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder2  (herefter vejledningen).

4.1.1. Ved indsamling af oplysninger hos den registrerede skal den dataansvarlige eller dennes repræsentant ifølge persondatalovens § 28, stk. 1, give den registrerede meddelelse om følgende:

1) Den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet.
2) Formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.
3) Alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som f.eks.:

a) Kategorierne af modtagere.

b) Om det er obligatorisk eller frivilligt at besvare stillede spørgsmål samt mulige følger af ikke at svare.

c) Om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.

Det fremgår af vejledningen, at der skal gives den registrerede meddelelse om, for det første den dataansvarliges og dennes eventuelle repræsentants identitet, jf. lovens § 28, stk. 1, nr. 1. 

Endvidere skal der gives meddelelse om formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt, jf. lovens § 28, stk. 1, nr. 2. I kravet om formålsangivelse ligger, at der skal gives den registrerede tilstrækkelig information til, at den pågældende bliver klar over, hvad der er baggrunden for, at der indsamles oplysninger om den pågældende. Hvilke krav der i det enkelte tilfælde skal stilles til formålsangivelsen, vil bero på en vurdering af de konkrete omstændigheder omkring behandlingen af oplysningerne. Da hensigten med bestemmelsen - som nævnt oven for under pkt. 2 - er at skabe åbenhed omkring behandlingen af oplysninger, må det dog kræves, at den dataansvarlige - som minimum - underretter den registrerede om, hvad de indsamlede oplysninger skal bruges til eller påtænkes brugt til på indsamlingstidspunktet. Indsamlede oplysninger kan herefter i den periode, som er nødvendig hertil, behandles i disse øjemed. Oplysningerne vil endvidere i almindelighed kunne behandles (benyttes) til andre, efterfølgende saglige formål, uden at den dataansvarlige på ny skal give den registrerede meddelelse, hvis behandlingen ikke er uforenelig med det eller de formål, som oprindeligt er oplyst til den registrerede i forbindelse med opfyldelsen af oplysningspligten. 

Endelig skal der gives meddelelse om alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, jf. lovens § 28, stk. 1, nr. 3. 

Opregningen i § 28, stk. 1, nr. 3, litra a-c er ikke udtømmende. Der vil derfor efter omstændighederne kunne påhvile den dataansvarlige en pligt til at give den registrerede anden information end de oplysninger, som følger af bestemmelserne i litra a-c. Om der skal gives den registrerede anden (yderligere) information beror - ligesom med hensyn til bestemmelserne i litra a-c - på en konkret vurdering af, om dette er nødvendigt for, at den registrerede kan varetage sine interesser i det enkelte tilfælde. Der skal endvidere tages hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet. Oplysningspligten omfatter som udgangspunkt alene oplysninger, som på indsamlingstidspunktet må anses for nødvendige i bestemmelsens forstand. 

4.1.2. Efter lovens § 28, stk. 1, indtræder den dataansvarliges oplysningspligt over for den registrerede ved indsamlingen af oplysninger.

Det fremgår af vejledningen, at den registrerede som udgangspunkt skal have meddelelse om de i § 28 nævnte forhold samtidig med indsamlingen af oplysninger hos den registrerede.

Det fremgår af endvidere af vejledningen, at der ikke gælder nogen formkrav til meddelelsen til den registrerede. Det er imidlertid den dataansvarlige, som - i tilfælde af uenighed om, hvorvidt der er givet den fornødne underretning til den registrerede - skal kunne dokumentere, at oplysningspligten er opfyldt.

Det følger også af vejledningen, at i tilfælde, hvor offentlige myndigheder indhenter oplysningerne mundtligt, f.eks. under møder med den pågældende, i forbindelse med interview, ved rapportoptagning eller ved samtidig oprettelse af og tilførsel til en journal eller lignende, kan det godt tænkes, at myndigheden vil kunne dokumentere, at oplysningspligten er iagttaget, når det af rapporten, journalen m.v. fremgår, at oplysningerne er afgivet mundtligt til den pågældende. Den, der noterer sådanne oplysninger på sagen, har typisk ingen personlig interesse i sagens realitet og foretager notatet under det tjenstlige og strafferetlige ansvar, hvorunder alle offentligt ansatte virker, og notatet må derfor kunne tillægges betydelig bevismæssig værdi.

En offentlig myndighed, som mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, skal gøre notat om indholdet af oplysningerne, jf. lov om offentlighed i forvaltningen (offentlig-hedsloven) § 6.

4.1.3. Efter lovens § 28, stk. 2, kan der i de situationer, hvor der indsamles oplysninger hos den registrerede selv, gøres undtagelse fra oplysningspligten, hvis den registrerede allerede er bekendt med de oplysninger, som er omfattet af oplysningspligten. Om dette er tilfældet, vil bero på en konkret vurdering af omstændighederne omkring indsamlingen af oplysningerne.

Af vejledningen fremgår endvidere, at lovens § 28, stk. 2, bygger på den forudsætning, at den dataansvarlige skal opfylde sin oplysningspligt, hvis den dataansvarlige er i tvivl om, hvorvidt den registrerede allerede er bekendt med de i stk. 1, nr. 1-3, anførte oplysninger.

4.2. Det er Datatilsynets opfattelse, at oplysningerne i de pågældende notater er omfattet af persondatalovens anvendelsesområde, og at der er tale om en situation omfattet af persondatalovens § 28.

Kommunen har henvist til, at A var bekendt med indholdet af samtalerne. Datatilsynet har forstået kommunens bemærkninger således, at kommunen mener, at der var tale om en situation, hvor den registrerede allerede var bekendt med de oplysninger, som er omfattet af oplysningspligten, jf. § 28, stk. 2.
 
Da de omhandlede udsagn og tilkendegivelser blev indsamlet ved samtaler mellem A og hendes daværende arbejdsgiver, kommunen, er det Datatilsynets opfattelse, at A var bekendt med den dataansvarliges identitet, jf. lovens § 28, stk. 1, nr. 1.

Af hvert af de 5 samtalenotater fremgår, hvad der konkret har givet anledning til den pågældende samtale, Det fremgår eksempelvis af notatet af 17. september 2010: ”A er blevet bedt om, at komme op til en samtale grundet misforhold mellem mine og A’s forventninger til jobbet […].” Af notatet af 22. september 2010 fremgår: ”Samtalen foranlediget af oplysninger til områdelederne […] om at A udtrykker utilfredshed med sin løn indplacering og ansættelse efter […] overenskomst […].”

Under henvisning til det, som er anført i notaterne, og til, at det må anses for et naturligt led i samtalen at redegøre over for A for, hvorfor den finder sted, er det Datatilsynets vurdering, at formålet med at indhente A’s tilkendegivelser og vurderinger har været klart i de konkrete samtalesituationer.

Det er endvidere Datatilsynets opfattelse, at inddragelsen – og dermed den efterfølgende brug – af de omhandlede oplysninger i afskedigelsen ikke udløser krav om ny meddelelse efter § 28. Der henvises herved til det ovenfor under pkt. 4.1.1. anførte. Datatilsynet har herved lagt vægt på, at A var ansat på prøve, og at det derfor må have stået hende klart, at der foregik en bedømmelse og evaluering af hendes arbejde og adfærd, og at forløbet af de stedfundne samtaler ville indgå heri. 

Med hensyn til at give besked om eventuelle yderligere oplysninger, der i den konkrete situation er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, finder Datatilsynet, at det ville have været bedst stemmende med persondatalovens § 28, stk. 1, nr. 3, hvis kommunen havde gjort A bekendt med adgangen til at anmode om indsigt i og berigtigelse af oplysninger, der var indsamlet vedrørende hende i de 5 samtalenotater. Datatilsynet har herved lagt vægt på, at hensynet bag reglerne om oplysningspligt er at informere den registrerede om, at der behandles oplysninger om vedkommende, og at den pågældende derved sættes i stand til at kunne varetage sine interesser. 

Datatilsynet har gjort kommunen bekendt med sin opfattelse. 
Kopi af Datatilsynets brev til kommunen vedlægges.

4.3. Datatilsynet gør opmærksom på, at persondataloven ikke indeholder en høringsbestemmelse. Det ligger således uden for Datatilsynets kompetence at vurdere, hvorvidt og hvornår der skal foretages høring over dokumenter i en afskedigelsessag. 

Det ligger endvidere uden for Datatilsynets kompetence at vurdere, om ansættelsesretlige procedurer er overholdt ved gennemførelsen af de omhandlede samtaler mellem ledelsen og A, og om det var rimeligt at lægge vægt på oplysningerne i de omhandlende notater i forbindelse med afskedigelsen af A.

For så vidt angår Dansk Sygeplejeråds påstand om, at kommunen har tilsidesat deres pligt til at give indsigt, har Datatilsynet lagt vægt på det i sagen oplyste om, at kommunen har fremsendt notaterne samme dag, som der blev fremsat anmodning herom.

Der er således ikke grundlag for at antage, at kommunen har tilsidesat forpligtelsen efter persondatalovens § 31, hvorefter den dataansvarlige snarest skal besvare modtagne begæringer om indsigt

1. Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger med senere ændringer.
2. Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i lov om behandling af personoplysninger.