Journalnummer: 2007-631-0021
1. Ved brev af 20. september 2007 rettede Datatilsynet henvendelse til et fitnesscenter (F) og oplyste, at Datatilsynet var blevet opmærksom på, at F foretager tv-overvågning, og at Datatilsynet havde besluttet at starte en sag af egen drift. Datatilsynet anmodede i den forbindelse F om en udtalelse, herunder svar på en række konkrete spørgsmål.
Ved brev af 24. oktober og 26. november 2007 rykkede Datatilsynet for svar på tilsynets brev af 20. september 2007.
Ved telefonsamtale af 8. januar 2008 oplyste F, at der var opdaget en masse post i en postkasse, der ikke blev benyttet, heriblandt Datatilsynets breve. F oplyste endvidere, at Datatilsynet ville modtage svar inden ugens udgang.
Ved brev af 11. februar 2008 fremkom F med en udtalelse. Af udtalelsen fremgår, at udtalelsen tidligere er fremsendt den 10. januar 2008. Datatilsynet ses ikke at have modtaget udtalelsen før den 11. februar 2008.
Ved brev af 13. marts 2008 anmodede Datatilsynet om yderligere oplysninger. Datatilsynet rykkede for svar ved brev af 9. maj 2008.
Den 30. maj 2008 foretog Datatilsynet politianmeldelse af F for overtrædelse af persondatalovens § 62, stk. 1, jf. § 70, stk. 1, nr. 3, jf. § 70, stk. 5, ved ikke at have svaret på Datatilsynets brev af 13. marts 2008.
Ved brev af 25. marts 2009 med bilag fremsendte X Politi (P) en redegørelse til Datatilsynet, hvoraf det fremgår, at F ved brev af 19. april 2008 har svaret på Datatilsynets brev af 13. marts 2008. Den 31. marts 2009 oplyste P telefonisk, at P herefter ikke foretager sig yderligere i sagen.
Datatilsynet orienterede herefter ved brev af 31. marts 2009 F om, at Datatilsynet på baggrund af de nye oplysninger i sagen ville vurdere sagen nærmere.
2. I anledning af, at Datatilsynet var blevet opmærksom på F’s tv-overvågning, anmodede Datatilsynet ved brev af 20. september 2007 F om en udtalelse, herunder om svar på en række konkrete spørgsmål, som i det følgende er markeret med kursiv.
2.1. Om F foretager tv-overvågning, og i givet fald med hvilket formål F foretager tv-overvågning
F har ved brev af 10. januar 2008 oplyst, at F foretager tv-overvågning som en integreret del af virksomhedens tyverisikring.
Ved brev af 19. april 2008 har F endvidere anført, at den primære tv-overvågning skyldes indbrud, og at anlægget skal forebygge svind samt sikre de ansattes og medlemmernes ve og vel.
2.2. Omfanget af tv-overvågningen, herunder antal af kameraer, samt hvilke områder der er omfattet af overvågningen, herunder om der foretages overvågning af omklædningsfaciliteter
F har ved brev af 10. januar 2008 oplyst, at der er installeret fire kameraer, og at overvågningen er begrænset til F’s fitnessområde samt de tre døre, der fører ind til centret fra gaden.
F har endvidere oplyst, at der ikke foretages overvågning af solarier og omklædning.
Ved brev af 19. april 2008 har F supplerende oplyst, at overvågning foretages i træningssalen.
2.3. Om tv-overvågningen er begrænset til visse tidspunkter af døgnet, f.eks. aften og nattetimerne
F har i brev af 10. januar 2008 oplyst, at overvågningen kører 24 timer.
Ved brev af 19. april 2008 har F oplyst, at opsætningen af tv-overvågning samme dag er ændret, således at det hele lagres på en harddisk, og at der herefter optages 24 timer i døgnet.
2.4. Om der sker lagring/optagelse af billeder fra tv-overvågningen, og i givet fald hvornår oplysningerne fra tv-overvågningen bliver slettet
F har i brev af 10. januar 2008 oplyst, at lagring er mulig, men at det ikke foretages på nuværende tidspunkt.
Ved brev af 19. april 2008 har F oplyst, at opsætningen af tv-overvågning samme dag er ændret, således at det hele lagres på en harddisk, der fysisk befinder sig i virksomhedens aflåste lager.
2.5. Om oplysningerne fra tv-overvågningen bliver videregivet og i givet fald til hvem, i hvilke tilfælde og med hvilket formål
F har oplyst, at oplysningerne ikke bliver videregivet.
2.6. Om der bliver oplyst om tv-overvågning og i givet fald hvordan, herunder om der er opsat skilte om overvågningen
F har oplyst, at der skiltes ved indgangen til centret med tydelig "her videoovervåges".
2.7. Om man på overvågningsbillederne kan se ansatte og/eller medlemmer
F har oplyst, at det både er muligt at se ansatte og medlemmer på tv-overvågningen.
2.8. Om de ansatte har fået meddelelse, om at der foregår tv-overvågning, og i givet fald det nærmere indhold heraf
F har i brev af 10. januar 2008 oplyst, at de ansatte er informeret om overvågningen og formålet hermed.
Ved brev af 19. april 2008 har F oplyst, at der mundtligt informeres om, at overvågningen foretages i træningssalen, at der optages 24 timer i døgnet, at den primære overvågning skyldes indbrud, og at der oplyses mundtligt om, at anlægget skal forebygge svind samt sikre de ansattes og medlemmernes ve og vel.
2.9. Om medlemmerne har fået meddelelse om, at der foretages tv-overvågning, og i givet fald det nærmere indhold heraf
F har oplyst, at medlemmerne er informeret om overvågningen og formålet hermed.
2.10. Hvem der har adgang til billederne/optagelserne
F har i brev af 10. januar 2008 oplyst, at kun direktøren (D) har adgang til optagelserne.
F har i brev af 19. april 2008 oplyst, at opsætningen er ændret således, at både D og medarbejderne har adgang til harddisken, hvorpå optagelserne lagres.
2.11. Hvorfra der er adgang til billederne/optagelserne
F har i brev af 10. januar 2008 oplyst, at der kun er adgang til tv-overvågningen fra D’s hjemme pc.
Ved brev af 19. april 2008 har F oplyst, at opsætningen af tv-overvågning samme dag er ændret, således at det hele lagres på en harddisk, der fysisk befinder sig i virksomhedens aflåste lager.
F har endvidere oplyst, at der ikke længere forefindes forbindelse til D’s hjemme pc.
2.12. Hvilke sikkerhedsforanstaltninger der bliver truffet mod, at oplysningerne kommer til uvedkommendes kendskab
F har i brev af 10. januar 2008 oplyst, at D’s hjemme pc er beskyttet med diverse passwords.
Ved brev af 19. april 2008 har F oplyst, at adgangsdelen på harddisken, hvorpå optagelserne lagres, er sikret med en kode.
Datatilsynet skal herefter udtale følgende:
Persondataloven gælder for enhver behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning, jf. persondataloven § 1, stk. 7.
3.1. Omfanget af tv-overvågning
Persondataloven indeholder en række grundlæggende principper for den dataansvarliges behandling, herunder indsamling, ajourføring, opbevaring m.v. af oplysninger. Disse krav, som fremgår af § 5, skal altid være opfyldt – dvs. også i forbindelse med tv-overvågning.
Indsamling af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål. Dette fremgår af § 5, stk. 2.
Oplysninger, som behandles, skal være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne indsamles, og de formål, hvortil oplysningerne senere behandles, jf. § 5, stk. 3.
Persondatalovens proportionalitetsprincip fører til, at det i første omgang må overvejes, om det ønskede formål kan nås med mindre indgribende midler end tv-overvågning og registrering, og at overvågning skal gennemføres på en sådan måde, at den virker mindst muligt integritetskrænkende for den registrerede.
Datatilsynet har noteret sig, at F foretager tv-overvågning med det formål at forebygge kriminalitet i form af indbrud og svind samt skabe tryghed for de ansatte og medlemmerne.
Datatilsynet har endvidere noteret sig, at tv-overvågningen foretages hele døgnet, og at der foretages tv-overvågning af indgangspartier samt fitnessområde og/eller træningssal. Datatilsynet har desuden noteret sig, at solarier og omklædningsområde ikke tv-overvåges.
Datatilsynet skal gøre opmærksom på, at det i første omgang er den dataansvarlige, som skal vurdere, om betingelserne i persondataloven er opfyldt, herunder i hvilken tidsmæssig udstrækning det er nødvendigt at tv-overvåge. På samme måde er det i første omgang den dataansvarlige, som skal vurdere, hvilke lokaler og områder, det er nødvendigt at tv-overvåge af hensyn til de formål, som forfølges.
Det af F oplyste giver ikke umiddelbart Datatilsynet anledning til bemærkninger, men Datatilsynet forbeholder sig ret til stillingtagen ved en eventuel klage over tv-overvågningen eller ved en eventuel inspektion af F.
Datatilsynet skal endvidere bemærke, at Datatilsynet ikke har vurderet omfanget af tv-overvågningen i forhold til anden lovgivning, herunder straffelovens § 264 a, som forbyder uberettiget tv-overvågning af personer, der befinder sig på et ikke frit tilgængeligt sted. Dette forbud har bl.a. betydning for kontorer, der ikke er åbne for publikum, butikkers baglokaler, lagerrum osv. Tv-overvågning af personer, der befinder sig på et ikke frit tilgængeligt sted, vil i almindelighed være uberettiget, hvis der ikke er givet samtykke af den person, der overvåges, eller af den, der har rådighed over det pågældende sted.
3.2. Sletning
Billed- og lydoptagelser med personoplysninger, der optages i forbindelse med tv-overvågning i kriminalitetsforebyggende øjemed, skal slettes senest 30 dage efter, at optagelserne er foretaget. Dette følger af persondatalovens § 26 a, stk. 2.
Fristen på 30 dage vil ikke gælde, hvis opbevaring af en optagelse i et længere tidsrum er nødvendig af hensyn til den dataansvarliges behandling af en konkret tvist (f.eks. en sag om bortvisning af en ansat). Bestemmelsen giver adgang til at opbevare oplysninger om den, som tvisten vedrører, men derimod ikke til opbevaring af optagelser af andre personer, som ikke har relation til den pågældende tvist. Opbevaring af såkaldt »overskudsinformation« skal den dataansvarlige undgå ved i videst muligt omfang at anonymisere de pågældende oplysninger. Dette fremgår af persondatalovens § 26 a, stk. 3.
I tilfælde, hvor opbevaring af optagelser er nødvendig i et længere tidsrum end 30 dage af hensyn til den dataansvarliges behandling af en konkret tvist, skal den dataansvarlige hurtigst muligt og inden 30 dages fristens udløb underrette den, som tvisten vedrører, og efter anmodning udlevere en kopi af optagelsen til den pågældende. Den kopi, som udleveres, forudsættes forinden anonymiseret i det ovenfor nævnte omfang.
F ses ikke have oplyst til Datatilsynet, hvornår optagelser fra tv-overvågningen slettes.
Datatilsynet skal derfor henstille, at optagelser fra F’ tv-overvågning senest slettes efter 30 dage, såfremt dette ikke allerede er tilfældet.
Datatilsynet skal endvidere anbefale, at der udarbejdes en fast sletterutine for at sikre overholdelse af 30 dages fristen.
3.3. Videregivelse
Billed- og lydoptagelser med personoplysninger, der optages i forbindelse med tv-overvågning i kriminalitetsforebyggende øjemed, må kun videregives, hvis
- den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke,
- videregivelsen følger af lov eller
- videregivelsen sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed.
Dette fremgår af persondatalovens § 26 a, stk 1.
Datatilsynet har noteret sig, at F ikke videregiver optagelser fra tv-overvågning.
3.4. Information om tv-overvågning
Selv om den dataansvarlige informerer om tv-overvågning ved at opsætte skilte herom, så skal den dataansvarlige også være opmærksom på i fornødent omfang at give oplysninger som krævet i persondatalovens § 29. Dette fremgår af persondatalovens § 26 b.
Der gælder en undtagelse til oplysningspligten efter § 29, hvis registreringen eller videregivelsen af oplysninger udtrykkeligt er fastsat ved lov, eller hvis underretning af den registrerede viser sig umulig eller er uforholdsmæssigt vanskelig.
Det vil ikke være umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt for f.eks. en arbejdsgiver, der foretager tv-overvågning af en arbejdsplads, at opfylde oplysningspligten over for de ansatte.
Ved en sådan overvågning vil det derfor – ud over den skiltningspligt mv., som følger af tv-overvågningslovens regler – som udgangspunkt påhvile den dataansvarlige forud for tv-overvågningens iværksættelse at give meddelelse til den enkelte ansatte om tv-overvågningen.
Den dataansvarliges pligt til at give oplysning om tv-overvågning omfatter ud over den dataansvarliges medarbejdere også en pligt til at give oplysning til alle de personer, der fast kommer i lokalerne eller udfører arbejde i lokalerne. Det gælder, uanset om ansættelseskontrakten er indgået med den dataansvarlige eller en anden virksomhed, f.eks. et rengøringsfirma.
Den dataansvarlige vil eventuelt kunne lade den anden virksomhed, som de pågældende er ansat i, give informationen, men det er den dataansvarliges ansvar, at meddelelse gives.
Persondataloven indebærer, at der skal oplyses om:
- den dataansvarliges og dennes eventuelle repræsentants identitet
- formålene med behandlingen samt
- alle yderligere oplysninger, der er nødvendige for, at de personer, der behandles oplysninger om, varetage deres interesser.
Datatilsynet har i sin praksis nærmere præciseret, hvilke oplysninger man som dataansvarlig bør give i forbindelse med tv-overvågning:
- Den dataansvarliges eller dennes repræsentants identitet.
- Formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt. Kravet indebærer, at der skal gives den registrerede tilstrækkelig information til, at den pågældende bliver klar over, hvad der er baggrunden for, at der indsamles oplysninger om den pågældende.
- Alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, herunder f.eks. hvilken type oplysninger det drejer sig om, kategorierne af modtagere og reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.
- Oplysning om, at optagelserne vil blive videregivet til politiet, samt om, i hvilke tilfælde dette vil kunne ske.
- Information om, i hvilke tilfælde optagelser vil blive gennemgået (f.eks. om dette finder sted i form af stikprøvekontrol eller i forbindelse med mistanke om kriminelle aktiviteter el. lign.).
- Hvor længe oplysningerne bliver opbevaret.
- I hvilke lokaler overvågningen foregår.
Oplysningspligten indebærer, at der skal gives meddelelse ved indsamlingen af oplysningerne og i almindelighed inden for 10 dage.
Hvis der er tale om kontrol – f.eks. af en virksomheds medarbejdere – følger det af kravet om god databehandlingsskik i persondatalovens § 5, stk. 1, at der skal gives forudgående information.
Datatilsynet har noteret sig, at F har oplyst, at der tydeligt skiltes med tv-overvågningen ved indgangen til centret.
Datatilsynet skal gøre opmærksom på, at F bør opsætte skilte ved alle indgangsdøre til centret, og at det herudover kan være nødvendigt at placere et antal skilte forskellige steder i et lokale, hvis der er tale om et større lokale.
Datatilsynet har endvidere noteret sig, at F har oplyst, at der mundtligt informeres om tv-overvågningen, herunder om formålene samt omfanget.
Datatilsynet skal anbefale, at information om tv-overvågning fremover gives skriftligt til ansatte i F. Informationen bør indeholde information om de punkter, som er omtalt ovenfor.
Informationen skal være forudgående, så f.eks. nyansatte skal have besked i forbindelse med deres ansættelse, eller når de begynder at arbejde i tv-overvågede lokaler. Informationen kan f.eks. gives i en personalehåndbog eller lignende, som den ansatte får udleveret.
Nærmere information om bl.a. tv-overvågning af arbejdspladser kan findes i den tv-overvågningspjece, som Datatilsynet og Justitsministeriet har udarbejdet. Pjecen kan læses på Datatilsynets hjemmeside.
Med hensyn til information til F’s medlemmer, så er det Datatilsynets umiddelbare vurdering, at hvis F som dataansvarlig vurderer, at det vil være uforholdsmæssigt vanskeligt at give individuel underretning om overvågningen til centrets medlemmer, så bør F i det mindste sørge for at informere om tv-overvågningen på anden vis, f.eks. i form af information på opslagstavle, i indmeldelsesmateriale el. lign.
3.5. Sikkerhed
Persondataloven stiller krav om, at personoplysninger skal behandles sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Det betyder bl.a., at der skal træffes de fornødne tekniske og fysiske foranstaltninger imod, at billedoptagelser fra et overvågningskamera kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges, jf. persondatalovens § 41, stk. 3.
Som eksempler på sikkerhed kan nævnes fysiske sikring af datamedier, adgangskontrol og brug af password samt uddannelse og instruktion.
Datatilsynet har noteret sig, at optagelser fra F’s tv-overvågning lagres på en harddisk, der fysisk befinder sig i virksomhedens aflåste lager.
Datatilsynet har endvidere noteret sig, at adgangsdelen på harddisken, hvorpå optagelserne lagres, er sikret med en kode.
Desuden har Datatilsynet noteret sig, at F’s direktør og medarbejdere har adgang til harddisken.
Datatilsynet har udarbejdet en række anbefalinger til alle, der foretager tv-overvågning – anbefalingerne vedlægges til orientering. Datatilsynet skal anbefale, at F følger de vedlagte anbefalinger om sikkerhed ved optagelse og opbevaring i forbindelse med tv-overvågning.
3.5.1. Beskriv sikkerheden
Datatilsynet skal anbefale, at F sørger for, at sikkerheden omkring tv-overvågningen beskrives. Datatilsynet har til brug for dette udarbejdet et skema om tv-overvågning, så virksomheder enkelt og nemt kan lave deres egen politik og procedure for tv-overvågning.
Datatilsynet anbefaler, at skemaet anvendes, selv om F ikke har en sikkerhedspolitik. Skemaet vedlægges til orientering og kan endvidere downloades fra Datatilsynets hjemmeside.
Såfremt F har formuleret sin egen sikkerhedspolitik, bør de emner, som indgår i Datatilsynets skema, under alle omstændigheder medtages og gennemføres i virksomheden.
3.5.2. Begræns adgangen til optagelserne til nogle få personer
F har oplyst, at både F’s direktør og medarbejdere har adgang til harddisken. Det står ikke Datatilsynet klart, om dette skal forstås således, at alle ansatte har fysisk adgang til lageret, hvor harddisken opbevares, og/eller at alle ansatte har elektronisk adgang til hårddisken, herunder optagelserne.
Datatilsynet skal anbefale, at både den fysiske og den tekniske adgang til optagelserne begrænses til personer, som har et sagligt behov for at gennemse optagelserne. Datatilsynet finder, at det skal være så få personer som muligt.
3.5.3. Sørg for, at man kun kan få adgang til pc’ere og andet elektronisk udstyr med en adgangskode
Datatilsynet skal ligeledes anbefale, at kun de personer, som har et sagligt behov for at gennemse optagelserne, må få en adgangskode til harddisken eller den del heraf, hvor optagelserne gemmes.
Datatilsynet skal gøre opmærksom på, at de personer, der har adgangskode, ikke må overlade koden til andre eller lade den ligge, så andre kan se den.
3.5.4. Sørg for, at datamedier altid er beskyttede
Datatilsynet skal anbefale, at såfremt F senere lagrer optagelser andre steder eller på andre datamedier, skal disse ligeledes være beskyttede. Kravet om beskyttelse gælder også kopier af optagelser, som f.eks. er kopieret med henblik på fremsendelse til politiet.
3.5.5. Beskyt data ved opkobling over internet
F har oplyst, at der tidligere var etableret adgang til D’s hjemme pc, men at denne adgang nu er lukket.
Datatilsynet skal gøre opmærksom på, at hvis optagelser eller billeder derfra overføres over internettet eller lignende (åbne net), kan der være et behov for kryptering. Dette afhænger af, om der er nærliggende risiko for, at uvedkommende vil kunne søge at skaffe sig adgang til tv-overvågningen under overførslen.
Såfremt der etableres adgang fra en pc uden for virksomheden, skal Datatilsynet henlede opmærksomheden på, at denne adgang også skal beskyttes med adgangskode.
3.5.6. Giv instruktion til medarbejdere, der håndterer personoplysninger
Datatilsynet skal endvidere anbefale, at F sørger for, at de medarbejdere, der behandler personoplysninger, skal have den fornødne instruktion, f.eks. om, hvornår optagelserne må gennemses og videregives eller forevises for andre, samt om sletterutiner, der skal følges.
Datatilsynet anbefaler desuden, at det under pkt. 3.5.1. omtalte sikkerhedsskema udleveres til medarbejderne, så de er informeret om virksomhedens politik om tv-overvågning.
4. Afsluttende bemærkninger
Datatilsynet skal som omtalt ovenfor gøre opmærksom på, at det i første omgang er den dataansvarliges – dvs. F’s– vurdering, om betingelserne i persondataloven er opfyldt. Datatilsynet forbeholder sig ret til stillingtagen ved en eventuel inspektion eller klagesag.
Det bemærkes for god ordens skyld, at Datatilsynet ikke har vurderet den omhandlede tv-overvågning i forhold til anden lovgivning.
Datatilsynet skal afslutningsvis beklage den lange sagsbehandlingstid.