Hvis medarbejdere mangler kendskab til it-værktøjer, eller til det forhold at data kan være skjulte, kan det resultere i brud. Medarbejdere kan i så fald anvende værktøjer (i tekst-behandlingsprogrammer som f.eks. Word og Adobe Acrobat) til at fjerne oplysninger fra dokumenter i en fejlagtig tro på, at personoplysningerne er fjernet effektivt, men hvor oplysningerne blot er gjort ikke umiddelbart synlige – f.eks. ved at tekst dækkes af en ”kasse”, eller ved at tekstfarven ændres til hvid.
Brud kan også opstå, når personoplysninger er skjult i metadata, uden at medarbejdere er klar over det. Metadata er andre oplysninger end selve indholdet i et dokument. I et tekstdokument kan det f.eks. være oplysninger om, hvem der sidst har gemt filen, titler på brev-skabelon eller tidligere versioner af teksten.
Manglende forståelse for et værktøj kan også betyde, at personoplysninger videregives som metadata. Det kan være metadata i et skjult regneark, der er anvendt til at danne en graf i en præsentation, men fordi regnearket er en del af præsentationsfilen, kan personoplysninger i regnearket tilgås af alle, der får adgang til præsentationsfilen.