Journalnummer: 2020-41-0065

Resume

Som et led i Datatilsynets arbejde med at styrke den data- og risikobaserede tilgang til vejledning og kontrol afsluttede tilsynet en række spørgeskemaundersøgelser i december 2020. Undersøgelserne skulle belyse den generelle modenhed på udvalgte sikkerhedsområder hos syv offentlige myndigheder og syv private virksomheder. Spørgeskemaerne omfattede bl.a. spørgsmål til håndtering af backup og brud på persondatasikkerheden samt udarbejdelse af informationssikkerhedspolitikker, beredskabsplaner og dokumentation.

Datatilsynet kan konstatere, at særligt håndteringen af backup er et område, som har de dataansvarliges bevågenhed. I flere tilfælde har Datatilsynet dog vurderet, at de dataansvarlige med fordel kan have et større fokus på etableringen af beredskab og beredskabsplaner.

Datatilsynet har den 10. juli 2020 sendt et spørgeskema IT-Universitetet i København (ITU).

Datatilsynets formål med at gennemføre den skriftlige spørgeskemaundersøgelse var navnlig at foretage en vurdering af ITU’s modenhed på databeskyttelsesområdet med et særligt fokus på håndtering af brud på persondatasikkerhed samt efterlevelsen af krav til informationssikkerhed, herunder håndtering af dokumentation, backup og beredskabsplaner.

Datatilsynet har ligeledes på baggrund af ITU’s besvarelse foretaget en overordnet vurdering af de foranstaltninger, som ITU har vurderet som passende for at imødegå risici, som organisationens behandlingsaktiviteter udgør for de registrerede.

1. Datatilsynets vurdering

1.1. Etablerede sikkerhedsforanstaltninger

Af databeskyttelsesforordningens^[1] artikel 32, stk. 1, fremgår bl.a., at den dataansvarlige under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

På baggrund af ITU’s besvarelse af de tilsendte spørgsmål er det Datatilsynets overordnede vurdering, at ITU’s generelle modenhed på sikkerhedsområdet er udtryk for et niveau, der passer til de risici, som organisationens behandlingsaktiviteter udgør for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.

Det er i den forbindelse Datatilsynets vurdering, at særligt ITU’s besvarelser vedrørende informationssikkerhedspolitikker, håndtering af sikkerhedsbrud er udtryk for, at organisationen aktivt har forholdt sig til eventuelle risici for de registrerede, at organisationen på et passende niveau har fastsat procedurer og retningslinjer for sikkerheden, og at organisationen i øvrigt har etableret relevante og passende sikkerhedsforanstaltninger.

For så vidt angår opdatering af fortegnelse samt håndtering af backup og beredskabsplaner har Datatilsynet dog noteret sig, at ITU har oplyst, at der på visse områder kun er sket delvist implementering af planlagte foranstaltninger. Samlet finder Datatilsynet imidlertid, at ITU’s besvarelser efterlader et indtryk af, at organisationen arbejder aktivt med disse områder, herunder en fortsat implementering, og på den baggrund finder tilsynet ikke grundlag for at foretage sig yderligere i den anledning. 

1.2. Særligt om dokumentation

Af databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2, fremgår, at den dataansvarlige er ansvarlig for og skal kunne påvise, at dataansvarlig overholder principper for behandling af personoplysninger nævnt i artikel 5, stk. 1, herunder bl.a. at personoplysninger behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed for de pågældende personoplysninger, jf. artikel 5, stk. 1, litra f.

ITU har i relation til enkelte spørgsmål tilkendegivet, at der ikke er udarbejdet dokumentation. For hovedparten af ITU’s besvarelser fremgår dog, at der foreligger dokumentation i struktureret og ledelsesgodkendt form. For så vidt angår fremsendelse af denne dokumentation hæfter tilsynet sig imidlertid ved, at ITU alene vil kunne fremsende dokumentationsmaterialet med en 4-ugers frist.

Datatilsynet skal i den forbindelse henlede opmærksomheden på, at denne form for dokumentation – efter tilsynets umiddelbare vurdering – skal kunne danne grundlag for ITU’s interne arbejde med opretholdelse af et passende sikkerhedsniveau, herunder også universitets overholdelse af databeskyttelseskrav, hvorfor det bl.a. kan være nødvendigt, at dokumentationen er nemt tilgængelig for relevante dele af organisationen.

Samlet finder Datatilsynet, at ITU’s besvarelser efterlader et indtryk af, at universitet ikke er stand til at tilvejebringe den fornødne dokumentation inden for en passende tidsperiode, og at der er forhold, som indikerer, at ITU med fordel kan øge sit fokus på, at den udarbejdede dokumentation i højere grad gøres nemt tilgængelig for relevante medarbejdere mv.

På baggrund af de afgivne svar, er det endvidere tilsynets umiddelbare vurdering, at ITU vil kunne have svært ved – inden for rimelig tid – at påvise (dokumentere), at personoplysninger i alle tilfælde behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed for de pågældende personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 2, jf. artikel 5, stk. 1, litra f.

På det foreliggende grundlag – herunder en samlet vurdering af ITU’s besvarelser – foretager Datatilsynet sig imidlertid ikke yderligere i den anledning.

Datatilsynet anser sagen for afsluttet og foretager sig herefter ikke yderligere.

Datatilsynets udtalelse kan indbringes for domstolene, jf. grundlovens § 63.

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).