I brev af 16. oktober 2003 har fagforening F, på vegne af medlem K klaget til Datatilsynet over, at virksomhed V ikke ønsker at slette og/eller fjerne påtale givet til K den 21. november 2000 fra dennes personalemappe.
V er ved brev af 18. december 2003 fremkommet med en udtalelse til sagen, som F har kommenteret i brev af 21. januar 2004. Der er desuden indhentet oplysninger telefonisk.
V har til sagen oplyst, at den afgivne påtale er placeret på den pågældende medarbejders personalemappe. Formålet hermed er dels at sikre overholdelse af en kollektiv indgået aftale, lokalaftale 9.A, og dels at sikre, at kommende ledere kan se dokumentation for det præcise indhold af en afgiven påtale. V har oplyst, at man desuden ikke ønsker at risikere, at selskabet under en afskedigelsessag bliver mødt med en påstand om, at der på personalemappen ikke ligger nogen dokumentation for tidligere afgivne påtaler.
V finder desuden, at fordi en påtale har været placeret i en personalemappe i mere end 1½ - 2 år, kan det ikke antages, at den dermed generelt ikke længere har nogen ansættelsesretlig relevans. V er af den opfattelse, at det må være op til en opmand eller dommer at vurdere konkret, hvorvidt en tidligere afgivet påtale eller advarsel stadig har ansættelsesretlig relevans eller ej, herunder om den kan indgå i eller som en del af et afskedigelsesgrundlag. Den ansættelsesretlige relevans vil således fuldstændig afhænge af de konkrete omstændigheder, som påtalen/advarslen blev afgivet under og det forhold, som en given sag måtte omhandle.
F har til sagen oplyst, at påtalen blev givet den 21. november 2000. Den 23. februar 2001 blev det skriftligt noteret, at forholdene nu var i orden. F er af den opfattelse, at påtalen skal slettes i medfør af § 5, stk. 5, idet påtalen ikke længere er nødvendig i forhold til formålet med påtalen. F henviser i den forbindelse til, at alvorlige påtaler og advarsler forældes efter maksimum 2 år i henhold til den arbejdsretlige litteratur. F finder derfor ikke, at advarslen kan indgå i et afskedigelsesgrundlag, eller at der er behov for at kunne dokumentere påtalen overfor V’s kommende ledelse, idet påtalen/advarslen ikke længere har betydning for ansættelsesforholdet.
Der er til brug for sagen fremsendt kopi af lokalaftale nr. 9.A. Der fremgår ikke noget nærmere af aftalen om, hvorvidt eller hvornår en påtale skal fjernes/ slettes fra en personalemappe.
Datatilsynet skal herefter udtale følgende:
Persondataloven gælder ifølge lovens § 1, stk. 1, for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.
Loven gælder tillige for anden ikke-elektronisk systematisk behandling, som udføres for private, og som omfatter oplysninger om personers private eller økonomiske forhold eller i øvrigt oplysninger om personlige forhold, som med rimelighed kan forlanges unddraget offentligheden, jf. § 1, stk. 2. Dette gælder ikke for lovens kapitel 8 og kapitel 9.
Ved “personoplysninger” forstås ifølge lovens § 3, nr. 1, enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede).
Ved “behandling” forstås ifølge lovens § 3, nr. 2, enhver operation eller række af operationer med eller uden brug af elektronisk databehandling, som oplysningerne gøres til genstand for. Omfattet af begrebet er f.eks. indsamling, registrering, videregivelse og opbevaring.
I lovens § 3, nr. 4, defineres "den dataansvarlige" som den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af oplysninger.
Efter det oplyste opbevares påtalen i K’s personalemappe. Forholdet må derfor anses for omfattet af lovens § 1, stk. 2.
Efter persondatalovens § 5, stk. 5, må indsamlede oplysninger ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles.
Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette må afgøres af den dataansvarlige i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf må der efter Datatilsynets opfattelse navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en personalesag, herunder at virksomheden har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i personalesagen, må efter Datatilsynets opfattelse anses for et sagligt formål i personaleadministrativ sammenhæng.
Samtidig har Datatilsynet ikke grundlag for at tilsidesætte V’s vurdering af, at det ikke generelt kan antages, at påtalen efter 1½ - 2 år ikke længere har nogen ansættelsesretlig relevans.
Datatilsynet finder derfor ikke grundlag for i medfør af persondatalovens § 5, stk. 5, at udtale sig imod V’s fortsatte opbevaring af påtalen i personalemappen.
Det understreges, at tilsynet ikke herved har taget stilling til betydningen af en advarsel/påtale i en ansættelsesretlig sammenhæng.
Kopi af denne skrivelse er d.d. sendt til V til orientering.