Videregivelse af oplysninger om ikke-medlem til fagforening ved opsigelse

Journalnummer: 2011-313-0474

1. Ved brev af 18. juli 2011 har fagforening F1 på vegne af A klaget til Folketingets Ombudsmand over institution I’s videregivelse af oplysninger om A. Folketingets Ombudsmand har oversendt klagen til Datatilsynet.

Datatilsynet har behandlet henvendelsen som en klage over, at institution I, i forbindelse med en sag om uansøgt afsked, har videregivet oplysninger om A til fagforening F2, som A ikke er medlem af.

Ved brev af 7. november 2011 er du, som repræsentant for institution I, fremkommet med en udtalelse i sagen, som fagforening F1 har kommenteret ved e-mail af 29. november 2011. 

Ved e-mail af 1. december 2011 er du herefter fremkommet med en udtalelse, hvorefter fagforening F1 den 27. januar 2012 telefonisk har oplyst, at fagforening F1 ikke har yderligere bemærkninger til sagen.

2. Det fremgår herefter af sagen, at institution I den XX 2011 opsagde A fra sin stilling. I den forbindelse videregav institution I ved brev af XX 2011 oplysninger om A til fagforening F2. Brevet af XX 2011 indeholdt følgende passus:

”Vedr.: Opsigelse ved uansøgt afsked

I henhold til overenskomst med fagforening F2, meddeles hermed, at ledelsen på institution I opsiger A (cpr.nr. […]¹), til fratræden den (dato udeladt).”

Det fremgår videre af sagen, at institution I havde indgået overenskomst med fagforening F2, og at A’s ansættelsesforhold på afskedigelsestidspunkt var reguleret/omfattet af denne overenskomst.

Det fremgår endvidere af sagen, at § 22 i overenskomsten vedrører opsigelse, og at stk. 2 og 3 i bestemmelsen har følgende ordlyd:

”Stk. 2

Meddelelse om uansøgt afsked fremsendes til den ansatte. Der vedlægges kopi af meddelelsen, som den ansatte kan udlevere til organisationen ved dennes eventuelle inddragelse i sagen.

Stk. 3

Når den ansatte meddeles uansøgt afskedigelse, jf. stk. 2, underrettes organisationen skriftligt herom. Underretningen skal indeholde sådanne oplysninger, at det fornødne grundlag for vurdering af afskedigelsen er til stede, medmindre oplysningerne strider mod den tavshedspligt, som følger af henholdsvis Forvaltningsloven eller Straffeloven, herunder tavshedspligt med hensyn til personlige forhold. (…)”

3. Klagers argumenter

Som repræsentant for A har fagforening F1 anført, 

• at oplysningen om afskedigelsen er en ikke-følsom personoplysning efter persondatalovens § 6, og at indklagedes behandling – i form af automatisk videregivelse til fagforening F2 – er i strid med persondataloven,
• at indklagede ikke har indhentet samtykke til videregivelsen, jf. § 6, stk. 1, nr. 1.
• at persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7, ikke kan begrunde automatisk videregivelse af oplysninger om klager,
• at klager har oplevet det som et indgreb i retten til privatlivet, at oplysningerne om afskedigelse er videregivet til fagforening F2, selv om hun ikke er medlem af fagforening F2
• at videregivelsen af oplysningen om afskedigelse er i strid med forvaltningslovens § 27,
• at det af Datatilsynets ordbog fremgår, at oplysninger om ansættelsesmæssige forhold efter omstændighederne er fortrolige, og at begrebet skal forstås i overensstemmelse med straffelovens § 152, stk. 3, sammenholdt med forvaltningslovens § 27,
• at det blandt andet fremgår af Karnovs noter til forvaltningslovens § 27, at de hensyn der er opregnet i forvaltningslovens § 27, svarer til de hensyn, der kan begrunde undtagelse fra adgangen til aktindsigt, herunder blandt andet hensynet til enkeltpersoners rent private, herunder økonomiske forhold,
• at videregivelsen af oplysninger om afskedigelsen ikke har hjemmel i persondatalovens § 11, stk. 2, nr. 3,
• at institution I i ansættelsesretlig henseende må betragtes som en offentlig myndighed,
• at der, for så vidt angår sammenligningen med videregivelse af lønoplysninger, henvises til Datatilsynets vejledende udtalelse om videregivelse af oplysninger om offentligt ansattes løn af 12. oktober 2007, særligt punkt 6.1, hvor en række berettigede interesser er oplistede,
• at ingen af disse interesser er til stede i den konkrete sag, og
• at afskedigelse vedrører klagers rent private forhold, og at indklagede ikke har været berettiget til at videregive oplysningen uden forudgående samtykke.

4. Institution I’s argumenter

Som repræsentant for institution I har du anført,

• at institution I’s videregivelse af oplysningerne om A, herunder hendes cpr.nr. til fagforening F2, alene er sket med henblik på opfyldelse af overenskomstens § 22 og fagforening F2's muligheder for at kunne identificere den afskedigede,
• at fagforening F2 anvender cpr.nr. til at afklare, hvorvidt der er sket afskedigelse af et af fagforening F2s medlemmer,
• at videregivelsen af oplysningerne har hjemmel i persondatalovens § 11, stk. 3², idet videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af virksomheden, og videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede, ligesom videregivelsen har hjemmel i overenskomstens § 22,
• at kopi af et lønskema, som tillige udfyldes og fremsendes fagforening F2 i forbindelse med samtlige medarbejderes ansættelse hos institution I, må betragtes som dokumentation for, at videregivelsen sker som et naturligt led i den normale drift af virksomheden,
• at institution I videregiver lønoplysninger til fagforening F2, således at fagforening F2 kan sikre, at dets medlemmer modtager løn og løntillæg, som er i overensstemmelse med overenskomstens bestemmelser vedrørende uddannelse og anciennitet mv.,
• at lønforhandlingerne på institution I varetages af fagforening F2,
• at fagforening F2 tillige er underlagt bestemmelserne i persondataloven, og at fagforening F2 derfor har en pligt til at behandle oplysningerne i overensstemmelse hermed samt at slette oplysninger, som ikke er nødvendige af de hensyn, hvortil oplysningerne behandles,
• at kriterierne i punkt 6.1 i Datatilsynets vejledende udtalelse af 12. oktober 2007 ikke er udtømmende, men blot eksempler på berettigede interesser,
• at det følger af retspraksis, at en arbejdsgiver ikke har ret til at få oplyst, om den ansatte er medlem af en fagforening og i givet fald hvilken fagforening, og at institution I’s videregivelse af A’s cpr.nr. derfor har været nødvendig for at overholde overenskomsten, og
• at der ikke er sket videregivelse af oplysninger i strid med persondataloven.

5. Datatilsynet skal herefter udtale følgende:

5.1. Regler i persondataloven³

Persondataloven (herefter loven) gælder for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register. Dette fremgår af lovens § 1, stk. 1.

I persondatalovens kapitel 4 er der fastsat regler om, i hvilket omfang behandling af personoplysninger må finde sted. Loven sondrer mellem forskellige kategorier af oplysninger. Følsomme oplysninger, oplysninger om rent private forhold og almindelige, herunder fortrolige oplysninger. Der er forskellige behandlingsregler alt afhængig af, hvilken kategori af oplysninger der er tale om.

Behandling af almindelige ikke-følsomme oplysninger, både fortrolige og ikke-fortrolige, skal ske i overensstemmelse med lovens § 6, stk. 1, nr. 1-7. Behandling kan herefter bl.a. ske, hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke hertil, jf. § 6, stk. 1, nr. 1, eller hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige, jf. § 6, stk. 1, nr. 3, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, kan forfølge en berettiget interesse, og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse, jf. § 6, stk. 1, nr. 7.

Private må i henhold til lovens § 11, stk. 2, nr. 1-3, behandle oplysninger om personnumre, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke hertil, hvis behandlingen alene finder sted til videnskabelige eller statistiske formål, eller hvis der er tale om videregivelse af oplysninger om personnummer, når videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af virksomheder mv. af den pågældende art, og når videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede, eller videregivelsen kræves af en offentlig myndighed.

5.2. Institution I's videregivelse af oplysninger om A

Datatilsynet lægger til grund, at oplysningerne om A har været behandlet i et elektronisk dokumenthåndteringssystem, hvorfra de er udprintet og sendt med brev til fagforening F2. Datatilsynet lægger herefter til grund, at videregivelsen af oplysningerne om A i brevet af XX 2011 er omfattet af persondataloven, jf. lovens § 1, stk. 1.

Det er Datatilsynets opfattelse, at en neutralt formuleret oplysning om, at en medarbejder er sagt op eller selv har sagt op, er omfattet af persondatalovens § 6.

Institution I’s videregivelse af oplysningen om A’s opsigelse reguleres således af § 6, og der er således ikke tale om en oplysning af rent privat karakter, sådan som det må forstås efter persondatalovens § 8.

Ud fra de foreliggende oplysninger i sagen har Datatilsynet lagt til grund, at A ikke har givet sit samtykke til videregivelse af oplysningerne om hendes uansøgte afsked. Videregivelse af disse oplysninger har derfor ikke grundlag i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1.

Det bemærkes herved, at i medfør af persondatalovens § 3, nr. 8, skal der ved den registreredes samtykke forstås enhver frivillig, specifik og informeret viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede indvilger i, at oplysninger, der vedrører den pågældende selv, gøres til genstand for behandling.

Videregivelsen af de omhandlede oplysninger kunne efter Datatilsynets opfattelse ikke ske inden for rammerne af § 6, stk. 1, nr. 3. Bestemmelser i overenskomster kan således ikke anses for omfattet af reglen i § 6, stk. 1, nr. 3.

Spørgsmålet om, hvornår en behandling efter § 6, stk. 1, nr. 7, er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysningerne videregives kan forfølge en berettiget interesse og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse, beror på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde.

Det er Datatilsynets opfattelse, at institution I havde en berettiget interesse i at overholde overenskomstens bestemmelser, og at denne interesse konkret har oversteget A's interesse i, at ingen information blev formidlet til fagforening F2.

Datatilsynet har herved lagt vægt på, at hensynet til at overholde overenskomsten anses som en berettiget og saglig interesse for arbejdsgiveren og for den tredjemand – fagforening F2 – der har modtaget oplysningen om afskedigelsen, og som har forhandlingsretten i forhold til overholdelse af overenskomsten. 

Under henvisning hertil og til, at der alene er videregivet en oplysning af neutral karakter om opsigelsen finder Datatilsynet, at der ikke er handlet i strid med persondatalovens § 6, stk. 1. 

Spørgsmålet om videregivelse af A’s personnummer er reguleret af § 11, stk. 2, nr. 1-3.

Datatilsynet har ikke grundlag for at antage, at det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at fagforening F2 kan behandle oplysninger om personnummer på ikke-medlemmer i forbindelse med sager om uanmodet afsked. 

Idet der ifølge det oplyste ikke foreligger samtykke, og da der efter Datatilsynet opfattelse ikke er tale om behandling af personoplysninger, som alene finder sted til videnskabelige eller statistiske formål, kan denne del af § 11 ikke give hjemmel til videregivelsen.

Videregivelse af oplysninger om personnummer vil som nævnt også kunne ske, når videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af virksomheder mv. af den pågældende art, og når videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede, eller videregivelsen kræves af en offentlig myndighed, jf. lovens § 11, stk. 2, nr. 3.

Som sagen er oplyst for Datatilsynet kræves videregivelsen ikke af en offentlig myndighed.

Spørgsmålet er herefter, om videregivelsen kan siges at være af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation. Datatilsynet er af den opfattelse, at tilstrækkelig identifikation vil kunne sikres ved, at der fremsendes oplysninger om den afskediges navn og fødselsdato. Det er således Datatilsynets vurdering, at de hensyn, der begrunder videregivelsen – altså hensynet til at fagforening F2 kan identificere deres medlemmer – ikke nødvendiggør, at der videregives fuldt personnummer om ikke-medlemmer. Det bemærkes herved, at eventuelle spørgsmål i den forbindelse kan afklares ved, at fagforening F2 kontakter den omhandlede person direkte.

Det er på denne baggrund Datatilsynets opfattelse, at institution I ikke kunne videregive oplysninger om A's personnummer til fagforening F2 uden hendes samtykke inden for rammerne af persondataloven.

Datatilsynet finder den skete videregivelse af personnummeret beklagelig.

6. Afsluttende bemærkninger

Datatilsynet betragter herefter sagen som afsluttet.

Det fremgår af sagens bilag, at institution I i forbindelse med lønfastsættelse har fremsendt oplysninger om A’s personnummer til fagforening F2. Datatilsynet skal i den anledning bemærke, at det generelt er retsstillingen på området, at videregivelse af personnumre til fagforeninger for ansatte, der ikke er medlem af den pågældende fagforening, kræver samtykke.⁴

Datatilsynet skal afslutningsvist henlede opmærksomheden på, at tilsynet med denne afgørelse ikke har taget stilling til det anførte om, at videregivelsen af oplysningen om afskedigelse er i strid med forvaltningslovens § 27, idet tilsynet ikke har kompetence til at træffe afgørelse om overtrædelse af forvaltningslovens regler. Til orientering kan tilsynet imidlertid oplyse, at persondatalovens regler om behandling af personoplysninger – inden for deres anvendelsesområde, jf. lovens § 1, stk. 1 – fortrænger reglerne i forvaltningslovens kapitel 8.⁵

¹ Personnummeret er udeladt af Datatilsynet men fremgår af det oprindelige brev.

² Datatilsynet antager, at der rettelig skulle have stået ”§ 11, stk. 2, nr. 3”.

³ Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger med senere ændringer.

⁴ Se hertil ”Lov om behandling af personoplysninger med kommentarer”, Jurist- og Økonomforbundets forlag, 2008, 2. udgave, side 175.

⁵ Jf. lovforslag L 147, almindelige bemærkninger pkt. 4.2.11.3, side 81 (Folketingstidende 1999-2000)