Datatilsynet offentliggjorde i 2021 tilsynets nye praksis om kommunernes offentliggørelse af personoplysninger i offentligt tilgængelige webarkiver. Praksis vedrører arkiver, hvor personoplysninger (knyttet til en bestemt ejendom), som ikke er fortrolige, kan fremsøges på baggrund af ejendommens adresse, matrikel- eller ejendomsnummer.
Som en del af Datatilsynets fokusområder for 2025 har tilsynet fulgt op på kommunernes implementering af den nye praksis.
Kommunerne blev spurgt ind til deres praksis
I opfølgningen stillede Datatilsynet en række spørgsmål til kommunerne, herunder
- hvorvidt den enkelte kommune har et webarkiv,
- om der i den forbindelse tages højde for Datatilsynets nye praksis ved offentliggørelse af personoplysninger i det pågældende webarkiv,
- om de hensyn, der ligger bag denne praksis, anvendes i andre sammenhænge.
De fleste kommuner har offentlige webarkiver
På baggrund af kommunernes tilbagemeldinger kan Datatilsynet konstatere, at størstedelen af kommunerne har et offentligt tilgængeligt webarkiv.
Datatilsynet vurderer samtidig, at kommunerne generelt har taget højde for den nye praksis. Dette kommer blandt andet til udtryk ved, at kommunerne oplyser at have implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger i forbindelse med offentliggørelse af personoplysninger i webarkiverne.
Brug af tekniske værktøjer og interne retningslinjer
Kommunernes tilbagemeldinger indikerer også, at mange anvender scanningsværktøjer som en teknisk foranstaltning. Formålet er at sikre, at kommunerne ikke offentliggør mere end nødvendigt, når det samtidig er et mål at skabe åbenhed om kommunernes sagsbehandling.
Derudover oplyser et flertal af kommunerne, at de har interne retningslinjer, som tager højde for den nye praksis i forbindelse med offentliggørelse af personoplysninger i det daglige arbejde og i sagsbehandlingen.
Behov for løbende kontrol
Besvarelserne viser dog også, at kommunerne med fordel kan arbejde videre med at indføre løbende stikprøvekontroller og manuel gennemgang af oplysningerne. Det kan f.eks. være med til at fange håndskrevne oplysninger, som ikke nødvendigvis opdages ved brug af scanningsværktøjer.
Datatilsynet henviser i den forbindelse til tilsynets foranstaltningskatalog. Kataloget indeholder beskrivelser af tekniske og organisatoriske foranstaltninger - herunder om ”Styret og overvåget offentliggørelse af data” – og giver konkrete bud på, hvordan dataansvarlige kan forebygge og håndtere risikoen for utilsigtet offentliggørelse af personoplysninger i forbindelse med offentliggørelse af diverse materiale.
Vil du vide mere?
Læs Datatilsynets praksis her.
Du kan også dykke ned i tilsynets foranstaltningskatalog her.