Datatilsynet modtager ofte anmeldelser af brud på persondatasikkerheden, der omhandler uberettiget videregivelse af navne og adresser, der er beskyttede. I mange tilfælde kan bruddet have store konsekvenser for de berørte personer.
Derfor skal man være meget opmærksom, når man håndterer beskyttede oplysninger. Man skal først og fremmest – både organisatorisk og teknisk – sørge for, at de dokumenter, man sender, kun indeholder adresser og navne, hvis det er nødvendigt. Hvis dokumenterne skal indeholde navne og adresser, skal man etablere sikre rammer om afsendelsen af oplysningerne.
Rammerne skal både være organisatoriske foranstaltninger som retningslinjer, procedurer, tjeklister og kvalitetskontroller i forbindelse med behandlingen af oplysningerne, og tekniske foranstaltninger, der kan understøtte arbejdsgangene.
De tekniske foranstaltninger, man skal overveje, kan f.eks. være en tydelig markering i et fagsystem af, at en person har beskyttet navn og adresse, så medarbejdere altid er klar over det, når de behandler oplysningerne. I den forbindelse kan det også være relevant at opsætte systemet på en måde, så man kun kan sende meddelelser til den person, der er registreret i systemet.
Herudover kan det også være hensigtsmæssigt at opsætte automatiske advarsler i fag- eller mailsystemer, når medarbejdere vil sende meddelelser, der indeholder beskyttede oplysninger, så medarbejderne kan kontrollere, at oplysningerne bliver sendt til de korrekte modtagere.