Journalnummer: 2023-421-0015.
Resumé
Under tilsynet blev det bl.a. konstateret, at Udlændinge- og Integrationsministeriet har etableret en slettepraksis i det nationale visuminformationssystem, hvor visumsager automatisk slettes som udgangspunkt 5 år fra f.eks. udløbet af et visum, datoen for meddelelse af et afslag mv.
Det blev dog samtidig konstateret, at der ikke føres kontrol med, at den automatiske slettepraksis fungerer efter hensigten.
Det er Datatilsynets vurdering, at løbende kontrol med overholdelse af den dataansvarliges slettefrister er en forudsætning for, at den dataansvarlige i henhold til princippet om ansvarlighed efter databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2, kan påvise at opfylde princippet om opbevaringsbegrænsning i artikel 5, stk. 1, litra e.
Under tilsynet konstaterede Datatilsynet endvidere, at Udlændinge- og Integrationsministeriet ikke straks sletter oplysninger, når en registreret visumsansøger opnår statsborgerskab i en EU-medlemsstat inden udløbet af den 5-årige periode.
Ifølge VIS-forordningens artikel 25, stk. 1 skal oplysningerne i en visumansøgningssag straks slettes fra visuminformationssystemet, hvis visumansøgeren inden slettefristens udløb opnår statsborgerskab i en medlemsstat. Udlændinge- og Integrationsministeriet har imidlertid en praksis, hvor den registrerede vejledes til selv at kontakte Udlændingestyrelsen med henblik på at få deres oplysninger slettet i systemet, i stedet for at ministeriet sletter oplysningerne af egen drift.
Det er Datatilsynets vurdering, at denne fremgangsmåde ikke lever op til VIS-forordningens krav om sletning før tid i forordningens artikel 25, stk. 1.
Datatilsynet udtalte på den baggrund kritik af Udlændinge- og Integrationsministeriet.
Afgørelse
Datatilsynet vender hermed tilbage i sagen vedrørende tilsynet med Udlændinge- og Integrationsministeriets (UIM) behandling af personoplysninger i relation til visuminformationssystemet (VIS) (Datatilsynets j.nr.: 2023-421-0015).
1. Tilsynet
Ved brev af 11. december 2023 igangsatte Datatilsynet et tilsyn over for UIM angående sletning af visumsager i IVR-VIS ved at fremsende en række spørgsmål.
UIM besvarede ved brev af 23. januar 2024 Datatilsynets spørgsmål med tilhørende bilag.
Efter at have gennemgået det fremsendte materiale anmodede Datatilsynet ved brev af 5. april 2024 UIM om supplerende oplysninger om ministeriets slettepraksis og kontrol af sletning af sager i IVR-VIS.
Ved brev af 25. april 2024 fremsendte UIM supplerende oplysninger til Datatilsynet.
Datatilsynet har på baggrund af de fremsendte oplysninger blandt andet noteret, at UIM har en slettepraksis i IVR-VIS, som er sat op til automatisk at følge slettefristerne, der fremgår af ”Retningslinjer for Udlændingestyrelsen, Udlændingenævnet og Departementet for brugen af elementet ”Orientering om særlige grunde””. Dette betyder, at sager automatisk slettes efter 5 år fra f.eks. udløbet af et visum, datoen for meddelelse af et afslag, stadfæstelse mv. I særlige tilfælde slettes visumsager først efter 8 år, hvis de er markeret med elementet ”orientering om særlig grunde”, hvilket der ligeledes er nærmere redegjort for i det fremsendte materiale og i ”Retningslinjer for udlændingestyrelsen, Udlændingenævnet og Departementet for brugen af elementet ”Orientering om særlige grunde””.
Datatilsynet har endvidere noteret, at UIM ikke hidtil har ført kontrol med overholdelse af slettefrister.
Derudover har Datatilsynet noteret, at UIM ikke har en praksis for sletning før tid, når en visumansøger opnår dansk statsborgerskab ved naturalisation i overensstemmelse med VIS-forordningens artikel 25, stk. 1. Derudover fremgår det af UIMs supplerende udtalelse, at en visumindehaver, der opnår dansk statsborgerskab bliver vejledt om, at der kan anmodes om sletning af oplysningerne i VIS.
Datatilsynet har endelig noteret, at UIM ikke har besvaret Datatilsynets spørgsmål om, hvorvidt der sker orientering til den ansvarlige visummyndighed efter VIS-forordningens artikel 25, stk. 2.
2. Datatilsynets afgørelse
På baggrund af UIMs udtalelser finder Datatilsynet grundlag for at konkludere:
- At UIM ikke lever op til princippet om ansvarlighed i databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2, jf. artikel 5, stk. 1, litra e, da der ikke føres kontrol med den automatiske sletning i IVR-VIS.
- At UIM ikke overholder kravene i VIS-forordningens artikel 25, stk. 1, da der ikke straks sker sletning af oplysninger i IVR-VIS, hvis en registreret opnår statsborgerskab.
- At UIM ikke overholder kravene i VIS-forordningens artikel 25 stk. 2, da der ikke foretages underretning af den ansvarlige visummyndighed, når en registreret opnår dansk statsborgerskab.
Samlet set finder Datatilsynet grundlag for at udtale kritik af, at UIM ikke har efterlevet VIS-forordningens krav.
3. Det retlige grundlag
VIS-forordningen[1] regulerer udvekslingen af oplysninger mellem medlemslandene om ansøgninger om visa til kortvarigt ophold og om afgørelser, der træffes i forbindelse med en visumansøgning.
Det følger af VIS-forordningens præambelbetragtning 17, at persondatadirektivet finder anvendelse på medlemsstaternes behandling af oplysninger i medfør af VIS-forordningen. Det følger af databeskyttelsesforordningens[2] artikel 94, stk. 2, at enhver henvisning til persondata-direktivet gælder som henvisning til databeskyttelsesforordningen.
Opbevaring af oplysninger i VIS er reguleret i VIS-forordningens artikel 30, stk. 1. Det fremgår heraf, at oplysninger hentet i VIS kun må opbevares i nationale registre, når det er nødvendigt i et konkret tilfælde i overensstemmelse med de relevante retlige bestemmelser, herunder reglerne for databeskyttelse.
Det fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e, at man ikke må opbevare personoplysninger i længere tid, end det er nødvendigt til de formål, de behandles. Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2, at den dataansvarlige er ansvarlig for og skal kunne påvise, at stk. 1 overholdes.
VIS-forordningens artikel 25 regulerer sletning af oplysninger før tid. Det følger af bestemmelsens stk. 1, at oplysninger efter artikel 8, stk. 3 og 4, slettes straks, såfremt visumansøgeren opnår statsborgerskab i medlemsstaten. Oplysningerne skal slettes af den myndighed, der oprettede de pågældende ansøgninger.
Det fremgår af bestemmelsens stk. 2, at medlemsstaten straks underretter den eller de ansvarlige medlemsstater, hvis en statsborger har opnået statsborgerskab i medlemsstaten.
4. Datatilsynets begrundelse
4.1. Manglende kontrol med automatisk sletning
På baggrund af det oplyste kan Datatilsynet konstatere, at UIM ikke fører kontrol med sletning af personoplysninger i IVR-VIS.
Det er Datatilsynets vurdering, at løbende kontrol med, at den dataansvarliges etablerede slettepraksis fungerer efter hensigten, er en forudsætning for, at den dataansvarlige i henhold i databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2, kan påvise at opfylde princippet om opbevaringsbegrænsning efter artikel 5, stk. 1, litra e.
Det er dermed Datatilsynets vurdering, at det grundet den manglende kontrol med sletning af oplysninger i IVR-VIS ikke er muligt for UIM at påvise, at den automatiske slettemekanisme lever op til databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e, og VIS-forordningens artikel 30, stk. 1.
4.2. Manglende sletning efter artikel 25, stk. 1
På baggrund af det oplyste kan Datatilsynet konstatere, at UIM ikke straks sletter oplysninger hvis en registreret opnår statsborgerskab. Det følger af UIMs besvarelse til spørgsmål 3 i udtalelsen af 25. april 2024, at ”alle, der bliver dansk statsborger ved naturalisation, bliver vejledt om, at de kan rette henvendelse til Udlændingestyrelsen med henblik på at få deres eventuelle data i VIS slettet.”
Det er Datatilsynets vurdering, at denne fremgangsmåde ikke på tilstrækkelig vis lever op til betingelserne om sletning før tid.
4.3. Manglende underretning til den eller de ansvarlige medlemsstater
Datatilsynet spurgte i sit høringsbrev af 5. april 2024, om der for nuværende foretages underretning til den eller de ansvarlige visummyndigheder. UIM har ikke besvaret dette spørgsmål i sin udtalelse af 25. april 2024. Det fremgår af UIMs udtalelse af 23. januar, at en procedure for underretning er under udarbejdelse.
Datatilsynet lægger på den baggrund til grund, at UIM ikke foretager underretning til ansvarlige medlemsstater, hvis en ansøger opnår statsborgerskab. UIM lever derfor ikke op til kravene i VIS-forordningens artikel 25, stk. 2.
[1] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 767/2008 af 9. juli 2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen)
[2] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)