Journalnummer: 2020-32-1957

Resume

Datatilsynet har truffet afgørelse i to sager om indhentelse af referencer fra samme klager.

Sagen drejede sig om, at en folkeskole (skole A) – i forlængelse af en samtale med klager om en mulig praktikplads – havde indhentet reference fra klagerens tidligere praktiksted (skole B).

Klageren klagede således over to forhold: 1) at skole A indhentede en reference om klager fra skole B, 2) at skole B videregav en reference om klager til skole A.

Skole A’s indhentning af reference

Det fremgår af sagen, at Skole A anså samtalen som uforpligtende, da der var tale om en stilling, som endnu ikke var slået op. Af den grund journaliserede Skole A ikke noget i forbindelse med samtalen – heller ikke den indhentede reference fra skole B.

Datatilsynet fandt således, at skole A’s indhentelse af oplysninger om klager ikke var omfattet af databeskyttelsesreglerne, da de indsamlede oplysninger ikke blev –  eller var bestemt til at blive – behandlet elektronisk eller indgå i et register. 

Skole B’s videregivelse af reference

Datatilsynet fandt endvidere, at skole B’s videregivelse af referencen i det konkrete tilfælde kunne rummes inden for myndighedens snævre rum for at benytte sig af interesseafvejningsreglen(artikel 6, stk. 1, litra f).

Datatilsynet lagde i den forbindelse vægt på, at skole B var af den opfattelse, at klager havde indvilget i, at referencen kunne videregives, da skole A havde oplyst dette. Grundet karakteren af oplysningerne havde skole B ikke en særlig pligt til at tage yderligere skridt for at sikre sig klagers accept.

Du kan læse Datatilsynets afgørelse om videregivelse af reference her. 

Den praksis, som afgørelserne er udtryk for, vil blive indarbejdet i Datatilsynets opdatering af vejledningen om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold, som tilsynet forventer at offentliggøre inden udgangen af 2022.

1. Afgørelse

Efter en gennemgang af sagen finder Datatilsynet, at skole A’s indsamling af oplysninger om dig fra skole B ikke var omfattet af databeskyttelsesreglerne, jf. databeskyttelsesforordningens[1] artikel 2, stk. 1

Nedenfor følger en nærmere gennemgang af sagen og en begrundelse for Datatilsynets afgørelse.

2. Sagsfremstilling

Det fremgår af sagen, at du blev opsagt i din tidligere praktik hos skole B og efter opsigelsen havde en samtale med skole A med henblik på mulig fortsættelse af praktikforløbet der.

Du gav i den forbindelse mundtligt samtykke til, at skole A kunne kontakte en ansat på skole C, hvor du var tilkaldevikar, med henblik på indhentelse af reference.

Du blev efter samtalen opmærksom på, at skole A – udover at have kontaktet skole C for reference – også havde kontaktet skole B, idet skole A efter samtalen informerede dig om, at du ikke blev tilbudt praktikplads på skolen grundet tilbagemeldinger fra skole B.

Du rettede på den baggrund henvendelse til Y Kommune med en klage over det passerede og med en anmodning aktindsigt.

Y Kommune oplyste over for dig, at samtalen på skole A var af uforpligtende karakter, og at der var tale om en stilling, der endnu ikke var slået op. Da der kun havde været den ene uforpligtende samtale, blev der ikke gemt notater, og der var derfor ikke noget materiale at give aktindsigt i.

Du rettede herefter henvendelse til Datatilsynet og klagede over, at skole A - uden dit samtykke - havde kontaktet skole B.

2.1. Dine bemærkninger

Du har anført, at du ikke har givet skole A tilladelse til at kontakte skole B, og at du under samtalen kun gav samtykke til, at skole A kunne kontakte en navngiven kollega fra skole C, hvis telefonnummer du gav til skole A under praktiksamtalen. Du har hertil anført, at skole A givetvis har troet, at medarbejder Z arbejdede ved skole B, men at dette ikke kan retfærdiggøre kontakten til skole B, som du ikke havde givet samtykke til.

Du har yderligere anført, at du har talt med skolederen fra skole B, som har bekræftet, at skole A har kontaktet ham, ligesom at skole B i en anden klagesag hos tilsynet har oplyst, at skole A har kontaktet skole B og fortalt, at skolen havde din accept til udveksling af oplysninger mellem skole A og skole B.

Du har klaget til Y Kommune over forholdet, og medsendt Y Kommunes svar på klagen til Datatilsynet. Af svaret fra Y Kommune fremgår bl.a. følgende:

”Jeg tager din klage til efterretning og har nu undersøgt sagen nærmere, ligesom skole A har orienteret mig om forløbet set fra deres perspektiv. Mødet på skole A var af uforpligtende karakter, og der var tale om en stilling, der endnu ikke var slået op.

Skolen havde sagt ja til at mødes med dig til en indledende drøftelse om en eventuel mulighed for en fortsættelse af din resterende praktikperiode. I den forbindelse skrev praktikkoordinator Æ til skolen, at han ikke kunne oplyse nærmere om, hvorfor du havde et akut behov for en ny praktikplads – det ville du selv fortælle til en evt. samtale.

Da der kun har været den ene uforpligtende samtale, er der ikke gemt notater, og der er derfor ikke noget materiale at give aktindsigt i. Beklageligvis skete der det, at dine kontaktoplysninger blev væk, og derfor var det ikke muligt for skolen at kontakte dig umiddelbart efter samtalen. Der var ikke et match mellem dig og skole A. De har talt med dit gamle arbejdssted, hvor du gav dem en kontakt. Der blev efterfølgende talt med en fra ledelsen på den pågældende skole. Jeg har indskærpet over for skolen, at der er høringspligt ved indhentning af oplysninger.”

Du har hertil anført, at du finder det kritisabelt, at Y Kommune ikke har foretaget notater som offentlig forvaltning og ydermere har smidt dine kontaktoplysninger væk.

Endelig har du anført, at du grundet skole A’s beslutning er sat er halvt år tilbage i din uddannelse, og står uden indtægt i fire måneder, før du kan starte ny praktik.

2.2. Y Kommunes bemærkninger

Y Kommune har til sagen indsendt en redegørelse for sagen fra skole A. Af redegørelsen fremgår bl.a. følgende: 

”Fredag d. 7.august 2020 havde vi en uforpligtende samtale med klager om muligheden for at forsætte hans praktikperiode.

7.august indhenter viceskoleleder Ø oplysninger fra skole B ved den pædagog, klager selv har opgivet kontaktoplysninger på og givet tilladelse til at kontakte. Herefter kontakter hun skoleleder på skole B da der er brug for mere information.

Da der kun har været den ene uforpligtende samtale, er der ikke gemt notater, og der er derfor ikke noget materiale at give aktindsigt i.”

Skole A har efterfølgende udtalt følgende i sagen:

”Vi forholder os undrende til klagers skrivelse. Da vi i vores senest svar redegør for, hvad der ligger til grund for vores beslutning om ikke at tilbyde klager en praktikplads.

Som svar på datatilsynets spørgsmål:

Fredag d. 7.august havde vi en uforpligtende samtale med klager om mulighed for, at forsætte hans praktikperiode

Lovhjemmel: klager giver samtykke til at vi kan indhente oplysninger ved at kontakte pædagog Z på skole C, dette gør Viceskoleleder Ø d. 7.august med det formål at få mere viden om hvilken person det er, vi lige har haft en uforpligtende samtale med ift. muligheden for at klager kan forsætte sin praktikperiode.

Z (pædagog – skole C) giver Ø bl.a. oplysninger omkring klagers ansættelsesforhold på skole C først i jobpraktik og efterfølgende som tilkaldevikar. Endvidere får hun oplysninger om hvordan klager er gået ind i jobopgaverne og om ham som person. På baggrund af disse oplysninger og klagers egen fortælling til den uforpligtende samtale, er der brug for mere information/viden, derfor kontakter hun skoleleder på skole C.

Herefter brugte vi weekenden 8.-9.august til at tænke over mulig ansættelse, 10.august er første skoledag og 11. august taler vi med TR for pædagogerne om muligheden, og bliver enig om at der ikke er et match, her opdager vi at kontaktoplysningerne er væk, 12.august kontaktes UCL – praktikkoordinator for at få oplysningerne, han når ikke at vende tilbage inden klager d.13.august kontakter viceskoleleder Ø.

3. Begrundelse for Datatilsynets afgørelse

Datatilsynet lægger til grund, at skole A – efter samtalen med dig om mulig fortsættelse af praktikforløb – telefonisk kontaktede skole B, hvor du forinden var blevet opsagt, med henblik på indhentelse af reference. 

Datatilsynet lægger imidlertid samtidig til grund, at de indsamlede oplysninger på tidspunktet for indsamlingen ikke blev – eller var bestemt til at blive – behandlet elektronisk eller indgå et i register, idet det er oplyst af Y Kommune, at der ikke blev gjort notat over samtalen med skole B.

Datatilsynet finder på den baggrund, at skole A’s indsamling af oplysninger om dig fra skole B ikke var omfattet af databeskyttelsesreglerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 2, stk. 1, hvoraf det fremgår, at Databeskyttelsesforordningen finder anvendelse på behandling af personoplysninger, der helt eller delvis foretages ved hjælp af automatisk databehandling, og på anden ikkeautomatisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 2, stk. 1.

[1]   Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)