ournalnummer: 2005-322-0068
Amtsrådsforeningen har ved e-post af 15. februar, 15. maj og 9. juni 2005 rettet henvendelse til Datatilsynet med en forespørgsel om overdragelse af personale i forbindelse med kommunalreformen.
Ved e-post af 5. august, 5. oktober og 13. oktober 2005 samt brev af 31. oktober 2005 har Amtsrådsforeningen rykket for svar.
Der er indhentet supplerende oplysninger telefonisk.
Amtsrådsforeningen ønsker oplyst, om personalesager skal følge medarbejdere, der i forbindelse med kommunalreformen overgår til en ny arbejdsgiver (anden myndighed). Foreningen ønsker endvidere at få oplyst, hvordan der skal forholdes, hvis der i en personalesag er personfølsomme oplysninger, og om sådanne oplysninger kan videregives til den nye myndighed.
Amtsrådsforeningen har oplyst, at amterne – i det omfang det er muligt – ønsker at videregive oplysningerne/sagerne i elektronisk form.
Det er endvidere oplyst, at medarbejderne er omfattet af reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven – enten direkte eller i medfør af § 6 i lov om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen.
Datatilsynet skal udtale følgende:
Persondataloven gælder ifølge lovens § 1, stk. 1, for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register.
For så vidt angår spørgsmålet om, hvorvidt personalesager skal følge medarbejdere, må Datatilsynet – som nævnt telefonisk – gøre opmærksom på, at persondataloven omfatter spørgsmålet om, hvornår en myndighed er berettiget til at videregive oplysninger omfattet af loven. Spørgsmål om, hvornår en myndighed er forpligtet til at videregive sådanne oplysninger kan eventuelt bero på andre love, bekendtgørelser mv.
Datatilsynet har således ved sin bedømmelse af spørgsmålet alene taget stilling til, om personaleoplysninger omfattet af persondataloven kan videregives i medfør af loven.
Inddelingsændringer og opgaveflytninger mellem stat, amter og kommuner rejser spørgsmål om, hvorvidt der er tale om en behandling i persondatalovens forstand. I bekræftende fald kræver videregivelse af personoplysninger, herunder oplysninger om personale, i forbindelse med en ressortomlægning af myndighedsopgaver selvstændig hjemmel i loven.
I lovens § 3, nr. 2, defineres en behandling som enhver operation eller række af operationer med eller uden brug af elektronisk databehandling, som oplysninger gøres til genstand for.
Det er Datatilsynets opfattelse, at visse former for ressortomlægninger kan betragtes som en form for succession i behandlingen af personoplysninger, der kan finde sted, uden at behandlingsbetingelserne i persondatalovens kapitel 4 skal være opfyldt.
Det er således tilsynets opfattelse, at f.eks. en sammenlægning af to kommuner, hvorved samtlige kommunale aktiviteter videreføres under en ny større kommune, efter omstændighederne ikke er en behandling, som falder ind under definitionen på en behandling i persondatalovens § 3, nr. 2.
Er der derimod tale om f.eks. enkelte opgaveflytninger eller nedlæggelse af amter, hvorefter de amtslige myndighedsopgaver fordeles til f.eks. selvejende institutioner, kommuner eller statslige myndigheder, må det efter tilsynets opfattelse vurderes som en behandling i persondatalovens forstand.
Behandlingsreglerne
Det fremgår af § 2 i lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, at overdrages en virksomhed eller en del heraf, indtræder erhververen umiddelbart i de rettigheder og forpligtelser, der bestod på overdragelsestidspunktet i henhold til kollektiv overenskomst og aftale, bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, og individuel aftale om løn- og arbejdsforhold.
Det fremgår af § 6 i lov om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen, at de pligter og rettigheder, der følger af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, finder tilsvarende anvendelse for personale, der er ansat i henhold til kollektiv overenskomst, bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, eller individuel aftale, og som i forbindelse med en overførsel efter § 4, jf. § 5, ikke er omfattet af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse.
Efter persondatalovens § 6, stk. 1, må behandling af almindelige, ikke-følsomme oplysninger bl.a. finde sted, hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en aftale, som den registrerede er part i, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, kan forfølge en berettiget interesse, og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse.
Behandling af følsomme oplysninger må bl.a. finde sted, hvis behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondatalovens § 7, stk. 2, nr. 4, og § 8, stk. 6, jf. § 7, stk. 2, nr. 4. Videregivelse af oplysninger om rent private forhold omfattet af persondatalovens § 8 kan også ske, hvis videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en myndigheds virksomhed, jf. § 8, stk. 2, nr. 3.
I det omfang, en ressortomlægning må betragtes som en behandling af personoplysninger, der er omfattet af persondataloven, er det Datatilsynets vurdering, at videregivelsen af de omhandlede personaleoplysninger må antages at kunne ske inden for rammerne af ovennævnte regler.
Datatilsynet har i den forbindelse lagt vægt på, at den nye myndighed ifølge det oplyste indtræder umiddelbart i de rettigheder og forpligtelser, der består på overdragelsestidspunktet i henhold til kollektiv overenskomst og aftale, bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, og individuel aftale om løn- og arbejdsforhold, og at medarbejderens ansættelse hos den nye arbejdsgiver som følge heraf må betragtes som en fortsættelse af ansættelsesforholdet – ikke et nyt ansættelsesforhold.
Datatilsynet skal gøre opmærksom på, at det selvsagt er en forudsætning for ovennævnte vurdering, at registreringen/opbevaringen af de pågældende personaleoplysninger hos den afgivende myndighed er i overensstemmelse med persondatalovens regler, jf. §§ 5-8. Det er den afgivende myndighed, der som dataansvarlig må vurdere videregivelsen af personaleoplysninger i det enkelte tilfælde.
Oplysningspligt
For god ordens skyld skal Datatilsynet bemærke, at i det omfang der er tale om en behandling af personoplysninger, finder reglerne om oplysningspligt i persondatalovens kapitel 8 ligeledes anvendelse.
Det følger af persondatalovens § 29, stk. 1, at hvor oplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede, påhviler det den dataansvarlige eller dennes repræsentant ved registreringen, eller hvor de indsamlede oplysninger er bestemt til videregivelse til tredjemand, senest når videregivelsen af oplysningerne finder sted, at give den registrerede meddelelse om 1) den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet, 2) formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt, samt 3) alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som f.eks. a) hvilken type oplysninger det drejer sig om, b) kategorierne af modtagere og c) om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.
Af § 29, stk. 2, følger, at bestemmelsen i stk. 1 ikke gælder, hvis den registrerede allerede er bekendt med de i nr. 1-3 nævnte oplysninger, eller hvis registreringen eller videregivelsen udtrykkeligt er fastsat ved lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov.
Det følger endvidere af bestemmelsen i persondatalovens § 29, stk. 3, at der ikke er oplysningspligt, hvis underretning af den registrerede viser sig umulig eller er uforholdsmæssig vanskelig.
I forbindelse med videregivelse af personoplysninger er der yderligere en række bestemmelser i persondataloven, som skal iagttages. Der henvises til vedlagte kopi af Datatilsynets brev af 18. maj 2005 til Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. Det bemærkes, at brevet også findes på Datatilsynets hjemmeside.
Skulle det anførte give anledning til uddybende spørgsmål, er Amtsrådsforeningen velkommen til at kontakte tilsynet – gerne telefonisk.
Afslutningsvis skal Datatilsynet beklage den lange sagsbehandlingstid.