Journalnummer: 2003-321-0243
1. Ved brev af 10. marts 2003 har kontorcheferne ved statsamterne rettet henvendelse til Civilretsdirektoratet (nu Familiestyrelsen) og Den Sociale Ankestyrelse om fortolkning af reglerne om oplysningspligt i relation til børn og unge under 18 år i de sociale og familieretlige sager, som statsamterne behandler.
Efter drøftelse med Datatilsynet og Den Sociale Ankestyrelse har Civilretsdirektoratet videresendt henvendelsen til Datatilsynet med anmodning om en udtalelse.
Af statsamternes brev fremgår, at spørgsmålet om underretning af børn og unge under 18 år i henhold til persondatalovens § 29 kan forekomme inden for en række sagsområder, som statsamterne behandler.
Fra det familieretlige område nævnes sager om børnebidrag, sager om udøvelse af samvær og sager om forældremyndighed. Fra det socialretlige område nævnes sager om merudgifter på grund af sygt eller handicappet barn, sager om begrænsninger i samværet med børn anbragt uden for hjemmet og sager om mellemkommunal refusion vedrørende anbragte børn og sager om hjælpemidler til børn.
Statsamterne anfører, at baggrunden for henvendelsen er, at mange i statsamterne er betænkelige ved at underrette børn efter persondataloven. Realiteten er så vidt vides, at ingen statsamter på nuværende tidspunkt praktiserer at give underretning til børn og unge under 18 år. Dette er uden sammenhæng med de tilfælde, hvor statsamterne af andre grunde inddrager barnet eller den unge i behandlingen af en familieretlig sag. Statsamternes betænkeligheder i forbindelse med underretning drejer sig især om, hvilken skadevirkning det kan have at give barnet eller den unge underretning, specielt hvis forældrene har forsøgt at holde barnet eller den unge uden for deres indbyrdes konflikt om børnebidragets størrelse, samværets udøvelse og lignende. På det sociale område vil det efter statsamternes opfattelse ligeledes forekomme absurd f.eks. at skulle underrette et tvangsanbragt barn i forbindelse med, at to kommuner ikke kan blive enige om, hvem der skal betale for barnets ophold i en plejefamilie.
Statsamterne anfører endvidere, at nogle har hævdet det synspunkt, at underretning efter persondataloven må anses som en form for partsbeføjelse, og at umyndiges partsbeføjelse skal varetages af forældremyndighedsindehaveren. Hvis dette udgangspunkt følges, ville man f.eks. i en sag, hvor faderen søger om ændring af samvær, skulle underrette moderen og barnet v/ moderen som forældremyndighedsindehaver. Dette forekommer umiddelbart noget bureaukratisk og vil formentlig være helt uforståeligt for modtagerne.
2. Datatilsynet skal - efter at sagen har været behandlet i Datarådet – udtale følgende:
2.1. Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger (persondataloven) gælder ifølge lovens § 1, stk. 1, for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk databehandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.
I persondatalovens kapitel 8 er der fastsat regler om den dataansvarliges oplysningspligt over for den registrerede. § 28 vedrører indsamling af oplysninger hos den registrerede selv, mens § 29 vedrører indsamling af oplysninger hos andre end den registrerede.
Ved indsamling af oplysninger hos den registrerede skal den dataansvarlige eller dennes repræsentant ifølge persondatalovens § 28, stk. 1, give den registrerede meddelelse om følgende:
- Den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet.
- Formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.
- Alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som f.eks.:
- Kategorierne af modtagere.
- Om det er obligatorisk eller frivilligt at besvare stillede spørgsmål samt mulige følger af ikke at svare.
- Om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.
Ifølge § 28, stk. 2, gælder bestemmelsen i stk. 1 ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de i nr. 1-3 nævnte oplysninger.
I tilfælde, hvor oplysninger indsamles hos tredjemand, følger det af lovens § 29, stk. 1, at det påhviler den dataansvarlige eller dennes repræsentant ved registreringen, eller hvor de indsamlede oplysninger er bestemt til videregivelse til tredjemand, senest når videregivelsen finder sted, at give den registrerede meddelelse om følgende:
- Den dataansvarliges eller dennes repræsentants identitet.
- Formålet med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.
- Alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som f.eks.:
- Hvilken type oplysninger det drejer sig om.
- Kategorierne af modtagere.
- Om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.
Ifølge § 29, stk. 2, gælder bestemmelsen i stk. 1 ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de i nr. 1-3 nævnte oplysninger, eller hvis registreringen, eller videregivelsen udtrykkeligt er fastsat ved lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov.
Ifølge § 29, stk. 3, gælder bestemmelsen i stk. 1 heller ikke, hvis underretning af den registrerede viser sig umulig eller er uforholdsmæssigt vanskelig.
Ifølge persondatalovens § 30, stk. 1, gælder bestemmelserne i § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, ikke, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser, herunder hensynet til den pågældende selv.
Ifølge § 30, stk. 2, kan undtagelse fra bestemmelserne i § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, tillige gøres, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til offentlige interesser, herunder navnlig til en række interesser, der er opregnet i bestemmelsen.
2.2. Nærmere retningslinier om registreredes rettigheder er fastsat i Datatilsynets vejledning nr. 126 af 10. juli 2000. Der kan bl.a. henvises til afsnit 1 om anvendelsesområde mv., herunder navnlig punkt 1.5., hvor problemstillingen om hovedpersoner/bipersoner er omtalt, og til afsnit 2, der omhandler oplysningspligt.
I rettighedsvejledningen under punkt 2.3.1.1. anføres følgende vedrørende § 28, stk. 2:
”Efter lovens § 28, stk. 2, kan der i de situationer, hvor der indsamles oplysninger hos den registrerede selv, gøres undtagelse fra oplysningspligten, hvis den registrerede allerede er bekendt med de oplysninger, som er omfattet af oplysningspligten. Om dette er tilfældet, vil bero på en konkret vurdering af omstændighederne omkring indsamlingen af oplysningerne.
I de tilfælde, hvor indsamlingen af oplysninger sker ved, at den registrerede selv, eventuelt uopfordret, har rettet henvendelse til den dataansvarlige, vil det dog i almindelighed kunne lægges til grund, at den registrerede allerede er bekendt med de oplysninger, der efter lovens § 28, stk. 1, skal gives den pågældende. Den registrerede vil således som altovervejende hovedregel være bekendt med den dataansvarliges identitet, samt formålet med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt, jf. lovens § 28, stk. 1, nr. 1 og 2. Endvidere vil det i almindelighed ikke - under hensyn til de omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet - være nødvendigt at give den registrerede yderligere oplysninger for, at den pågældende kan varetage sine interesser, jf. § 28, stk. 1, nr. 3.
Også i de situationer, hvor den dataansvarlige aktivt indsamler oplysninger hos den registrerede (f.eks. gennem en ansøgningsblanket), vil det i mange tilfælde kunne lægges til grund, at den registrerede allerede er bekendt med de i lovens § 28, stk. 1, nr. 1 og 2, anførte oplysninger. I begge de nævnte situationer gælder det dog, at lovens § 28, stk. 2, bygger på den forudsætning, at den dataansvarlige skal opfylde sin oplysningspligt, hvis den dataansvarlige er i tvivl om, hvorvidt den registrerede allerede er bekendt med de i stk. 1, nr. 1-3, anførte oplysninger.”
Under punkt 2.3.1.2. anføres bl.a. følgende vedrørende § 29, stk. 2, 1. led:
”Af lovens § 29, stk. 2, 1. led, følger, at der i de tilfælde, hvor de indsamlede oplysninger ikke stammer fra den registrerede selv, kan gøres undtagelse fra oplysningspligten, hvis den registrerede allerede er bekendt med de oplysninger, som efter bestemmelsens stk. 1 er omfattet af oplysningspligten.
Om dette er tilfældet, vil bero på en konkret vurdering af omstændighederne omkring indsamlingen af oplysningerne. I modsætning til hvad der gælder efter undtagelsesbestemmelsen i lovens § 28, stk. 2, jf. oven for under pkt. 2.3.1.1., vil den dataansvarlige ofte ikke kunne lægge til grund, at den registrerede allerede er bekendt med de oplysninger, som den dataansvarlige er forpligtet til at give meddelelse om. Navnlig spørgsmålet om, hvorvidt den registrerede skal have meddelelse om de i § 29, stk. 1, nr. 3, anførte oplysninger, må forventes at være svært at vurdere i praksis. Dette skal endvidere ses i lyset af, at lovens § 29, stk. 2, 1. led, bygger på den forudsætning, at den dataansvarlige skal give den registrerede meddelelse i overensstemmelse med stk. 1, hvis den dataansvarlige er i tvivl om, hvorvidt den registrerede allerede er bekendt med de i stk. 1, nr. 1-3, nævnte oplysninger.”
Under punkt 2.3.3. i rettighedsvejledningen anføres bl.a. følgende om vurderingen af, hvornår underretning kan undlades, i tilfælde hvor dette anses som uforholdsmæssig vanskelig, jf. § 29, stk. 3:
”Er der tale om enkeltsagsbehandling, vil der være en formodning for, at det ikke vil være uforholdsmæssigt vanskeligt at opfylde oplysningspligten, navnlig ikke hvis opfyldelsen heraf kan ske i forbindelse med iværksættelsen af andre sagsbehandlingsskridt m.v. over for den registrerede. Er der tale om et større antal identiske sager, vil det derimod ofte kunne være uforholdsmæssigt vanskelig at opfylde oplysningspligten. Der må dog stilles krav om et meget betydeligt antal sager, førend forholdet kan begrunde, at oplysningspligten ikke skal opfyldes, og der skal under alle omstændigheder foretages en afvejning over for den registreredes interesse i, at oplysningspligten bliver efterlevet, jf. nedenfor.
Det anførte skal ses i sammenhæng med, hvor indgribende behandlingen af de indsamlede oplysninger er for den enkelte borger. Jo større betydning databehandlingen må antages at have for den enkelte, jo mere taler for, at den dataansvarlige skal opfylde sin oplysningspligt. Omvendt i de tilfælde, hvor den registreredes interesse i at modtage underretning om indsamlingen af oplysninger må anses for at være begrænset. Dette vil bl.a. kunne være tilfældet med hensyn til eventuelle , om hvem der behandles personoplysninger.
Uanset at bipersoner som udgangspunkt har de samme rettigheder efter persondataloven, som andre registrerede personer, jf. oven for under pkt. 1.5., skal der - på baggrund af de ovennævnte momenter - for hver enkelt behandling af oplysninger om bipersoner tages stilling til, om oplysningspligten skal opfyldes over for den pågældende. En sådan vurdering vil i almindelighed falde ud til, at eventuelle indsamlede eller registrerede oplysninger om bipersoner er uden betydning for de pågældende i forbindelse med den behandling af personoplysninger, som den dataansvarlige foretager. Dette vil bl.a. være tilfældet, hvis f.eks. en dataansvarlig kommune indhenter oplysninger om en person og i samme forbindelse anmoder vedkommende om oplysninger om andre personer, f.eks. familiens læge, angivet med navn og tjenesteadresse, personens hjemmehjælper eller lignende personer. Nævnes kan endvidere det tilfælde, at pårørende optræder som bipersoner, f.eks. ved ansøgning om optagelse i daginstitution, ved ansøgning om adoptionstilskud eller ved ansøgning om offentlige ydelser eller offentlig service. For alle disse situationer gælder det, at behandlingen ikke vil have konsekvenser for vedkommende biperson, hvorfor der normalt ikke vil skulle gives underretning efter lovens § 29, stk. 1.
Indgår i sagen oplysninger om bipersoners rent private forhold, jf. lovens § 7, stk. 1, og § 8, stk. 1 og 4, kan dette efter omstændighederne tale for nogen tilbageholdenhed med at anvende undtagelsen.”
Under punkt 2.3.4. anføres bl.a. følgende om undtagelser fra oplysningspligten efter § 30:
”I lovens § 30 er fastsat yderligere regler om, i hvilket omfang den dataansvarlige kan gøre undtagelse fra oplysningspligten. Bestemmelsen har kun betydning, hvis underretning af den registrerede ikke kan undlades efter lovens § 28, stk. 2, og § 29, stk. 2 og 3, jf. oven for under pkt. 2.3.1.-2.3.3.
Af lovens § 30, stk. 1, følger, at den dataansvarlige er fritaget fra oplysningspligten efter lovens § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser, herunder hensynet til den pågældende selv.
Undtagelse pga. afgørende hensyn til private interesser kan efter omstændighederne gøres af hensyn til forretningshemmeligheder eller af hensyn til beskyttelse af andre personer, som indgår i behandlingen. Anvendelse af undtagelsen af hensyn til vedkommende selv vil formentlig kun komme på tale i ganske få tilfælde. Der vil kun sjældent være grundlag for at antage, at selve underretningen om, at oplysningerne behandles af vedkommende dataansvarlig, vil være til væsentlig skade for vedkommende. Det kan dog tænkes, f.eks. inden for det psykiatriske område, hvor underretningen om relevante forhold for patienten i givet fald må formidles på andre måder.
...
Indskrænkning i den dataansvarliges oplysningspligt kræver efter de nævnte bestemmelser i § 30 en konkret afvejning af de modstående interesser, som er anført. Afvejningen må foretages for hver enkelt oplysning for sig med den virkning, at der, såfremt sådanne hensyn kun gør sig gældende for en del af de i lovens § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, nævnte oplysninger, skal gives den registrerede meddelelse om de øvrige oplysninger. I visse tilfælde kan selve det forhold, at der er indsamlet oplysninger om den registrerede, dog være af en sådan fortrolig karakter, at der ikke påhviler den dataansvarlige en pligt til at give underretning om nogen af de i § 29, stk. 1, nævnte oplysninger, idet den registrerede i givet fald vil få kendskab til, at der er indsamlet oplysninger om den pågældende hos tredjemand.
I afvejningen efter bestemmelserne i lovens § 30 indgår som nævnt på den ene side den registreredes interesse i at få kendskab til de i lovens § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, nævnte oplysninger. Heroverfor står hensynet til offentlige og private interesser, herunder hensynet til den registrerede selv. De interesser, der kan beskyttes, er både den dataansvarliges og tredjemands interesser, herunder bl.a. private forretningshemmeligheder, den professionelle tavshedspligt, som læger og advokater skal iagttage, retten til at forberede sit eget forsvar i retssager samt beskyttelse af menneskerettighederne.
Med udtrykket >>afgørende hensyn<< er det tilkendegivet, at undtagelse fra oplysningspligten kun kan gøres, hvor der er nærliggende fare for, at privates eller offentliges interesser vil lide skade af væsentlig betydning. Bevisbyrden herfor påhviler den dataansvarlige.”
2.3. Statsamternes forespørgsel vedrører efter Datatilsynets opfattelse både spørgsmålet om, hvornår der er oplysningspligt over for børn og unge, og spørgsmålet om, hvem der i givet fald skal have meddelelse efter persondatalovens § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1.
2.4. Efter Datatilsynets opfattelse må statsamternes vurdering af, hvornår der er oplysningspligt over for børn og unge, foretages på grundlag af de almindelige retningslinier i rettighedsvejledningens afsnit 2. Det vil sige, at det konkret må vurderes, om der skal gives meddelelse efter § 28, stk. 1, eller § 29, stk. 1, eller om situationen er omfattet af en af de nævnte undtagelser. Det bør i den forbindelse fremhæves, at spørgsmålet om oplysningspligt ikke er knyttet til partsbegrebet i afgørelsessager.
Som det fremgår af rettighedsvejledningen punkt 1.5. og punkt 2.3.3, er eksempelvis såkaldte bipersoner, om hvem der behandles oplysninger inden for lovens anvendelsesområde, jf. § 1, stk. 1, som udgangspunkt omfattet af de samme rettigheder efter persondataloven som andre registrerede personer.
Med hensyn til undtagelsen fra oplysningspligten er det Datatilsynets vurdering, at det på de omhandlede sagsområder navnlig vil være relevant for statsamterne at overveje § 28, stk. 2, og § 29, stk. 2, 1. led, § 29, stk. 3, samt § 30, stk. 1. Det afhænger af en konkret vurdering, om der kan gøres undtagelse fra oplysningspligten. Den dataansvarlige må således i hvert enkelt tilfælde foretage en selvstændig vurdering af dette spørgsmål.
Særligt med hensyn til bestemmelsen i § 29, stk. 3, hvorefter oplysningspligten ikke gælder, hvis underretningen af den registrerede viser sig umulig eller uforholdsmæssig vanskelig, er det Datatilsynets umiddelbare opfattelse, at denne undtagelse ikke kan finde anvendelse på de sociale og familieretlige sager, der vedrører børn og unges meget personlige forhold. I sager om eksempelvis forældremyndigheds- og samværsspørgsmål og sager om foranstaltninger vedrørende børn og unge efter den sociale lovgivning, hvor der behandles mange fortrolige og følsomme oplysninger om de pågældende børn og unge, og hvor de i en række tilfælde tillige skal inddrages i behandlingen, finder Datatilsynet således som hovedregel ikke, at meddelelse efter § 29, stk. 1, kan undlades i forhold til børnene og de unge under henvisning til interesseafvejningsreglen i § 29, stk. 3.
Datatilsynet skal i tilknytning hertil pege på muligheden for at gøre undtagelse fra oplysningspligten efter § 30, stk. 1, hvis den registreredes interesse i at få kendskab til oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private interesser, herunder hensynet til den pågældende selv, jf. ovenfor under pkt.2.2. Bestemmelsen har kun betydning, hvis underretning af den registrerede ikke kan undlades efter § 28, stk. 2, og § 29, stk. 2, og 3.
Datatilsynet har tidligere tilkendegivet, at der skal udøves forsigtighed ved anvendelsen af undtagelsesbestemmelsen i persondatalovens § 30. Tilsynet finder det imidlertid nærliggende, at der i visse sociale og familieretlige sager kan foreligge sådanne afgørende hensyn, at de kan begrunde en fravigelse af oplysningspligten over for børn og unge.
Spørgsmålet om anvendelse af undtagelsen i § 30, stk. 1, må dog samtidig overvejes i lyset af, hvem en eventuel meddelelse efter § 28, stk. 1, eller § 29, stk. 1, skal gives til, jf. nedenfor pkt. 2.5.
2.5. Hvis der skal gives meddelelse efter persondatalovens § 28 eller § 29, opstår dernæst spørgsmålet om, hvem meddelelse skal gives til, når der er tale om behandling af oplysninger om børn og unge.
Datatilsynet finder, at meddelelse efter § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1, som hovedregel først skal gives til børn og unge selv, når de er fyldt 15 år. Datatilsynet har herved lagt vægt på, at det almindeligvis må antages at forudsætte en vis alder at forstå indholdet af en sådan meddelelse. Det må endvidere antages, at alene sådanne større børn og unge har en interesse i at modtage oplysninger, der sætter dem i stand til at varetage egne interesser og eventuelt gøre brug af andre rettigheder i persondataloven i forlængelse heraf.
I de tilfælde, hvor det vurderes, at børn og unge skal have meddelelse, er det endvidere Datatilsynets opfattelse, at der ikke kan gøres undtagelse herfra, under henvisning til, at forældremyndighedsindehaveren allerede er bekendt med relevante oplysninger, jf. § 28, stk. 2, og § 29, stk. 2, 1. led. Undtagelserne forudsætter således, at den mindreårige allerede selv er bekendt med de relevante oplysninger.
Det er endvidere Datatilsynets opfattelse, at i forbindelse med opfyldelse af oplysningspligten over for en person, der er fyldt 15 år, skal der som altovervejende hovedregel gives meddelelse til forældremyndighedsindehaveren. I en række sager omhandlende en person, der er fyldt 15 år, hvor den pågældende selv har modtaget meddelelse i henhold til persondatalovens regler, går Datatilsynet ud fra, at det ofte vil være påkrævet tillige at inddrage forældremyndighedsindehaveren i forbindelse med sagens behandling. Det må i sidste ende bero på en vurdering i det konkrete tilfælde, om det er nødvendigt, at også forældremyndighedsindehaveren har viden om behandlingen af oplysninger om børn og unge. Undtagelsesvist kan sagen være af en sådan privat karakter for den mindreårige, at dette kan begrunde undladelse af at give meddelelse til forældremyndighedsindehaveren.
Med hensyn til børn og unge under 15 år er det Datatilsynets vurdering, at oplysningspligten skal opfyldes i forhold forældremyndighedsindehaveren og ikke selvstændigt i forhold til det enkelte barn.
Datatilsynet har i den forbindelse lagt vægt på, at det som anført må antages at forudsætte en vis alder og modenhed, før en mindreårig vil kunne varetage egne interesser, og at mindreåriges interesser indtil dette tidspunkt må varetages af forældremyndighedsindehaveren. Det er ligeledes af betydning for Datatilsynets vurdering, at en person under 15 år ofte må antages at have vanskeligt ved at forstå betydningen af en meddelelse i henhold til persondatalovens regler.
Med hensyn til den praktiske fremgangsmåde mener Datatilsynet, at meddelelsen til den mindreårige i en række tilfælde kan gives i samme brev som meddelelsen til forældremyndighedsindehaveren. Forældremyndighedsindehaver vil derefter i givet fald normalt kunne give den mindreårige en forklaring om sagen, som er afpasset den pågældendes individuelle modenhed og indsigt.
Datatilsynet vil ikke udelukke, at der undtagelsesvis i konkrete tilfælde kan være forhold, som taler for at give særskilt meddelelse til børn og unge også under 15 år. Dette må bero på statsamternes konkrete vurdering, hvor eksempelvis det forhold, at barnet skal høres i sagen bl.a. i henhold til lov om forældremyndighed og samvær § 29 og børnekonventionen artikel 12, kan føre til, at det forekommer hensigtsmæssigt samtidig at give meddelelse efter persondataloven til den pågældende.
Datatilsynet skal afslutningsvist understrege, at ovenstående udtalelse er vejledende, og at tilsynet må forbeholde sig sin endelige stillingtagen i en eventuel konkret klagesag.