Journalnummer: 2003-631-0118
1. Gennem medieomtale og en henvendelse fra fagforening (F) blev Datatilsynet i 2003 bekendt med, at virksomhed (V) i vidt omfang indhentede kreditoplysninger fra RKI Kredit Information A/S på ansøgere til jobs i V.
Datatilsynet besluttede på den baggrund at tage sagen op af egen drift og anmodede såvel V som RKI Kredit Information A/S om udtalelser i sagen.
Den 9. februar 2004 afgav Datatilsynet – efter behandling i Datarådet – en udtalelse vedrørende V’s indhentelse af kreditoplysninger om stillingsansøgere.
Datatilsynet anmodede bl.a. V om at foranledige, at der i de enkelte butikker mv. inden for V-koncernen fremover alene indhentes kreditoplysninger på stillingsansøgere til særligt betroede stillinger.
Datatilsynet anmodede endvidere RKI Kredit Information A/S om at præcisere sine abonnementsvilkår vedrørende adgangen til indhentelse af oplysninger om stillingsansøgere.
Ved brev af 29. april 2004 bekræftede V, at V Gruppen havde besluttet at ændre sin praksis i forbindelse med ansættelser, således at V Gruppen kun tjekker ansøgere til særligt betroede stillinger, idet V Gruppen bemærkede, at kasseassistenter anses for betroede medarbejdere.
Ved brev af 16. juni 2004 med bilag har F på ny rettet henvendelse til Datatilsynet om sagen. Henvendelsen var vedlagt et dokument benævnt ”V-information fra HR-afdelingen” om ny praksis i V vedrørende tjek i RKI Kredit Information A/S, der efter F’s opfattelse er i modstrid med de retningslinier, som fremgår af Datatilsynets brev af 9. februar 2004.
På den baggrund har Datatilsynet genoptaget behandlingen af sagen.
Til brug for Datatilsynets sagsbehandling er V ved breve af 18. august og 23. november 2004 samt 19. april 2005 fremkommet med udtalelser i sagen. Datatilsynet har tillige indhentet supplerende oplysninger telefonisk hos V den 17. januar 2006.
F har kommenteret V’s udtalelser ved breve af 30. december 2004, 4. februar og 7. juni 2005.
På foranledning af Datatilsynet er Dansk Handel og Service fremkommet med en udtalelse i sagen ved brev af 17. maj 2005.
2. Sagens baggrund
2.1. Vedlagt sit brev af 16. juni 2004 har F fremsendt information til Datatilsynet om ”V- information fra HR-afdelingen” hidrørende fra V vedrørende tjek i RKI Kredit Information A/S.
Af denne skrivelse fremgår, at stillingsbetegnelser som pengeoptællere, lukkeansvarlige, medarbejdere i kassekontor, kundeservice og kiosk, portnere, varemodtagelsesansvarlige, salgs-, drifts- og produktionsledere, samt alle stillinger herover, skal anses som særligt betroet.
I stormagasinerne anses endvidere alle medarbejdere beskæftiget med kassebetjening for at være særligt betroet med den begrundelse, at disse medarbejdere har adgang til at registrere varereturnering m.v. Kasseekspedienter i V Super betragtes dog ikke som særligt betroet, på lige fod med kasseassistenter i varehusene.
2.2. V har oplyst til sagen, at selskabet som følge af Datatilsynets udtalelse af 9. februar 2004 har udarbejdet listen ”V- information fra HR-afdelingen”, der inddeler en række stillingsbetegnelser i kategorierne 1) særligt betroet stilling, 2) betroet stilling og 3) ikke særligt betroet stilling.
På listen over særligt betroede i varehusene er følgende stillingsbetegnelser angivet: direktør, varehuschef, butikschef, souschef, afdelingschef, salgs-/drifts-/produktionsleder, portner og varemodtagelsesansvarlig, pengeoptællere, lukkeansvarlige, kassemedarbejdere på kassekontor, kundeservice og kiosk samt medarbejder i stormagasiner, der beskæftiger sig med kassebetjening (bortset fra V Super). Og i de centrale funktioner: direktør, ledende medarbejdere med økonomiansvar, bogholder, portner og varemodtagelsesansvarlig.
Om det ansættelsesretlige grundlag for destillingskategorier, der betragtes som særligt betroede, har V oplyst, at salgs-, drifts- og produktionsleder er ansat på chefkontrakt, og at det samme gør sig gældende for så vidt angår varemodtagelsesansvarlige i én enhed af V. De øvrige stillingskategorier er ikke er ansat med særlige ansættelsesbreve – alle ansættes som funktionærer.
Kassemedarbejdere ansættes ved en ansættelsesprocedure, der består af en samtale med personalechefen og afdelingschefen. Aflønning foretages ud fra en individuel vurdering, og ca. 75 % af kassemedarbejderne er aflønnet på et niveau højere end overenskomsten.
V anser således alle kasseassistenter på den almindelige kasselinie som betroede, mens kasseassistenter, der har adgang til at registrere varereturneringer og udbetale penge til kunderne, anses som særligt betroede.
De øvrige kategorier af stillinger anser selskabet som særligt betroede ud fra det arbejde personerne udfører, og den fuldmagt personerne har til at handle på V’s vegne, såvel som det ansvar ansættelsen indebærer.
Den udvidede fuldmagt til at handle på V’s vegne bekendtgøres over for kassemedarbejdere ved kasselinien ved, at de ansatte får besked på, at alle reklamationer og returneringer skal henvises til kiosken eller kundeservice.
I relation til kontrolforanstaltninger er det oplyst, at alle medarbejdere refererer til en chef og er underlagt kontrolforanstaltninger i forbindelse med deres opgavevaretagelse.
Om selve kontrolforanstaltningerne er det oplyst, at en gang månedligt udskrives en oversigt over den enkelte medarbejders salg og varereturneringer. Denne oversigt bliver omdelt til afdelingschefer, personalechefer samt stormagasinschefer. Oversigten kan være med til at vise, hvis en medarbejder har unormalt mange varereturneringer. Kundeservice laver desuden dagligt stikprøver på de foretagne varereturneringer. Ved disse stikprøver gennemgås bilag for uregelmæssigheder, og afdelingschefen og stormagasinschefen informeres, såfremt der findes eksempler på sådanne.
Tilsvarende gælder for de andre stillingskategorier i andre kæder, som selskabet anser for særligt betroede.
2.2.1. Alle kassemedarbejdere i stormagasiner har ifølge det oplyste ud over de almindelige funktioner tillige pligt til at kunne efterleve stormagasinernes reklamationspolitik. Kassemedarbejderen har i den relation kompetence til at træffe afgørelser i forbindelse med kundereklamationer. Ud over efterlevelse af stormagasinernes reklamationspolitik har kassemedarbejderne i stormagasinerne også ansvaret for at gøre kassen op - herunder at kassen til enhver tid indeholder det ønskede beløb byttepenge.
Medarbejdernes kompetence i forbindelse med reklamationer sammenholdt med den praktiske opbygning af afdelingerne gør efter V’s opfattelse, at salgsmedarbejderne i stormagasinerne har lettere adgang til at foretage fiktive transaktioner og andre besvigende tiltag. V understreger i den forbindelse, at der ofte er flere salgsassistenter, der har adgang til den samme kasseskuffe, hvilket ikke er sædvanligt for kasseassistenterne. Erfaringerne har vist, at dette faktum gør, at det er meget vanskeligt at opklare en kassemanko i en salgsafdeling i modsætning til i en kasselinie.
2.2.2. V har anført, at udover en række praktiske opgaver er portnerjobbet i én enhed af V forbundet med en række arbejdsopgaver, der kun kan tildeles til en særligt betroet medarbejder.
Portneren er ansvarlig for at åbne og lukke stormagasinerne og har som følge heraf adgang til stormagasinerne uden for åbningstid. Portneren er som den eneste medarbejder fritaget for adgangs- og udgangsprocedure, da portneren er den sidste person, der forlader stormagasinet. Endvidere er portneren ansvarlig for adgangs- og udgangskontrol af andre medarbejdere og chefer, og i forbindelse med indbrud o.lign. vil det være den ansvarlige portner, der bliver tilkaldt til stormagasinet udenfor åbningstid.
2.2.3. En stilling som salgsleder i V indebærer ifølge det oplyste bl.a., at salgslederen overtager ansvaret for den daglige ledelse i tilfælde, hvor afdelingschefen er bortrejst. Salgslederen følger i den forbindelse op på bl.a. regnskaber, løn og spørgsmål vedrørende personale. Salgslederen betegnes også souschef.
I større enheder i V-koncernen er der ifølge det oplyste foruden en stilling som salgsleder også en stilling som driftsleder. I butikker med både en salgsleder og en driftsleder, varetager salgslederen ansvaret for butikken, mens driftslederen er ansvarlig for driften af virksomheden.
Produktionslederen, en stilling der alene findes i en enhed af V, kommer ifølge det oplyste efter afdelingsleder, salgsleder og en evt. driftsleder. Dette kan f.eks. være i slagterafdelingen, hvor produktionschefen leder og fordeler arbejdet blandt de ansatte slagtere.
Såvel salgs-, drifts- og produktionsleder er ansat på en chefkontrakt.
2.2.4. Funktionen varemodtagelsesansvarlig vil ifølge det oplyste i almindelighed være tillagt en afdelingschef. Funktionen kan imidlertid også være tillagt andre ansatte – f.eks. en portner eller salgsassistent.
3. I sit brev af 16. juni 2004 anfører F, at V’s praksis vedrørende tjek i RKI Kredit Information A/S efter F’s opfattelse er klart ulovligt og en direkte tilsidesættelse af Datatilsynets afgørelse af 9. februar 2004, som V den 29. april 2004 bekræftede at ville følge.
I sine udtalelser til sagen har F bl.a. henvist til, at den juridiske litteratur i begrebet ”særligt betroede” lægger op til, at en særligt betroet medarbejder skal kunne disponere på virksomhedens vegne ud over det bagatelagtige.
Det er som følge heraf F’s opfattelse, at selv om salgsassistenter har mulighed for at disponere i reklamationssager, er dette ikke tilstrækkeligt til at give dem ”særlige beføjelser”, der medfører, at de er ansat som særligt betroede medarbejdere.
F henviser til, at det tillige anføres, at en ”almindelig sælger”, der blot skal afsætte varer til fastsatte priser, ikke indtager en særligt betroet stilling. Heraf kan udledes, at en salgsassistent ikke i henhold til funktionærlovens § 18 er en særligt betroet medarbejder.
V’s forståelse af begrebet ”særligt betroet” synes imidlertid at dreje sig om, hvorvidt man har penge ”mellem hænderne” eller har adgang til butikken udenfor åbningstid. Efter F’s opfattelse lægger Datatilsynets udtalelse ikke op til denne fortolkning af begrebet.
3.1. Om stillingen som portner anfører F, at denne ikke kan anses som særligt betroet, idet portnerjobbet normalt indebærer opgaver af mere praktisk karakter, som ikke medfører et ansvar, der kan sidestilles med afdelingschef, varehuschef etc.
3.2. Efter F’s opfattelse kan en varemodtagelsesansvarlig endvidere ikke anses for en særligt betroet stilling. En varemodtagelsesansvarlig har ikke særlige ansvarskompetencer, og normalt ligger en sådan stilling på niveau med en salgs- eller områdeassistent.
I lighed med salgsassistenter, områdeassistenter etc. kontrolleres vedkommende løbende af den overordnede leder. En varemodtagelsesansvarlig har således ingen chefkompetencer og falder derfor ikke ind i den kategori af bogholder, afdelingsleder, souschef osv.
Ligeledes aflønnes en varemodtagelsesansvarlig sædvanligvis ikke højere end andre salgsassistenter.
Stillingen kan dog betragtes som særligt betroet, såfremt medarbejderen er ansat og aflønnet efter en chefkontrakt.
3.3. For så vidt angår lukkeansvarlige, pengeoptællere og kasseassistenter, der har adgang til at registrere varereturneringer og udbetale penge er det F’s opfattelse, at disse stillingsbetegnelser ikke har karakter af særligt betroede.
Mange salgsassistenter har som led i deres arbejde ansvaret for en række forskelligartede funktioner - herunder at lukke afdelingen, gøre kassen op, rådgive og vejlede kunder, bestille varer, håndtere reklamationer etc. Disse er således sædvanlige funktioner, der ikke kan sidestilles med de krav, der stilles, for at kunne anses som særligt betroet. Sådanne medarbejdere er normalt ansat på samme vilkår som andre salgsassistenter og aflønnes ikke højere end disse.
Varereturnering og reklamationer er også blandt de arbejdsopgaver, som ligger inden for uddannelsen som salgsassistent. Hvis reklamationer, returvarer og opgørelse mv. i sig selv kan gøre, at man skal anses som særligt betroet, vil en stor del af salgsassistenterne i butikkerne fremover kunne tjekkes i RKI Kredit Information A/S, uagtet at der er tale om almindelige kasseassistenter, som aflønnes på linie med andre salgsassistenter, er underlagt de samme instruktioner og kontrol, og som er ansat på en ansættelseskontrakt svarende til de øvrige medarbejdere.
F har i forlængelse heraf noteret sig, at kassemedarbejdere skal følge en udførlig reklamationspolitik, at der føres grundig kontrol med den enkelte, at ansættelse sker på sædvanlig vis ved en samtale samt, at kassemedarbejderne på sædvanlig vis refererer til afdelingschefen.
3.4. Om ansatte kassemedarbejdere og salgsassistenter i stormagasiner, anfører F, at disse medarbejdere er ansat på samme vilkår, som alle andre i stormagasinerne, og at begge grupper oplæres i reklamation, og at alle, der betjener en kasse, enten ved kasselinien eller i en afdeling, kan håndtere varereturneringer.
Endvidere er ansættelses- og oplæringsproceduren den samme for en kassemedarbejder og en salgsassistent.
4. Ved brev af 17. maj 2004 har Dansk Handel og Service oplyst, at der ikke kan siges noget generelt om en sondring i branchen mellem forskellige typer af butiksassistenter. Om der er forskel, afhænger helt af forholdene i den enkelte virksomhed. Uanset om der sker en sondring, vil alle butiksassistenter være omfattet af samme overenskomst.
Dansk Handel og Service oplyser yderligere, at detailbranchen skønner, at den hvert år er udsat for et svind på op til 5 mia. kroner. Det anslås, at medarbejderne står bag ca. en tredjedel af dette svind. Det er derfor af afgørende betydning for detailhandlen, at man kan undgå at placere personer, der kan risikere at give efter for fristelsen til at tilegne sig virksomhedens midler i stillinger, hvor adgangen dertil er særligt let – f.eks. en stilling med adgang til at modtage returvarer. Selvom der sker stikprøvekontrol, er dette på ingen måde tilstrækkeligt til at komme svindet til livs. Det skyldes bl.a., at det ofte er vanskeligt at henføre svindet til én bestemt medarbejder, fordi flere har adgang til den samme kasse.
For så vidt angår de enkelte stillingskategorier henvises der til V’s egen redegørelser.
5. Datatilsynet skal – efter sagen har været behandlet på et møde i Datarådet – i forlængelse af sin udtalelse af 9. februar 2004 udtale følgende:
Som tilkendegivet i Datatilsynets udtalelse af 9. februar 2004 til V vedrørende indhentelse af kreditoplysninger på stillingsansøgere i RKI sætter persondatalovens § 5, stk. 1-3, efter tilsynets opfattelse, grænser for, i hvilke tilfælde der kan indhentes kreditoplysninger på stillingsansøgere.
Datatilsynet finder således ikke, at en virksomhed efter persondatalovens ikrafttræden må indhente kreditoplysninger om jobansøgere, medmindre der er tale om ansættelse i en særligt betroet stilling. Der henvises herved også til justitsministerens tilkendegivelse til HK/Handel i brev af 15. marts 2000.
I den nævnte udtalelse af 9. februar 2004 tilkendegav Datatilsynet som sin opfattelse, at i relation til V’s varehuse kan stillingen som varehuschef, butikschef, souschef og afdelingsleder anses som særligt betroede.
Derimod fandt Datatilsynet ikke, at en stilling som flaskedreng, servicemedarbejder, butiks- og salgsassistent vil have karakter af en særligt betroet stilling.
Med hensyn til kontorpersonale og andre administrative medarbejdere fandt Datatilsynet, at stillinger, som udelukkende indebærer opgaver af mere praktisk karakter, som f.eks. pakning af post, journaliseringsarbejde, telefonomstilling m.v., ikke kan anses for særligt betroede stillinger. Derimod fandt tilsynet, at f.eks. en stilling som ledende medarbejder med økonomiansvar og som bogholder må anses for særligt betroede stillinger.
Datatilsynet tilkendegav i den forbindelse, at det forhold, at en medarbejder håndterer værdier, herunder kontanter, som led i det daglige arbejde ikke i sig selv indebærer, at en stilling kan karakteriseres som særligt betroet.
I overensstemmelse med sin første udtalelse i sagen må Datatilsynet fastholde, at en stilling som butiks- eller salgsassistent ikke har karakter af en særligt betroet stilling.
Datatilsynet finder således ikke, at en stilling som butiks- eller salgsassistent ændrer karakter til en særligt betroet stilling, fordi stillingen tillægges funktioner som eksempelvis pengeoptæller, lukkeansvarlig, varemodtagelsesansvarlig eller udøver sine funktioner andre steder end i en kasselinie.
Tilsynet har herved navnlig lagt vægt på, at en stilling som butiks- eller salgsassistent generelt må betragtes som en underordnet funktionærstilling, og at de af V fremhævede funktioner efter det oplyste må anses for sædvanlige funktioner ved ansættelse som butiks- og salgsassistent.
Datatilsynet finder tilsvarende, at stillingen som portner generelt må anses for en underordnet funktionærstilling, som ikke kan anses for særligt betroet. Tilsynet finder ikke, at det, som V har anført om portnerens funktioner og opgaver, kan føre til en anden vurdering.
Med hensyn til stillingskategorierne salgs-, drifts- og produktionsleder har Datatilsynet på baggrund af det, som er oplyst til sagen, vurderet, at disse stillinger ikke i sig selv indebærer et sådant ansvar, at de kan sidestilles med de stillinger, som Datatilsynet i sin udtalelse af 9. februar 2004 anså for særligt betroede stillinger. Det vil sige stillingerne som varehuschef, butikschef, souschef og afdelingsleder. Tilsynet har således lagt til grund, at stillingerne som salgs-, drifts- og produktionsleder i udgangspunktet er underordnet i forhold til souschef og afdelingsleder/afdelingschef.
Datatilsynet skal som følge heraf anmode V om at foranledige, at der i de enkelte butikker mv. inden for V-koncernen fremover alene indhentes kreditoplysninger på stillingsansøgere i overensstemmelse med tilsynets udtalelse af 9. februar 2004 og det ovenfor anførte.
Datatilsynet skal endvidere anmode V om at slette allerede indhentede kreditoplysninger om medarbejdere i og ansøgere til stillinger, der i henhold til det anførte ikke kan betragtes som særligt betroede.
Datatilsynet skal anmode V om at bekræfte, at V-koncernen ændrer sin praksis i forbindelse med ansættelser i overensstemmelse med tilsynets tilkendegivelser.