Optagelser og overvågning

Grundlæggende krav til behandling af personoplysninger og behandlingsreglerne

Reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven gælder for enhver form for behandling af personoplysninger, herunder billed- og lydoptagelser, i forbindelse med brug af kropsbårne kameraer (bodycams). Reglerne gælder både for private borgere, virksomheder og offentlige myndigheder. For retshåndhævende myndigheder gælder dog i visse tilfælde retshåndhævelsesloven.

Behandling af personoplysninger ved brug af kropsbårne kameraer (bodycams) kan derfor kun finde sted, hvis de grundlæggende behandlingsprincipper om bl.a. lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed, formålsbegrænsning samt opbevaringsbegrænsning er opfyldt.

Derudover skal man som dataansvarlig sikre sig et såkaldt behandlingsrundlag. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på, at der gælder særlige regler, man skal overholde, når man behandler oplysninger om strafbare forhold eller oplysninger af følsom karakter (f.eks. helbredsoplysninger eller oplysninger om religiøs eller politisk overbevisning) på billed- og lydoptagelserne. Du kan læse mere om, hvornår du må behandle personoplysninger her.

Den dataansvarlige er ligeledes ansvarlig for – ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger – at beskytte personoplysninger mod uautoriseret eller ulovlig behandling samt mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse. Det bør desuden alene være særligt autoriseret personale der har adgang til optagelserne.

Det er den dataansvarliges ansvar, at personoplysninger ikke behandles i strid med de databeskyttelsesretlige regler. Det gælder også, hvis man anvender en databehandler.

Medarbejderinstruks

Datatilsynet anbefaler, at den dataansvarlige udarbejder og udleverer en medarbejderinstruks til de medarbejdere, der bliver udstyret med kropsbårne kameraer (bodycams). Medarbejderinstruksen skal som minimum indeholde retningslinjer for brug af kropsbårne kameraer (bodycams), herunder hvornår kameraet må aktiveres, oplysningspligt og vejledning om de registreredes rettigheder.

Oplysningspligt mv.

Den dataansvarlige har en oplysningspligt over for de personer, som fremgår af billed- og lydoptagelser fra kropsbårne kameraer (bodycams). Oplysningspligten kan eksempelvis opfyldes i form af orientering på den dataansvarliges hjemmeside, markering på uniformer, skiltning ved indgange eller andre relevante steder og så vidt muligt i forbindelse med selve billed- og lydoptagelsen.

Den dataansvarlige skal derudover være parat til at iagttage de registreredes rettigheder - det betyder bl.a., at de personer, der optræder på optagelserne, eksempelvis kan have ret til indsigt, sletning, berigtigelse mv. Du kan læse mere om de registreredes rettigheder her.

Sletning af billed- og lydoptagelser

Opbevaring af billed- og lydoptagelser fra kropsbårne kameraer (bodycams), som indeholder personoplysninger, skal overholde det grundlæggende princip om opbevaringsbegrænsning, hvilket bl.a. indebærer, at oplysningerne skal slettes, når de ikke længere er nødvendige i forhold til formålet med behandlingen. Du kan læse mere om sletning her.

Anden lovgivning

Den dataansvarlige skal i øvrigt sikre sig, at anden relevant lovgivning overholdes i forbindelse med behandlingen af billed- og lydoptagelser fra kropsbårne kameraer (bodycams), herunder straffelovens regler om freds- og æreskrænkelser.  

Dataansvarlige kan af forskellige årsager have et ønske om at optage ind- og udgående telefonsamtaler, som den dataansvarlige har med sine interessenter, herunder kunder m.v.

Det kan være, at den dataansvarlige har et ønske om at dokumentere, hvad der er sket og sagt under samtalen, herunder eventuelt indgåede aftaler, eller et ønske om at uddanne/træne sine medarbejdere.

Den slags optagelser skal ske i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Hvis man ønsker at optage telefonsamtaler, skal man derfor bl.a. overveje, om det er nødvendigt at indhente et samtykke fra de personer, der deltager i telefonsamtalerne.

Hvis du overvejer at optage telefonsamtaler, kan du med fordel læse Datatilsynets mere uddybende vejledende tekst om optagelse af telefonsamtaler. som du finder her.

Optagelse med henblik på dokumentation

Hvis den dataansvarlige vurderer, at behovet for at kunne dokumentere samtalens indhold i praksis reelt ikke kan opfyldes på anden vis end ved optagelse af telefonsamtaler, er det Datatilsynets opfattelse, at dataansvarlige kan optage telefonsamtaler uden samtykke fra den registrerede.

Når den dataansvarlige skal vurdere, om behovet for at kunne dokumentere samtalens indhold i praksis reelt ikke kan opfyldes på anden vis end ved at optage telefonsamtaler, kan den dataansvarlige bl.a. tillægge det betydning, at indholdet af telefonsamtalerne ikke uden betydelige praktiske vanskeligheder kan dokumenteres på anden vis, herunder ved udfærdigelse af eventuelle telefonnotater og/eller efterfølgende korrespondance med den registrerede.

Hvis man vurderer, at det er nødvendigt at indhente samtykke, skal man være opmærksom på, at samtykket skal opfylde de betingelser, som fremgår af databeskyttelsesforordningen. Et samtykke skal derfor gives som en aktiv og utvetydig handling, som i forbindelse med et telefonopkald eksempelvis kan ske ved et tastetryk. Tavshed eller inaktivitet er således ikke tilstrækkeligt til at udgøre en utvetydig tilkendegivelse og kan derfor ikke udgøre et samtykke.

Efter Datatilsynets opfattelse bør dataansvarlige, der optager telefonsamtaler i dokumentationsøjemed, indføre en generel slettefrist, f.eks. 3 måneder, hvorefter samtaler slettes, med mindre det konkret er nødvendigt at opbevare en samtale længere, f.eks. fordi der er opstået en tvist. Denne slettefrist kan f.eks. håndhæves ved at indføre en automatisk slettefunktion i den dataansvarlige system, eller ved at samtalerne gennemgås med faste intervaller, således at optagelser, som det ikke er nødvendigt at opbevare for at dokumentere samtalens indhold, slettes.

Optagelser med henblik på uddannelse

Dataansvarlige kan også have et ønske om at optage telefonsamtaler med henblik på at uddanne sine medarbejdere og til kvalitetssikring i øvrigt (uddannelsesformål).

Optagelse af telefonsamtaler til uddannelsesformål kan baseres på enten den registreredes samtykke eller den såkaldte interesseafvejningsregel, dvs. uden den registreredes samtykke. Hvis optagelse af telefonsamtaler til uddannelsesformål baseres på den registreredes samtykke, skal et sådant samtykke leve op til de krav, som er omtalt ovenfor.

Det er Datatilsynets opfattelse, at optagelse af telefonsamtaler til uddannelsesformål kan ske uden den registreredes samtykke, hvis den registrerede enten forud for opkaldet (ved tastetryk) eller i forbindelse med opkaldet kan frabede sig, at samtalen optages.

Den registreredes rettigheder

Når man optager telefonsamtaler, skal den dataansvarlige være i stand til at kunne give personer, der er blevet optaget, indsigt i optagelsen, hvis personen anmoder om dette.

Den dataansvarlige har også pligt til at oplyse om, at samtalen optages, og i øvrigt give en række yderligere oplysninger, herunder om formålet med optagelsen, retsgrundlaget for behandlingen m.v. I Datatilsynets vejledende tekst om optagelse af telefonsamtaler gives der et par eksempler på, hvordan dette kan gøres.

Hvad kan du gøre, hvis du er blevet optaget og lydoptagelsen – mod din vilje – er blevet offentliggjort på internettet?

Du skal først tage kontakt til den person eller virksomhed, der har offentliggjort lydoptagelsen, og bede om at få lydoptagelsen fjernet. Hvis du ikke modtager svar fra personen eller virksomheden, eller den pågældende nægter at fjerne lydoptagelsen, kan du klage til Datatilsynet.